Common Data Service สำหรับโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ

ก่อนตั้งค่าโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจในPower Automateเราจำเป็นต้องสร้างCDS ( Common Data Service ) ก่อน ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงวิธีสร้างCDSก่อนสร้างโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ  เป็นหลัก

Common Data Serviceเป็นวิธีการของ Microsoft ในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เรามี ซึ่งมาจากทิศทางที่แตกต่างกันทั้งหมดในองค์กร 

สารบัญ

• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับประโยชน์ของ Common Data Service
• เอนทิตีใน Common Data Service
• การสร้างสภาพแวดล้อม CDS ใหม่
• การตั้งค่าสิทธิ์และบทบาทความปลอดภัย
• บทสรุป

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับประโยชน์ของ Common Data Service

ตัวอย่างเช่น หากเราเป็นร้านค้าปลีก เรามีข้อมูลที่มาจากระบบ POS หรือระบบขายหน้าร้าน ระบบแคชเชียร์ ซอฟต์แวร์ HR ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน และจากผู้ขายของเรา เช่น ใบแจ้งหนี้ สิ่งเหล่านี้ทั้งหมดถูกบันทึกลงในซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน 

CDSช่วยให้เราสามารถนำเข้าทั้งหมดและรวมไว้ในที่เดียว เมื่อเรามีข้อมูลทั้งหมดใน Common Data Service แล้ว เราจะมีที่เดียวในการเข้าถึงข้อมูลทั้งหมด นอกจากนี้ แอพทั้งหมดที่เราต้องการสร้างสามารถสร้างขึ้นจาก CDS ด้วยวิธีนี้ เราสามารถสร้างโฟลว์หรือแอปพลิเคชันโดยใช้ข้อมูลเหล่านี้ได้  

นอกจากนี้ เราสามารถใช้กฎทางธุรกิจบางอย่างเกี่ยวกับ Common Data Service ตัวอย่างหนึ่งของกฎทางธุรกิจคือทุกครั้งที่เราได้รับข้อมูล POS เราต้องแน่ใจว่าข้อมูลนั้นสมบูรณ์ ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันบันทึกธุรกรรมจากเครื่องบันทึกเงินสดทุกเครื่อง 

ประโยชน์ประการที่สามและประการสุดท้ายของการมี Common Data Service กับ Microsoft คือมีความปลอดภัยและสร้างข้อมูลสำรองจำนวนมาก ดังนั้น หากข้อมูลของเราล่มด้วยเหตุผลบางอย่าง ตอนนี้ข้อมูลทั้งหมดของเราจะอยู่ใน CDS ซึ่งสำรองไว้และสามารถกู้คืนได้ 

นั่นคือประโยชน์ของ CDS อีกครั้ง เราจำเป็นต้องตั้งค่า CDS เพื่อใช้โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ

เอนทิตีใน Common Data Service

เราอาจคิดว่า Common Data Service เป็นชั้นข้อมูลระหว่างแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันทั้งหมดในองค์กรและแอปที่ใช้ข้อมูล ภายในชั้นข้อมูลนั้นเป็นสิ่งที่เราเรียกว่าEntities

เอนทิตีคือตารางต่างๆ ที่เรามีในเลเยอร์  CDS ของเรา

มาดูกันดีกว่า คลิกที่ ดร็อปดาวน์ ข้อมูลและคลิกเอนทิตี  

นี่จะเป็นการเปิด หน้า Power Apps ของเรา ที่มีเอนทิตี

แต่ละเอนทิตี เหล่านี้ คือตาราง Microsoft ได้โหลดเอนทิตีทั่วไปที่พบในธุรกิจไว้ล่วงหน้าแล้วในชั้นบริการข้อมูลทั่วไปของเรา ดังนั้นไม่ว่าเราจะเป็นบริษัทประเภทใด เราจะมีตารางที่มีข้อมูลติดต่อ ข้อมูลอีเมล และอื่นๆ 

ในบทช่วยสอนอื่น เราจะสร้างเอนทิตีจากนั้นเราจะสร้างกระบวนการทางธุรกิจรอบๆ อีกครั้ง เหตุผลทั้งหมดที่เราทำเช่นนี้ก็เพื่อตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดที่เราต้องการเพื่อสร้างโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ

การสร้างสภาพแวดล้อม CDS ใหม่

สิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับCDS อีกอย่าง คือสิ่งแวดล้อม ตอนนี้ เราอยู่ในสภาพแวดล้อมเริ่มต้นของเรา เราสามารถดูได้โดยดูที่ด้านขวาบนของหน้าของเรา 

ขออภัย เราไม่สามารถสร้างเอนทิตีในสภาพแวดล้อมเริ่มต้นของเราโดยไม่ได้รับอนุญาตจากองค์กร ก่อนอื่นมาสร้างสภาพแวดล้อมใหม่เพื่อให้มีสิทธิ์ที่จำเป็นสำหรับการสร้างเอนทิตี

ขั้นแรก คลิกไอคอนการตั้งค่าที่ด้านขวาบนของหน้าของเรา

จากนั้นคลิกศูนย์  การจัดการ

มันจะเปลี่ยนเส้นทางเราไปที่ หน้า สภาพแวดล้อมที่เราสามารถสร้างสภาพแวดล้อมใหม่และดูรายการสภาพแวดล้อมที่สร้างขึ้น

ตอนนี้มาสร้างสภาพแวดล้อมใหม่โดยคลิก+ใหม่ 

ตั้งชื่อมันว่าEnv1

สำหรับTypeให้ใช้Trial เราไม่ต้องการทำให้เป็นสภาพแวดล้อมแบบ Sandbox เนื่องจากเราต้องการฐานข้อมูลที่รับได้โดยใช้ประเภท  Trial เท่านั้น

เราสามารถเลือกภูมิภาคใดก็ได้ที่เราต้องการ สำหรับตัวอย่างนี้ ปล่อยให้เป็นค่าเริ่มต้นซึ่งก็คือAsia กล่อง ข้อความ Purposeเป็นตัวเลือก ดังนั้นปล่อยให้ว่างไว้

อีกครั้ง เราต้องการ ฐาน  ข้อมูล ดังนั้นมาสลับเป็นใช่

จากนั้นให้คลิกปุ่มถัดไป

เราไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไรในส่วนถัดไปนี้ ยกเว้นการสลับตัว เลือก Deploy sample apps and dataเป็นYes นี่คือเพื่อให้เรามีข้อมูล PowerApps ตัวอย่างที่ต้องดำเนินการ 

คลิกบันทึก _

จะใช้เวลาสักครู่อีกครั้งในการโหลด เมื่อเสร็จแล้ว สภาพแวดล้อมใหม่ที่เราสร้างขึ้นจะแสดงรายการใน หน้า สภาพแวดล้อม นี้ และเราจะเห็นว่าขณะนี้อยู่ในขั้นตอนการเตรียมการ 

หลังจากรอประมาณ 5 ถึง 10 นาทีจากการรักษาสภาพแวดล้อมของเรา เราสามารถคลิกปุ่มรีเฟรช

จากนั้นเราจะเห็นว่าสถานะของสภาพแวดล้อมของเราพร้อมแล้ว 

การตั้งค่าสิทธิ์และบทบาทความปลอดภัย

ตอนนี้มาเพิ่มการอนุญาต ขั้นแรก คลิก การ ตั้ง  ค่า

จาก นั้นไปที่Security role

คลิก ผู้สร้าง สภาพแวดล้อม

หลังจากนั้นมาเพิ่มคนกันเถอะ 

เพิ่มตัวเราด้วยการเพิ่มอีเมลที่เราใช้ในการสมัคร 

จากนั้นคลิกปุ่ม  เพิ่ม

เราได้ให้ สิทธิ์ Henry Legge (บัญชีที่เรากำลังใช้อยู่) ในการสร้างหรือลบเอนทิตี และเพิ่มหรือลบข้อมูล 

ตอนนี้ หากเรานำสิ่งนี้ไปใช้จริง การมี Security role แบบนี้ก็เป็นเรื่องดี เพื่อให้เราทราบอย่างแน่ชัดว่าใครสามารถทำอะไรได้บ้างและมีสิทธิ์ใดบ้างหลังจากตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานแล้ว

หลังจากสร้างสภาพแวดล้อม ตอนนี้เราสามารถกลับไปที่หน้า Power Apps Entitiesและรีเฟรชหน้านี้ เพื่อให้เราสามารถสลับไปยังสภาพแวดล้อมใหม่ของเราได้ 

คลิกสภาพแวดล้อมที่ด้านขวาบนของหน้า แล้วเลือกสภาพแวดล้อมที่เราสร้างไว้ก่อนหน้านี้ ( Env1 )

ตอนนี้เรากำลังเปลี่ยนเส้นทางไปยังสภาพแวดล้อมใหม่ของเรา ดังที่เราเห็น มีการแจ้งว่าสิ่งนี้จะหมดอายุใน 29 วัน ไม่เป็นไรเพราะนี่เป็นเพียงการสอนเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หากคุณมีข้อมูลจริงที่ต้องการเก็บไว้อย่า  ลืมส่งออกภายใน 29 วัน

การรวมโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจใน Power Automate
Power Automate Flows Creation From Scratch
Microsoft Power Automate: เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

บทสรุป

โดยสังเขป เราสามารถสร้าง Common Data Service ซึ่งจำเป็นเมื่อสร้างโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ อีกครั้ง CDS ช่วยให้เรามีที่เดียวสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่เราต้องการเมื่อสร้างแอปพลิเคชัน พูดง่ายๆ ก็คือระบบจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูล เช่น ฐานข้อมูล

นอกจากนี้ยังทำให้ข้อมูลของเราปลอดภัยด้วยการสำรองข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ โปรดทราบว่าก่อนที่จะมี CDS เราต้องตั้งค่าสภาพแวดล้อมที่เราสามารถสร้างเอนทิตีได้ ตามที่กล่าวไว้ เราจะพูดถึงวิธีสร้างเอนทิตีในบทช่วยสอนแยกต่างหาก

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่