Người hâm mộ biểu đồ và đồ thị sẽ rất vui khi biết rằng việc đưa biểu đồ vào tài liệu Word, trang tính Excel hoặc trang chiếu PowerPoint —tất cả đều có sẵn như một phần của Microsoft Office 365 — khá dễ dàng. Trước khi đi vào chi tiết, đây là các bước cơ bản mà mọi người cần biết để tạo biểu đồ trong Word, Excel và PowerPoint:
Chuyển đến tab Chèn.
Nếu bạn đang làm việc trong Microsoft Excel, hãy chọn dữ liệu bạn sẽ sử dụng để tạo biểu đồ (trong Word và PowerPoint, chuyển sang Bước 3).
Trong Excel, bạn chọn dữ liệu trên trang tính trước khi tạo biểu đồ, nhưng trong Word và PowerPoint, bạn nhập dữ liệu cho biểu đồ sau khi tạo biểu đồ.
Chọn loại biểu đồ bạn muốn.
Cách bạn chọn loại biểu đồ phụ thuộc vào chương trình bạn đang làm việc:
Trong Word và PowerPoint, hãy thay thế dữ liệu mẫu trong lưới dữ liệu bằng dữ liệu bạn cần để tạo biểu đồ của mình.
Sau khi bạn nhập xong dữ liệu, hãy nhấp vào nút Đóng trong lưới dữ liệu.
Sửa đổi biểu đồ của bạn, nếu bạn muốn.
Các tab và nút của Công cụ Biểu đồ ở bên phải của biểu đồ cung cấp các lệnh để làm cho biểu đồ trông giống như vậy.
Bạn muốn biểu đồ nào?
Nhấp vào nút Gần đây trong hộp thoại Chèn biểu đồ để xem tất cả các biểu đồ bạn đã kiểm tra trong quá trình tìm kiếm biểu đồ phù hợp.
Và nếu bạn quyết định xóa biểu đồ bạn đã tạo? Nhấp vào chu vi của nó để chọn nó và sau đó nhấn phím Delete.
Nếu bạn là người yêu thích các biểu đồ, sự lựa chọn khổng lồ của các biểu đồ có thể khiến bạn cảm thấy như một đứa trẻ trong cửa hàng kẹo, nhưng nếu biểu đồ không phải là sở trường của bạn , thì sự phong phú của các biểu đồ mà bạn có thể chọn có thể khiến bạn nản lòng. Bạn có thể chọn trong số các biểu đồ trong 17 loại. Biểu đồ nào là tốt nhất? Quy tắc vàng để chọn loại biểu đồ là chọn loại biểu đồ trình bày thông tin dưới ánh sáng tốt nhất có thể. Mục đích của biểu đồ là so sánh thông tin giữa các danh mục khác nhau. Chọn một biểu đồ vẽ ra sự so sánh để những người khác có thể so sánh rõ ràng. Bảng mô tả 17 loại biểu đồ và giải thích ngắn gọn khi nào sử dụng từng loại biểu đồ.
Các loại biểu đồ
| Loại biểu đồ | Sử dụng / Mô tả tốt nhất |
| Khu vực | Kiểm tra xem các giá trị trong các danh mục khác nhau biến động như thế nào theo thời gian và xem sự thay đổi tích lũy trong các giá trị. (Tương tự như biểu đồ đường ngoại trừ khu vực giữa các đường xu hướng được tô màu.) |
| Quán ba | So sánh các giá trị trong các danh mục khác nhau với nhau, thường là theo thời gian. Dữ liệu được hiển thị trong các thanh ngang. (Tương tự như biểu đồ cột ngoại trừ các thanh nằm ngang.) |
| Hộp & Máy đánh trứng | Kiểm tra cách dữ liệu được phân phối (râu xác định phạm vi dữ liệu và các hộp xác định giá trị trung bình). |
| Cột | So sánh các giá trị trong các danh mục khác nhau với nhau, thường là theo thời gian. Dữ liệu được hiển thị theo cột dọc. (Giống như biểu đồ thanh ngoại trừ các thanh nằm dọc.) |
| Kết hợp | Tương phản hai bộ dữ liệu, với một biểu đồ chồng lên biểu đồ kia để tạo ra sự tương phản. Dữ liệu được hiển thị dưới dạng dòng, thanh và ngăn xếp. |
| Ống khói | So sánh các mục dữ liệu theo tỷ lệ của tổng thể. Dữ liệu được hiển thị trong các thanh có kích thước giảm dần. Biểu đồ này được sử dụng để hiển thị mất dữ liệu ở mỗi giai đoạn của quy trình |
| Biểu đồ | Đo tần số của dữ liệu. Dữ liệu được hiển thị trong các thanh, với chiều rộng của mỗi thanh đại diện cho một phạm vi dữ liệu và chiều cao của mỗi thanh đại diện cho tần suất của dữ liệu trong phạm vi. |
| Hàng | Kiểm tra các giá trị biến động như thế nào theo thời gian. Dữ liệu được hiển thị trong một tập hợp các điểm được nối với nhau bằng một đường thẳng. |
| Bản đồ | So sánh dữ liệu giữa các vùng địa lý. Một trục dữ liệu phải chứa các quốc gia, khu vực hoặc mã bưu chính mà Office công nhận là khu vực địa lý. |
| Bánh | Xem cách các giá trị so sánh dưới dạng phần trăm của tổng thể. Dữ liệu từ các danh mục được hiển thị dưới dạng phần trăm của tổng thể. |
| Rađa | Kiểm tra dữ liệu vì nó liên quan đến một điểm trung tâm. Dữ liệu được vẽ trên các điểm xuyên tâm từ điểm trung tâm. Loại biểu đồ này được sử dụng để thực hiện các phân tích hiệu suất chủ quan. |
| cổ phần | Xem giá trị của một mặt hàng biến động như thế nào cũng như giá cao, thấp và đóng cửa hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng năm của nó. Biểu đồ này được sử dụng để theo dõi giá cổ phiếu, nhưng nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi nhiệt độ không khí và các đại lượng biến đổi khác. |
| Mặt | Kiểm tra dữ liệu được mã hóa màu trên bề mặt 3-D để khám phá mối quan hệ giữa các giá trị dữ liệu. |
| Sunburst | So sánh các giá trị ở các cấp độ khác nhau của hệ thống phân cấp. Biểu đồ này là biểu đồ hình tròn hoặc đa cấp xếp chồng lên nhau. |
| Bản đồ dạng cây | Đánh giá dữ liệu trong các hình chữ nhật lồng nhau thể hiện kích thước tương đối của dữ liệu và mối quan hệ giữa các mục dữ liệu. |
| Thác nước | Xem các giá trị âm và dương đóng góp như thế nào vào giá trị tích lũy. |
| XY (Phân tán) | So sánh các tập hợp điểm dữ liệu số khác nhau trong không gian để hiển thị các mẫu và xu hướng trong dữ liệu. (Tương tự như biểu đồ bong bóng ngoại trừ việc dữ liệu xuất hiện dưới dạng điểm thay vì bong bóng.) |
Mọi biểu đồ đều được xây dựng từ dữ liệu thô - các số và nhãn bạn chọn trong trang tính Excel (trong Excel) hoặc nhập vào lưới dữ liệu (trong Word và PowerPoint). Nếu bạn đang hoạt động trong Word hoặc PowerPoint, bạn sẽ thấy, trong lưới dữ liệu, dữ liệu mẫu trong một phạm vi dữ liệu, như được hiển thị. Thông tin bên trong phạm vi dữ liệu được sử dụng để tạo biểu đồ. Bạn có thể cho biết phạm vi dữ liệu bắt đầu và kết thúc ở đâu vì nó được bao quanh trong một đường viền màu xanh lam. Công việc của bạn là thay thế dữ liệu mẫu trong dải dữ liệu bằng dữ liệu của riêng bạn. Khi bạn nhập dữ liệu của mình, biểu đồ trên trang trình bày hoặc trang của bạn sẽ thành hình.
Để tạo biểu đồ trong Word hoặc PowerPoint, hãy nhập dữ liệu vào lưới dữ liệu.
Khi bạn nhập số và nhãn vào lưới dữ liệu, hãy xem biểu đồ của bạn thành hình. Dưới đây là những điều cơ bản về nhập dữ liệu vào lưới dữ liệu:
Lưới dữ liệu cung cấp nút Chỉnh sửa Dữ liệu trong Microsoft Excel trong trường hợp bạn muốn nhập dữ liệu cho biểu đồ của mình trong Excel. Nhấp vào nút này và nhập dữ liệu vào Excel nếu bạn cảm thấy thoải mái khi làm việc ở đó.
Trong Word và PowerPoint, hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa Dữ liệu trên tab Thiết kế (Công cụ Biểu đồ) bất kỳ lúc nào để mở lưới dữ liệu và tìm hiểu các con số và dữ liệu mà biểu đồ của bạn được tạo từ đó.
Để thay đổi vị trí của biểu đồ, hãy nhấp để chọn biểu đồ, nhấp vào chu vi của biểu đồ và khi bạn nhìn thấy mũi tên bốn đầu, hãy bắt đầu kéo. Nếu không, hãy làm theo các hướng dẫn sau để đưa biểu đồ của bạn đến nơi bạn muốn:
Bạn cũng có thể định vị một biểu đồ bằng cách chọn nó, nhấp vào nút Tùy chọn bố cục và chọn một tùy chọn trên menu thả xuống Tùy chọn bố cục. Nút Tùy chọn Bố cục xuất hiện ở bên phải biểu đồ sau khi bạn chọn biểu đồ.
Các hàm hồi quy của Excel cho phép bạn thực hiện phân tích hồi quy hiệu quả. Hãy tìm hiểu những hàm quan trọng như FORECAST, INTERCEPT, và LINEST trong Excel để dự báo và phân tích dữ liệu.
Khi các macro Excel của bạn ngày càng trở nên mạnh mẽ và phức tạp, bạn có thể thấy rằng chúng giảm hiệu suất. Khi thảo luận về macro, từ hiệu suất thường đồng nghĩa với tốc độ. Tốc độ là tốc độ các thủ tục VBA của bạn thực hiện các tác vụ dự định của chúng. Sau đây là mười cách để giúp giữ cho macro Excel của bạn chạy ở mức hiệu suất tối ưu. Tạm dừng […]
Trước Excel 2007, các lập trình viên VBA đã sử dụng đối tượng CommandBar để tạo menu tùy chỉnh, thanh công cụ tùy chỉnh và menu phím tắt tùy chỉnh (nhấp chuột phải). Bắt đầu với Excel 2007, đối tượng CommandBar ở một vị trí khá kỳ lạ. Nếu bạn viết mã để tùy chỉnh menu hoặc thanh công cụ, Excel sẽ chặn mã đó và bỏ qua nhiều lệnh của bạn. Thay thế […]
Phân phối f là phân phối xác suất trong Excel so sánh tỷ lệ theo phương sai của các mẫu được lấy từ các quần thể khác nhau. Sự so sánh đó tạo ra một kết luận về việc liệu các phương sai trong các quần thể cơ bản có giống nhau hay không. F.DIST: Xác suất phân phối f bên trái Hàm F.DIST trả về xác suất bên trái của việc quan sát một tỷ lệ phương sai của hai mẫu càng lớn […]
Nếu bạn đã sử dụng bút hoặc bút tô sáng để vẽ trên các trang chiếu PowerPoint của mình trong khi trình bày, bạn có thể lưu các bản vẽ cho bản trình bày tiếp theo hoặc xóa chúng để lần sau khi trình chiếu, bạn sẽ bắt đầu với các trang chiếu PowerPoint sạch sẽ. Làm theo các hướng dẫn sau để xóa các bản vẽ bằng bút và bút tô sáng: Xóa từng đường một tại […]
Thư viện Kiểu chứa tệp CSS, tệp Ngôn ngữ biểu định kiểu mở rộng (XSL) và hình ảnh được sử dụng bởi các trang chính, bố cục trang và điều khiển được xác định trước trong SharePoint 2010. Để định vị tệp CSS trong thư viện Kiểu của trang xuất bản: Chọn Hành động trang → Xem Tất cả Nội dung Trang web. Nội dung của trang web xuất hiện. Thư viện Style nằm trong […]
Tìm hiểu cách sử dụng hàm XLOOKUP trong Excel 2016. Việc thay thế hàm VLOOKUP đơn giản và linh hoạt hơn đáng kể!
Đối với các vấn đề đơn giản, Bộ giải trong Excel thường nhanh chóng tìm ra các giá trị của biến Bộ giải tối ưu cho hàm mục tiêu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Solver gặp khó khăn khi tìm các giá trị biến Solver tối ưu hóa hàm mục tiêu. Trong những trường hợp này, Solver thường hiển thị một thông báo hoặc một thông báo lỗi mô tả hoặc thảo luận về sự cố […]
Bạn có thể dễ dàng xóa các trường và mục được tính toán khỏi bảng tổng hợp Excel. Để xóa trường được tính toán, hãy bấm vào một ô trong bảng tổng hợp. Sau đó nhấp vào lệnh Trường, Mục & Bộ của tab Phân tích và chọn Trường được Tính từ menu con xuất hiện. Khi Excel hiển thị hộp thoại Chèn Trường Tính toán, hãy chọn […]
Công thức tính toán phần trăm phương sai trong Excel hoạt động hiệu quả trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, khi giá trị điểm chuẩn là một giá trị âm, công thức sẽ bị phá vỡ. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn đang bắt đầu kinh doanh và dự kiến sẽ thua lỗ trong năm đầu tiên. Vì vậy, bạn cung cấp cho mình một ngân sách âm 10.000 đô la. Bây giờ hãy tưởng tượng rằng […]
