Giới thiệu về Microsoft Project 2019

Microsoft Project 2019, là một công cụ lập lịch và quản lý dự án, giúp bạn tổ chức, quản lý và kiểm soát các biến đã xác định. Dự án cũng có thể giúp bạn quản lý các biến không xác định. Bạn có thể sử dụng Project để tổ chức và quản lý công việc, tạo lịch trình thực tế và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên của mình.

Hãy dành một chút thời gian để xem xét một số cách tuyệt vời mà Dự án có thể giúp bạn tổ chức, quản lý và kiểm soát dự án của mình. Bây giờ bạn có hoặc công ty của bạn đã mua Project và bạn đang đầu tư thời gian để hiểu cách sử dụng nó, bạn có thể tận hưởng những lợi ích sau:

• Sử dụng các mẫu có sẵn để bắt đầu dự án của bạn. Mẫu dự án là các kế hoạch được xây dựng trước cho một dự án kinh doanh điển hình, chẳng hạn như xây dựng thương mại, dự án kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm mới, phát triển phần mềm hoặc chuyển văn phòng.
• Tổ chức dự án của bạn theo giai đoạn, có thể phân phối, địa lý hoặc bất kỳ phương pháp nào khác. Định dạng phác thảo cho phép bạn dần dần chi tiết hóa thông tin tùy thuộc vào mức độ chi tiết mà bạn muốn kế hoạch của mình.
• Xác định chi phí theo phương pháp bạn đã chọn. Ví dụ như khoảng thời gian, loại tài nguyên, có thể phân phối hoặc loại chi phí.
• Tổ chức tài nguyên theo loại tài nguyên. Cấp các nguồn lực của bạn để tránh phân bổ tổng thể hoặc xác định tác động đến thời lượng của một nhiệm vụ dựa trên sự thay đổi về nguồn lực.
• Tính toán chi phí và thời gian dựa trên đầu vào của bạn. Bạn có thể nhanh chóng tính toán các kịch bản giả sử để giải quyết xung đột tài nguyên, duy trì chi phí trong phạm vi ngân sách của mình hoặc đáp ứng thời hạn có thể giao.
• Sử dụng các chế độ xem và báo cáo chỉ với một nút bấm. Hiện có rất nhiều thông tin cho bạn - và những người bạn báo cáo. Bạn không còn phải xây dựng báo cáo tổng chi phí cho đến nay theo cách thủ công để đáp ứng yêu cầu vào phút cuối từ sếp của mình.
• Quản lý các thuật toán phức tạp (mà bạn thậm chí không thể bắt đầu tự tìm ra) để hoàn thành các nhiệm vụ như phân cấp tài nguyên để giải quyết xung đột tài nguyên, lọc nhiệm vụ theo các tiêu chí khác nhau, mô hình hóa các kịch bản giả định và tính toán giá trị bằng đô la của công việc thực hiện cho đến nay.

Cho dù công cụ tuyệt vời đến đâu, bạn cũng phải dành thời gian để nhập dữ liệu có ý nghĩa. Phần mềm tuyệt vời không đảm bảo kết quả tuyệt vời; nó chỉ làm cho chúng dễ dàng đạt được hơn.

Lịch trình của Microsoft Project 2019

Tệp bạn tạo trong Project là một mô hình lịch biểu của Project . Đó là một mô hình bởi vì nó mô phỏng những gì bạn nghĩ sẽ xảy ra với những gì bạn biết vào thời điểm đó. Lịch trình có rất nhiều dữ liệu về các khía cạnh khác nhau của dự án của bạn cũng như các biểu diễn đồ họa của thông tin đó.

Một số người gọi tiến độ dự án là kế hoạch của dự án. Trên thực tế, kế hoạch dự án bao gồm lịch trình dự án - cộng với các thông tin như ngân sách, cơ cấu phân chia công việc, vòng đời dự án, kế hoạch quản lý rủi ro và nhiều thành phần khác cần thiết để quản lý hiệu quả dự án.

Khi bạn mở Project 2019 lần đầu tiên, bạn sẽ thấy một số tùy chọn để bắt đầu một dự án mới, như được hiển thị.

Những gì bạn thấy khi mở Project 2019.

Bạn có thể mở một dự án trống, tạo một dự án mới từ một dự án hiện có hoặc tạo một dự án mới bằng cách nhập thông tin từ Microsoft Excel hoặc SharePoint. Bạn cũng có thể tận dụng các mẫu tạo sẵn cho các loại dự án phổ biến, chẳng hạn như các ví dụ sau:

• Xây dựng khu dân cư
• Phát triển phần mềm
• Ra mắt sản phẩm mới
• Đánh giá sáp nhập hoặc mua lại

Nếu bạn không thấy mẫu mình cần, bạn có thể tìm kiếm mẫu trực tuyến bằng cách nhập từ khóa vào hộp tìm kiếm ở đầu trang.

Các tính năng chính của Microsoft Project 2019

Khi bạn mở một dự án mới, bạn sẽ thấy thanh công cụ Truy nhập Nhanh, một vài tab Ruy-băng, Ruy-băng, Dòng thời gian, ngăn có trang tính và biểu đồ, và thanh trạng thái, như được minh họa.

Một dự án trống.

Trong hình này, bạn thấy chế độ xem Biểu đồ Gantt. Dưới đây là tổng quan về các yếu tố chính trong Dự án:

• Thanh công cụ Quick Access: Thanh công cụ Quick Access, phía trên và bên trái của Ribbon, luôn hiển thị trên màn hình và trong mọi dạng xem.
• Tab Ribbon: Các tab Ribbon sắp xếp các lệnh dựa trên một loại hoạt động cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc với các tài nguyên, bạn có thể sẽ tìm thấy lệnh hoặc cài đặt bạn muốn trên tab Tài nguyên.
• Ruy-băng: Ruy-băng cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các công cụ và lệnh được sử dụng phổ biến nhất. Khi bạn thay đổi các tab, các công cụ có sẵn trên Ruy-băng sẽ thay đổi.
• Nhóm: Một nhóm là một tập hợp các lệnh có liên quan hoặc lựa chọn trên thanh Ribbon. Ví dụ: để định dạng văn bản trong một ô trên trang tính, trước tiên hãy tìm thông tin định dạng bạn cần trong nhóm Phông chữ trên tab Tác vụ của Ruy-băng.
• Dòng thời gian: Dòng thời gian cung cấp một cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án - một cái nhìn đồ họa của dự án từ đầu đến cuối. Bạn có tùy chọn hiển thị Dòng thời gian hoặc ẩn nó.
• Trang tính: Tương tự như bảng tính, trang tính hiển thị dữ liệu trong dự án. Các trường mặc định thay đổi tùy thuộc vào tab Ribbon mà bạn đang làm việc. Bạn có thể tùy chỉnh các cột và trường trong trang tính để đáp ứng nhu cầu của mình.
• Biểu đồ: Các bảng xếp hạng là một mô tả đồ họa của các thông tin trên tờ giấy. Tùy thuộc vào chế độ xem hoặc tab Ruy-băng mà bạn thấy, bạn cũng có thể thấy biểu đồ thanh mô tả thời lượng của một nhiệm vụ hoặc biểu đồ tài nguyên hiển thị việc sử dụng tài nguyên.
• Thanh trạng thái: Thanh trạng thái, ở cuối cửa sổ Dự án, có thông tin về chế độ xem và mức thu phóng ở bên phải, và thông tin về cách các tác vụ mới nhập được lên lịch ở bên trái.

Cho tôi biết bạn muốn làm gì

Trong các phiên bản trước của Microsoft Office, có một chức năng Trợ giúp. Điều đó đã được thay thế bằng tính năng Cho tôi biết bạn muốn làm gì. Nếu bạn muốn được huấn luyện về cách thực hiện điều gì đó trong Project 2019, chỉ cần nhấp vào bóng đèn bên cạnh tab Định dạng. Nhập một từ khóa và bạn có một số tùy chọn để chọn. Tìm kiếm "đường dẫn quan trọng" và thông tin trong hình này xuất hiện.

Tìm kiếm "đường dẫn quan trọng".