Outlook 2019/365 tekrarlayan toplantı, etkinlik ve randevu istekleri nasıl planlanır ve gönderilir?

İşte Donna'dan aldığımız bir soru:

Merhaba! burada şirketimde proje yöneticisi olarak yeni atandım, bu yüzden artık Outlook'ta yaşıyorum :-)… Yapmam gereken ilk şeylerden biri, projenin paydaşlarının çoğuyla devam eden toplantı serileri ayarlamak. Bunlar bire bir grup toplantıları olabilir. Bu yinelemelerin zamanlaması ile nasıl devam edeceğinize dair bazı kısayollar almaktan memnuniyet duyarız. Yardım önceden takdir edilir. Teşekkürler!

Sorunuz için teşekkürler ve yeni işinizde başarılar.

Outlook'ta yinelenen randevuları yönetmek göz korkutucu bir iş olabilir, hadi işleri yoluna koymak için en iyi uygulamalardan bazılarını açıklamaya çalışalım.

Proje takviminizi ayarlayın

İlk tavsiyem, projenize özel bir takvim oluşturmanız, böylece proje ile ilgili tüm toplantıları tek bir yerde organize edebilmeniz olacaktır. İşte hem Windows hem de MAC için Outlook'a yeni takvimler eklemeye ilişkin bir eğitim.

Yinelenen toplantı serilerini planlayın

Takviminizi kurduktan sonra toplantı serinizi planlamaya başlayabilirsiniz.

Windows kullanıcıları

• Outlook'a giriş yapın ve takviminizi açın.
• Ana sayfa sekmesinde, Çalışma Haftası görünümünüzü tıklayın; bu, takviminizin daha ayrıntılı ve kullanımı daha kolay bir görünümünü sağlayacaktır.
• Şimdi toplantınızın gününü ve saatini seçin.
• Sağ tıklayın ve Yeni yinelenen Toplantı'ya (veya randevu) basın.
• Gerekirse toplantı/randevu tarih ve saatinizi ayarlayın.
• Toplantınızın tekrarını tanımlayın (Günlük/Haftalık vb.).
• Tekrarlama aralığınızı tanımlayın.

• Bittiğinde Tamam'a basın .
• Ardından, kişi listenizden alıcıların e-posta adreslerini seçmek için Kime düğmesine basın veya alternatif olarak adreslerini manuel olarak girin.
• Toplantınız için açıklayıcı bir konu tanımlayın .
• Toplantının önemini ve hassasiyetini tanımlamak için şeridinizin sağ tarafındaki toplantı Etiketleri bölümünü kullanın.

• Ardından, toplantı konumunu ve iletişim bilgilerinizi tanımlayın. Bu bir toplantı odası olabilir veya Skype, Outlook için Zoom veya diğer çevrimiçi iletişim araçlarını kullanıyor olabilirsiniz.
• Son olarak, toplantı daveti gövdenizde toplantı serisi hedeflerini, KPI'ları ve benzerlerini genişletin. Toplantınız için açık ve ölçülebilir hedefler kadar net bir agneda tanımlamayı unutmayın.
• Bittiğinde, Gönder düğmesine basın.

Mac Kullanıcıları

MAC kullanıcıları için süreç biraz farklıdır ve eski Office sürümlerinde kullanılana benzer:

• MAC için Outlook 365 / 2019'u açın.
• Takvim görünümünde, gerekli toplantı/randevu tarih ve saatinin üzerine gelin.
• Organizatör Toplantısı iletişim kutusu açılacaktır.
• Toplantı katılımcılarınızı tanımlamak için Kime düğmesine basın.

• Ardından konuyu, yeri ve toplantı süresini tanımlayın.

• Üst menüde, Yineleme düğmesine basın.
• Aşağıdaki iletişim kutusu gelecek:

• Toplantı / randevu ayarlarını gerektiği gibi tanımlayın.
• Bittiğinde Tamam'a basın.
• Toplantı daveti gövdesinde, gerektiğinde daha fazla bilgi sağlayın.
• Bittiğinde Gönder düğmesine basın.

Toplantı/randevu/etkinlik serileri için istekleri çoğaltarak ayarlayın

Önceki bir diziyi kopyalayarak ve toplantı konularını, katılımcıları ve konumu ayarlayarak potansiyel olarak bir toplantı veya etkinlik dizisi oluşturabilirsiniz. İşte bunu başarmanıza yardımcı olacak bir eğitim.

sorular? Bize bildirmek için aşağıdaki yorumları kullanmaktan çekinmeyin.

İyi şanslar!