Microsoft SharePoint | ภาพรวม

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะมีภาพรวมของMicrosoft SharePoint นอกจากนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับการใช้งานและเหตุใดจึงจำเป็นต้องเรียนรู้เกี่ยวกับมัน

SharePoint เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันบนเว็บสำหรับองค์กรที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลทั่วทั้งเว็บ 

สารบัญ

• ทำความเข้าใจกับ Microsoft SharePoint
• การใช้งาน Microsoft SharePoint
  • 1. ห้องสมุดที่ทันสมัยเพื่อเก็บเอกสารขององค์กรของคุณ
  • 2. ข่าวสารและการอัปเดตสำหรับทีมของคุณ
  • 3. Microsoft SharePoint เป็นฐานข้อมูล
  • 4. รักษาเวิร์กโฟลว์ทั่วไปในธุรกิจ
  • 5. ร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับธุรกิจ
• คุณสมบัติของ Microsoft SharePoint
• ความสำคัญของการเรียนรู้ Microsoft Sharepoint
• บทสรุป

ทำความเข้าใจกับ Microsoft SharePoint

ทุกคนในองค์กรสามารถใช้ SharePoint ได้เนื่องจากช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้

นอกจากนี้ยังสามารถเป็นอินทราเน็ตส่วนตัวของคุณเองได้ อีกด้วย อินเทอร์เน็ตเป็นการทำงานร่วมกันของเว็บไซต์และแหล่งข้อมูลที่ทุกคนสามารถเยี่ยมชมได้ ในทางกลับกัน อินทราเน็ตคือชุดของเว็บไซต์และแหล่งข้อมูลที่มีเฉพาะคนในองค์กรเท่านั้นที่สามารถเยี่ยมชมได้

ด้วยอินทราเน็ต เราสามารถมีไซต์หลายแห่งที่คล้ายกับที่เราสามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ต เราสามารถมีไซต์ต่างๆ สำหรับองค์กรของเรา ซึ่งเฉพาะบุคคลในองค์กรของเราเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้สำหรับโครงการหนึ่งๆ

นอกจากนี้ SharePoint ยังเป็นวิธีการ แบ่งปันและจัดการเนื้อหาและความ รู้ระหว่างทีม ในฐานะองค์กร เราอาจมีเนื้อหาและความรู้มากมาย เช่น การส่งรายงานค่าใช้จ่าย ลูกค้าหรือทีมขายของเราคือใคร หรือวิธีเข้าสำนักงานเฉพาะ 

SharePoint ยังช่วยให้ทีมมี ' ร้านค้าแบบครบวงจร ' สำหรับข้อมูลทั้งหมด ข้อมูลทั้งหมดสามารถอยู่ในที่เดียวและสามารถเข้าถึงได้ง่ายเช่นกัน

เราอาจยังคงใช้กระบวนการเดิม แม้ว่าจะมีกระบวนการที่อัปเดตแล้วก็ตาม นั่นเป็นเหตุผลที่ SharePoint มีประโยชน์ในการแชร์และจัดการเนื้อหาและความรู้ในทีมของเรา 

ประการสุดท้าย SharePoint ช่วยให้การ ทำงานเป็นทีมโดยใช้ไซต์ มีพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกัน ติดตามความคืบหน้า และจัดการเนื้อหาหรือการอนุญาตโดยใช้เว็บไซต์ 

นอกจากนี้ยังเข้าถึงได้ง่ายและใช้งานง่าย เป็นหนึ่งในทักษะที่เรียนรู้และเข้าใจได้ง่าย

การใช้งาน Microsoft SharePoint

SharePoint เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่น คุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ หรือทำเพียงหนึ่งหรือสองอย่างได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับคุณว่าต้องการใช้อย่างไร เมื่อใช้ SharePoint คุณอาจใช้เครื่องมือง่ายๆ ในตอนนี้ แล้วปรับขนาดให้เป็นฟีเจอร์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นเมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้น 

1. ห้องสมุดที่ทันสมัยเพื่อเก็บเอกสารขององค์กรของคุณ

SharePoint เป็น ไลบรารีขั้น สูงสำหรับเก็บเอกสารขององค์กรของคุณ ซึ่งคล้ายกับ OneDrive หรือ Google Drive เป็นวิธีเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว 

ฟีเจอร์หนึ่งของ SharePoint ที่ OneDrive และ Google Drive ไม่มีคือคุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเมตากับเอกสารเหล่านี้ได้ ดังนั้น แทนที่จะมีโครงสร้างโฟลเดอร์ทั่วไปในการเก็บรักษาเอกสารของคุณ คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเมตาและจัดกลุ่มตามสิ่งต่างๆ ได้

ตัวอย่างเช่น องค์กรที่มีอำนาจบางแห่งไม่ใส่เนื้อหาที่แชร์ไว้ในโครงสร้างแบบโฟลเดอร์ เนื่องจากอาจมีปัญหามากมายกับสิ่งนั้น พวกเขามักจะมีรายการไฟล์ที่มีข้อมูลเมตา

เมื่อทำเช่นนี้ พวกเขาสามารถติดตาม จัดกลุ่มสิ่งที่ต้องการ และรักษาข้อมูลเมตาได้อย่างง่ายดาย หากมีการอัปเดตสิ่งต่าง ๆ ก็ไม่จำเป็นต้องย้ายโฟลเดอร์เพราะต้องอัปเดตข้อมูลเมตาเท่านั้น 

2. ข่าวสารและการอัปเดตสำหรับทีมของคุณ

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ SharePoint เพื่อให้ข่าวสารและการอัปเดตสำหรับทีมของคุณได้ อย่างง่ายดาย นอกเหนือจากความสามารถในการตั้งค่าไซต์ที่มีข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถสร้างเพจในไซต์ของคุณเพื่ออัปเดตทีมของคุณเกี่ยวกับบางสิ่งได้

สมมติว่าคุณมีไซต์ SharePointสำหรับทีมของคุณ จากนั้นมีกระบวนการขายใหม่ที่คุณต้องการเปิดตัว แทนที่จะส่งทางอีเมล คุณสามารถโพสต์เป็นหน้าใหม่บน SharePoint ของคุณได้

ด้วยสิ่งนี้ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงเพจนั้นที่สามารถแสดงความคิดเห็นได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำข้อผิดพลาด คุณสามารถเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตได้เป็นครั้งคราว

3. Microsoft SharePoint เป็นฐานข้อมูล

SharePoint สามารถใช้เป็นฐานข้อมูลเพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับอะไรก็ได้ มีองค์กรที่สร้างรายการ SharePoint ที่มีข้อมูลลูกค้า ข้อมูลธุรกรรม ข้อมูลการสั่งซื้อ และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังทรงพลังและยืดหยุ่นมากเพราะสามารถเก็บข้อมูลประเภทใดก็ได้ เช่น ไฟล์แนบ ผู้ใช้ และโปรไฟล์ 

นอกจากนี้ยังใช้งานง่ายกว่าฐานข้อมูลอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณคงไม่ใช้ Excel เพื่อเก็บข้อมูลเพราะคุณต้องการแชร์ข้อมูลระหว่างคนจำนวนมากและต้องการให้ข้อมูลอยู่ในที่เดียวกัน คุณต้องการมีกฎการตรวจสอบซึ่งบางคนสามารถเพิ่มได้เฉพาะลูกค้าที่มีเงื่อนไขบางอย่างและถูกต้องเท่านั้น 

คุณคงไม่ต้องการใช้ SQL, Salesforce หรือฐานข้อมูลที่ซับซ้อนอื่นๆ เช่นกัน เพราะคุณต้องเรียนรู้ภาษาของ SQL จึงจะใช้งานได้ ดังนั้น SharePoint จึงเป็นเครื่องมือที่ดีในการใช้เป็นฐานข้อมูลและยังเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับ Dataverse ของ Microsoft อีกด้วย 

4. รักษาเวิร์กโฟลว์ทั่วไปในธุรกิจ

SharePoint ยังใช้เพื่อรักษาเวิร์กโฟลว์ทั่วไปในธุรกิจของคุณให้มีประสิทธิภาพ เมื่อคุณมีฐานข้อมูลของคุณใน SharePoint คุณสามารถใช้ความสามารถของเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการงานทางธุรกิจทั่วไปบางอย่างได้

สมมติว่าคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับการกรอกรายงานค่าใช้จ่าย ในสมัยก่อน เราต้องไปที่อีเมลของเราและมองหารายงานค่าใช้จ่ายเพื่อกรอกด้วยตนเอง จากนั้นเราต้องส่งเอกสารแนบให้ผู้จัดการอนุมัติและทำขั้นตอนอื่นๆ ที่ซับซ้อน

คุณสามารถทำขั้นตอนนี้ได้ง่ายขึ้นมากโดยให้เวิร์กโฟลว์ทำงานใน SharePoint ทั้งหมด จะมีฐานข้อมูลเก็บค่าใช้จ่ายทั้งหมด จากนั้นคุณสามารถสร้างเรกคอร์ดใหม่ และส่งไปยัง SharePoint ของผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ

หลังจากการอนุมัติ มันจะไปที่บัญชีเจ้าหนี้ใน SharePoint โดยตรง สุดท้ายพวกเขาจะอนุมัติเพื่อให้คุณได้รับการชำระเงิน ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมา อีกทั้งยังสามารถติดตามและตรวจสอบได้อีกด้วย 

5. ร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับธุรกิจ

ทั้งหมดนี้เป็นร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับทุกสิ่งในธุรกิจของคุณ ทุกอย่างเกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มซึ่งทำให้มีประสิทธิภาพมาก ด้วย SharePoint คุณไม่จำเป็นต้องมีแหล่งข้อมูลฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ ไม่จำเป็นต้องมีเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากซึ่งต้องทำด้วยตนเองเท่านั้น

นี่คือฟีเจอร์ของ SharePoint ที่ฉันต้องการให้คุณสัมผัสในภายหลัง 

คุณสมบัติของ Microsoft SharePoint

SharePoint เป็นระบบจัดการเนื้อหาที่คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังมีความสามารถด้านเครือข่ายสังคมที่ช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่โพสต์การสนทนา คำถามที่พบบ่อย ฟีดข่าวเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้คนกำลังทำ และอื่นๆ ที่คล้ายกัน มันนำแง่มุมเครือข่ายสังคมมาสู่องค์กรของคุณ 

นอกจากนี้ยังมีการรวมที่ยอดเยี่ยมกับแอพ Office 365

ยิ่งไปกว่านั้น SharePoint สามารถปรับแต่งได้อย่างมาก ไม่เพียงแต่จากด้านการออกแบบเท่านั้น แต่ยังมาจากด้านการทำงานด้วย คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์หรือข้อมูลที่คุณต้องการผ่านรายการ SharePoint คุณยังสามารถมีระบบไลบรารีเอกสารที่ใช้โฟลเดอร์หรือเมทาดาทา มันสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้มีหน้าภายในหน้าหรือหนึ่งหน้าเต็ม 

SharePoint มีฐานข้อมูลของตัวเอง มันซับซ้อนพอที่จะเก็บประเภทข้อมูลที่ซับซ้อนมาก ๆ แต่ยังมีสัญชาตญาณเพียงพอ ดังนั้นใคร ๆ ก็สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องรู้รหัสใด ๆ 

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ข่าวกรองธุรกิจที่ดีภายใน SharePoint หลังจากมีข้อมูลของคุณใน SharePoint คุณสามารถจัดการสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถมีมุมมอง แดชบอร์ด และสิ่งอื่นๆ ที่คล้ายกัน 

SharePoint มีระบบอนุญาตและความปลอดภัยที่ดีที่สุดระบบหนึ่งเช่นกัน คุณสามารถจัดการสิทธิ์ได้อย่างง่ายดายและละเอียด คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ที่ระดับข้อมูลส่วนตัว ระดับแอพ ระดับฐานข้อมูล ระดับคอลัมน์ หรือที่ระดับทั้งไซต์ 

แทนที่จะเป็นระบบทั่วไปที่จัดการสิทธิ์ในระดับผู้ใช้ ระบบจะจัดการในระดับกลุ่ม ดังนั้น คุณจึงกำหนดสิทธิ์ให้กับบางกลุ่ม จากนั้นจึงกำหนดผู้ใช้ให้กับกลุ่มเหล่านั้น 

ประการสุดท้าย Microsoft ทำให้ SharePoint เป็นเรื่องง่าย ใช้งานง่าย และสามารถเข้าถึงได้สำหรับทุกระดับขององค์กร โดยไม่คำนึงถึงระดับทักษะ

ความสำคัญของการเรียนรู้ Microsoft Sharepoint

มีเหตุผลมากมายที่เราต้องเรียนรู้ SharePoint สาเหตุหลักประการหนึ่งคือช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มการทำงานร่วมกัน ปรับปรุงการทำงานเป็นทีม และขับเคลื่อนประสิทธิภาพในองค์กร 

นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้าง ' ร้านค้าครบวงจรสำหรับพนักงานปัจจุบันและอนาคตทั้งหมด ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีพนักงานที่กำลังเริ่มงานหรือพนักงานใหม่ที่พลาดข่าวสารหรืออีเมลสำคัญจากประวัติ จะดีกว่าถ้าข้อมูลทั้งหมดมีอยู่ใน SharePoint เพื่อที่ว่าเมื่อพนักงานใหม่ได้รับการเริ่มต้นใช้งาน พวกเขาสามารถดูประวัติทั้งหมดนั้นภายใน SharePoint เอง 

เหตุผลสุดท้ายที่เราควรเรียนรู้สิ่งนี้คือการได้รับการว่าจ้าง SharePoint ถูกใช้มากในองค์กร ซึ่งเป็นหนึ่งในสิ่งที่ผู้คนมองหาเมื่อคุณได้รับการว่าจ้าง เช่นเดียวกับทักษะในสำนักงาน SharePoint ก็มีความสำคัญเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณสร้างไซต์ของคุณเองได้

ผู้ใช้ SharePoint แตกต่างจากนักพัฒนา SharePoint ถ้าคุณพูดในเรซูเม่ว่าคุณเป็นนักพัฒนา SharePoint นั่นถือว่ามีความเกี่ยวข้องมากเพราะเจ้านายของคุณจะรู้ว่าคุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติได้ และคุณรู้วิธีสร้างร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับพนักงานทุกคน

หลักสูตรที่กำลังจะมีขึ้น: บทนำของ SharePoint และแนวคิดขั้นสูง
การตั้งค่าสภาพแวดล้อม Power Apps: เชื่อมต่อกับ OneDrive และ Google Drive
การอัปเดต LuckyTemplates สำหรับเดือนมิถุนายนและสิ่งที่คาดหวังในเดือนกรกฎาคม

บทสรุป

โดยสรุป สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้วิธีใช้ SharePoint เนื่องจากมีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กรของคุณ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ใช้ LuckyTemplates เนื่องจากพวกเขาทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและเสริมการทำงานของกันและกัน

คุณอาจปลดล็อกคุณค่าและฟีเจอร์เพิ่มเติมของ SharePoint ที่องค์กรของคุณสามารถใช้ได้ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากมายด้วยรายการ SharePoint ระบบการอนุญาต การจัดการเวิร์กโฟลว์ ประวัติเวอร์ชัน และอื่นๆ อีกมากมาย 

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่ทุกคนในองค์กรสามารถใช้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ถูกครอบงำ ในฐานะผู้ใช้ มันใช้งานง่ายมาก แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะเชี่ยวชาญและพัฒนา แต่เมื่อคุณเข้าใจแล้ว มันจะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเวิร์กโฟลว์ธุรกิจของคุณ

สิ่งที่ดีที่สุด

เฮนรี่