Microsoft Access là gì và bạn sử dụng nó để làm gì?

Access 2019, phiên bản mới nhất của ứng dụng cơ sở dữ liệu Microsoft Office, luôn là một chương trình mạnh mẽ và phiên bản này cũng không có gì khác biệt. Tất cả sức mạnh đó khiến Access trở thành một ứng dụng không dễ tự học.

Bạn không cần phải sử dụng mọi tính năng và công cụ và đẩy các cạnh của phong bì Access. Trên thực tế, bạn có thể sử dụng rất ít mọi thứ Access cung cấp mà vẫn tạo ra một giải pháp khá quan trọng cho nhu cầu lưu trữ và truy cập dữ liệu của bạn - tất cả là vì Access thực sự có thể “làm tất cả” - cho phép bạn thiết lập cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng, xây dựng các bản ghi vào cơ sở dữ liệu đó, rồi sử dụng dữ liệu đó theo một số cách hữu ích. Sau này, ai biết được? Bạn có thể trở thành chuyên gia về Access.

Có gì là truy cập tốt cho? Đó là một câu hỏi hay. Chà, danh sách những việc bạn có thể làm với nó dài hơn rất nhiều so với danh sách những việc bạn không thể làm với nó - tất nhiên, đặc biệt nếu bạn bỏ qua những việc như “rửa xe” và “dọn dẹp bát đĩa”. danh sách "không thể làm". Khi nói đến tổ chức, lưu trữ và truy xuất dữ liệu, Access đứng đầu lớp.

Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn với Alexa

Được rồi, ý tôi là cơ sở dữ liệu lớn là gì? Bất kỳ cơ sở dữ liệu nào có rất nhiều bản ghi - và rất nhiều, ý tôi là hàng trăm. Ít nhất. Và chắc chắn nếu bạn có hàng nghìn bản ghi, bạn cần một công cụ như Access để quản lý chúng. Mặc dù bạn có thể sử dụng Microsoft Excel để lưu trữ danh sách các bản ghi, nó giới hạn số lượng bạn có thể lưu trữ (không nhiều hơn số hàng trong một trang tính). Ngoài ra, bạn không thể sử dụng Excel để thiết lập bất kỳ thứ gì ngoài một danh sách đơn giản có thể được sắp xếp và lọc. Vì vậy, bất kỳ thứ gì có nhiều bản ghi và dữ liệu phức tạp đều được thực hiện tốt nhất trong Access.

Một số lý do tại sao Access xử lý tốt các cơ sở dữ liệu lớn là:

• Thông thường, một cơ sở dữ liệu lớn có nhu cầu nhập dữ liệu lớn. Access không chỉ cung cấp các biểu mẫu mà còn cung cấp các tính năng có thể tạo một biểu mẫu nhanh chóng mà qua đó ai đó có thể nhập tất cả các bản ghi đó. Điều này có thể làm cho việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn và có thể giảm đáng kể biên độ sai sót.
• Khi bạn có rất nhiều bản ghi, bạn cũng có rất nhiều cơ hội để lỗi phát sinh. Điều này bao gồm bản ghi trùng lặp, bản ghi có lỗi chính tả và bản ghi thiếu thông tin - và đó chỉ dành cho người mở. Vì vậy, bạn cần một ứng dụng như Access để tìm ra những lỗi đó và sửa chúng.
• Cơ sở dữ liệu lớn có nghĩa là nhu cầu lớn về báo cáo chính xác, sâu sắc. Access có các công cụ báo cáo mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để tạo báo cáo in và báo cáo trên màn hình - và những công cụ đó có thể bao gồm ít hoặc nhiều phần dữ liệu của bạn tùy theo nhu cầu, được rút ra từ nhiều bảng nếu cần. Bạn có thể điều chỉnh báo cáo cho phù hợp với đối tượng của mình, từ những gì được hiển thị trên các trang của báo cáo đến màu sắc và phông chữ được sử dụng.
• Cơ sở dữ liệu lớn rất khó để vượt qua khi bạn muốn tìm một thứ gì đó. Access cung cấp một số công cụ để sắp xếp, tìm kiếm và tạo các công cụ chuyên biệt của riêng bạn (được gọi là truy vấn ) để tìm bản ghi đơn lẻ khó nắm bắt hoặc nhóm bản ghi mà bạn cần.
• Access tiết kiệm thời gian bằng cách dễ dàng nhập và tái chế dữ liệu. Bạn có thể đã sử dụng một số công cụ nhất định để nhập dữ liệu từ các nguồn khác - chẳng hạn như trang tính Excel (nếu bạn bắt đầu trong Excel và sử dụng tối đa tính hữu dụng của nó như một thiết bị lưu trữ dữ liệu) và bảng Word. Quyền truy cập giúp bạn không phải nhập lại tất cả dữ liệu của mình và cho phép bạn giữ cho nhiều nguồn dữ liệu nhất quán.

Tạo cơ sở dữ liệu với nhiều bảng

Cho dù cơ sở dữ liệu của bạn chứa 100 bản ghi hay 100.000 bản ghi (hoặc nhiều hơn), nếu bạn cần giữ các bảng riêng biệt và liên kết chúng để sử dụng tối đa thông tin, bạn cần một cơ sở dữ liệu quan hệ - và đó là Access. Làm thế nào để bạn biết liệu dữ liệu của bạn có cần nằm trong các bảng riêng biệt hay không? Hãy nghĩ về dữ liệu của bạn - nó có được ngăn cách rất nhiều không? Nó có đi tắt trên tiếp tuyến không? Hãy xem xét ví dụ sau và áp dụng các khái niệm cho dữ liệu của bạn và xem liệu bạn có cần nhiều bảng cho cơ sở dữ liệu của mình hay không.

Cơ sở dữ liệu của Tổ chức lớn

Hãy tưởng tượng bạn làm việc cho một công ty rất lớn và công ty có dữ liệu liên quan đến khách hàng và đơn đặt hàng của họ, sản phẩm công ty bán, nhà cung cấp và nhân viên của họ. Đối với một cơ sở dữ liệu phức tạp như cơ sở dữ liệu này, bạn cần nhiều bảng, như sau:

• Một bảng chứa dữ liệu khách hàng - tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.
• Bảng thứ hai chứa các đơn đặt hàng của khách hàng, bao gồm tên của khách hàng đã đặt hàng, nhân viên bán hàng đã xử lý việc bán hàng, thông tin giao hàng và ngày đặt hàng.
• Bảng thứ ba chứa thông tin về các sản phẩm công ty bán, bao gồm số sản phẩm, tên nhà cung cấp, giá cả và số lượng mặt hàng trong kho.
• Bảng thứ tư chứa dữ liệu về nhà cung cấp - về các công ty mà từ đó tổ chức chính lấy được hàng tồn kho để bán lại cho khách hàng. Bảng chứa tên công ty, người liên hệ của họ và địa chỉ, email và thông tin số điện thoại để liên hệ với họ.
• Bảng thứ năm chứa dữ liệu của nhân viên - từ ngày họ được thuê đến thông tin liên hệ của họ đến chức danh công việc của họ - và cũng chứa các ghi chú về họ, loại tóm tắt lý lịch của họ để tham khảo.

Các bảng khác cũng tồn tại - để giữ danh sách các công ty vận chuyển và thông tin liên hệ của họ (đối với các đơn đặt hàng của khách hàng), bảng chi phí (đối với các chi phí phát sinh trong việc vận hành doanh nghiệp) và các bảng khác được sử dụng với bốn bảng chính.

Bởi vì bạn không phải điền vào mọi trường cho mỗi bản ghi - trong bất kỳ bảng nào trong cơ sở dữ liệu - ví dụ: nếu bạn không có số điện thoại hoặc không biết địa chỉ email, bạn có thể để trống các trường đó. cho đến khi bạn có được thông tin đó.

Không lập kế hoạch? Kế hoạch thất bại

Nếu bạn suy nghĩ cẩn thận về cơ sở dữ liệu của mình, cách bạn sử dụng dữ liệu của mình và những gì bạn cần biết về nhân viên, khách hàng, tình nguyện viên, nhà tài trợ, sản phẩm hoặc dự án - bất cứ điều gì bạn đang lưu trữ thông tin - bạn có thể lập kế hoạch:

• Bạn sẽ cần bao nhiêu bảng
• Dữ liệu nào sẽ đi vào bảng nào
• Cách bạn sẽ sử dụng các bảng cùng nhau để nhận báo cáo bạn cần

Tất nhiên, mọi người đều quên điều gì đó và kế hoạch thay đổi sau khi một hệ thống đã được triển khai. Nhưng đừng lo lắng - Quyền truy cập không quá cứng nhắc đến nỗi sự hỗn loạn sẽ xảy ra nếu bạn bắt đầu xây dựng bảng của mình và quên một thứ gì đó (một hoặc hai trường, toàn bộ bảng). Bạn luôn có thể thêm một trường mà bạn đã quên (hoặc một số tia lửa sáng vừa cho bạn biết là cần thiết) hoặc thêm một bảng mới sau thực tế. Nhưng lập kế hoạch trước càng kỹ lưỡng càng tốt vẫn là điều cần thiết.

Là một phần của kế hoạch kỹ lưỡng, hãy phác thảo cơ sở dữ liệu đã lên kế hoạch của bạn trên giấy, vẽ một loại lưu đồ với các hộp cho mỗi bảng và danh sách các trường mà bạn sẽ có trong mỗi bảng. Vẽ các mũi tên để cho biết chúng có thể có liên quan như thế nào - nó giống như vẽ một cây gia đình đơn giản - và bạn đang trên đường đến một cơ sở dữ liệu hữu ích, được lập kế hoạch tốt.

Dưới đây là một quy trình hữu ích để làm theo nếu bạn chưa quen với quy trình lập kế hoạch cơ sở dữ liệu:

1. Trên giấy hoặc trong tài liệu xử lý văn bản, tùy chọn nào thoải mái hơn, hãy nhập như sau:

• Tên dự kiến ​​cho cơ sở dữ liệu của bạn
• Danh sách các phần thông tin bạn định lấy từ cơ sở dữ liệu đó hàng ngày hoặc thường xuyên

2. Bây giờ, dựa trên thông tin đó, hãy tạo một danh sách mới gồm các chi tiết thực tế mà bạn có thể lưu trữ:

Liệt kê mọi thông tin mà bạn có thể nghĩ đến về khách hàng, sản phẩm, ý tưởng, trường hợp, sách, tác phẩm nghệ thuật, sinh viên - bất cứ điều gì cơ sở dữ liệu của bạn liên quan. Đừng ngại lạm dụng - bạn luôn có thể bỏ qua một số mục trong danh sách nếu chúng không trở thành những điều bạn thực sự cần biết (hoặc có thể tìm hiểu) về từng mục trong cơ sở dữ liệu của bạn.

3. Lấy danh sách các trường - đó là tất cả những thông tin đó - và bắt đầu chia chúng thành các nhóm hợp lý.

Thế nào? Hãy nghĩ về các lĩnh vực và cách chúng hoạt động cùng nhau:

• Ví dụ: nếu cơ sở dữ liệu theo dõi thư viện sách, có thể tên sách, ngày xuất bản, nhà xuất bản, ISBN ( I nternational S tandard B ook N umber, là duy nhất cho mỗi cuốn sách), giá và số trang có thể được lưu trữ trong một nhóm, trong khi thông tin tác giả, bài đánh giá và danh sách các tên sách khác của cùng một tác giả hoặc các sách về cùng chủ đề có thể được lưu trữ trong một nhóm khác. Các nhóm này trở thành các bảng riêng lẻ, tạo ra cơ sở dữ liệu sách quan hệ của bạn.
• Figure out what’s unique about each record. As stated in the previous point, you need a field that’s unique for each record. Although Access can create a unique value for you if no unique data exists for each record in your database, it’s often best to have such a field already in place, or to create such a field yourself. Customer numbers, student numbers, Social Security numbers, book ISBNs, catalog numbers, serial numbers — anything that isn’t the same for any two records will do.

With a big list of fields and some tentative groupings of those fields at the ready, and with an idea of which field is unique for each record, you can begin figuring out how to use the data.

4. Make a list of ways you might use the data, including:

• Reports you’d like to create, including a list of which fields should be included for each report
• Other ways you can use the data — labels for mailings, product labels, catalogue data, price lists, contact lists, and so on

5. List all the places your data currently resides. This might be on slips of paper in your pocket, on cards in a box, in another program (such as Excel), or maybe through a company that sells data for marketing purposes.

With this planning done, you’re ready to start building your database.

Access databases with user forms

When you’re planning your database, consider how the data will be entered:

• If you’ll be doing the data entry yourself, perhaps you’re comfortable working in a spreadsheet-like environment (known in Access as Datasheet view), where the table is a big grid. You fill it in row by row, and each row is a record.

The figure shows a table of volunteers in progress in Datasheet view. You decide: Is it easy to use, or can you picture yourself forgetting to move down a row and entering the wrong stuff in the wrong columns as you enter each record? As you can see, there are more fields than show in the window, so you’d be doing a lot of scrolling to the left and right to use this view.

Datasheet view can be an easy environment for data entry. Or not.

• You may want to use a form (shown in the following figure) instead. A form is a specialized interface for data entry, editing, and viewing your database one record at a time, if:
• Someone else will be handling data entry
• Typing row after row of data into a big grid seems mind-numbing

Here’s a simple form for entering new records or reviewing existing ones.

The mind-numbing effect (and inherent increased margin for error) is especially likely when you have lots of fields in a database, and the user, if working in Datasheet view, has to move horizontally through the fields. A form like the one shown puts the fields in a more pleasing format, making it easier to enter data into the fields and to see all the fields simultaneously (or only those you want data entered into).

If your database is large enough that you require help doing the data entry, or if it’s going to grow over time, making an ongoing data-entry process likely, Access is the tool for you. The fact that it offers simple forms of data entry/editing is reason enough to make it your database application of choice.

Databases that require special reporting

Yet another reason to use Access is the ability it gives you to create customized reports quickly and easily. Some database programs, especially those designed for single-table databases (known as flat-file databases), have some canned reports built in, and that’s all you can do — just select a report from the list and run the same report that every other user of that software runs.

If you’re an Excel user, your reporting capabilities are far from easy or simple, and they’re not designed for use with large databases — they’re meant for spreadsheets and small, one-table lists. Furthermore, you have to dig much deeper into Excel’s tools to get at these reports. Access, on the other hand, is a database application, so reporting is a major, up-front feature.

Một ví dụ? Trong Excel, để nhận báo cáo nhóm dữ liệu của bạn theo một hoặc nhiều trường trong danh sách, trước tiên bạn phải sắp xếp các hàng trong trang tính, sử dụng (các) trường để sắp xếp dữ liệu, sau đó bạn có thể tạo được gọi là báo cáo tổng phụ . Để tạo nó, bạn sử dụng một hộp thoại hỏi bạn về các phép tính bạn muốn thực hiện, vị trí đặt kết quả và liệu bạn có đang căn cứ vào một sắp xếp và / hoặc tổng phụ trên nhiều trường hay không. Báo cáo kết quả không được thiết kế để in và bạn phải điều chỉnh phân trang bảng tính của mình (thông qua chế độ xem chuyên biệt của bảng tính) để kiểm soát cách báo cáo in ra.

Đang truy cập? Chỉ cần kích hoạt Trình hướng dẫn Báo cáo và bạn có thể sắp xếp dữ liệu của mình, chọn cách nhóm nó, quyết định những phần dữ liệu nào sẽ bao gồm trong báo cáo và chọn bố cục trực quan và bảng màu, tất cả trong một quy trình đơn giản, hợp lý. Bạn không cần làm gì cả, báo cáo đã sẵn sàng để in. Access được xây dựng để báo cáo - xét cho cùng, nó là một ứng dụng cơ sở dữ liệu - và báo cáo là một trong những cách quan trọng nhất (nếu không phải là quan trọng nhất) mà bạn sẽ sử dụng và chia sẻ dữ liệu của mình.

Bởi vì báo cáo là một phần quan trọng của Access, bạn không chỉ có thể tạo chúng một cách đơn giản nhất mà còn có thể tùy chỉnh chúng để tạo tài liệu mạnh mẽ về dữ liệu quan trọng nhất của bạn:

• Tạo một báo cáo nhanh chóng, đơn giản mà chỉ cần đưa ra bất cứ thứ gì có trong bảng của bạn ở định dạng gọn gàng, dễ đọc.

À, sự đơn giản. Một báo cáo nhanh chóng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

• Tạo một báo cáo tùy chỉnh mà bạn thiết kế từng bước với sự trợ giúp của Trình hướng dẫn Báo cáo. Báo cáo trong hình cho thấy các tình nguyện viên được sắp xếp theo họ của họ. Các tùy chọn này dễ dàng hoạt động chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Trình hướng dẫn Báo cáo tạo các báo cáo phức tạp hơn (nhưng đơn giản), như báo cáo này.

• Bạn thực sự có thể xắn tay áo và thiết kế một báo cáo mới hoặc chơi với một báo cáo hiện có, thêm tất cả các loại chuông và còi. Hình dưới đây cho thấy điều này xảy ra trong dạng xem Thiết kế. Lưu ý rằng tiêu đề của báo cáo (Danh sách tình nguyện viên theo trạng thái) được chọn: Nó có một hộp xung quanh và các chốt nhỏ ở các góc và các cạnh của hộp, có nghĩa là bạn có thể định dạng lại tiêu đề, thay đổi phông chữ, kích thước hoặc màu sắc của văn bản, hoặc thậm chí chỉnh sửa các từ nếu cần một tiêu đề mới.

Chế độ xem thiết kế có thể trông hơi đáng sợ, nhưng để thực sự tùy chỉnh mọi thứ, bạn sẽ cần nó - và thậm chí bạn có thể thích nó!

Vì vậy, bạn có thể tạo bất kỳ loại báo cáo tùy chỉnh nào trong Access, sử dụng bất kỳ hoặc tất cả các bảng cơ sở dữ liệu của bạn và bất kỳ trường nào từ các bảng đó và bạn có thể nhóm các trường và đặt chúng theo bất kỳ thứ tự nào bạn muốn:

• Với Trình hướng dẫn Báo cáo, bạn có thể chọn từ một số bố cục đặt trước cho báo cáo của mình và bạn có thể tùy chỉnh tất cả bố cục theo từng hàng, từng cột.
• Bạn có thể dễ dàng thêm và xóa các trường sau khi tạo báo cáo, nếu bạn thay đổi ý định về những gì được đưa vào báo cáo. Nếu bạn muốn đóng dấu cá nhân của mình trên mọi khía cạnh của báo cáo, bạn có thể sử dụng chế độ xem Thiết kế để thực hiện những việc sau:
• Thêm tiêu đề, hộp văn bản hướng dẫn hoặc mô tả và đồ họa.
• Thiết lập đầu trang và chân trang tùy chỉnh để bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn muốn xuất hiện trên tất cả các trang của báo cáo.

Nếu tất cả những điều này nghe có vẻ thú vị hoặc ít nhất là thú vị, thì bạn thực sự đang đi đúng hướng với Access. Nhu cầu tạo báo cáo tùy chỉnh là lý do chính để sử dụng Access.