Sử dụng hàm IF trong Excel: Kiểm tra trên một điều kiện

Hàm IF của Excel giống như con dao của Quân đội Thụy Sĩ trong các hàm Excel. Thực sự, nó được sử dụng trong nhiều tình huống. Thông thường, bạn có thể sử dụng hàm IF của Excel với các hàm khác. IF, về mặt cấu trúc, rất dễ hiểu. Hàm IF trong Excel có ba đối số:

• Một bài kiểm tra đưa ra câu trả lời đúng hoặc sai. Ví dụ: bài kiểm tra "giá trị trong ô A5 bằng giá trị trong ô A8" chỉ có thể có một trong hai câu trả lời có thể có, có hoặc không. Trong cuộc trò chuyện trên máy tính, điều đó đúng hay sai. Đây không phải là một phép tính, bạn nhớ, mà là một sự so sánh.
• Dữ liệu được trả về bởi hàm IF nếu thử nghiệm là đúng.
• Dữ liệu sẽ được trả về bởi hàm IF nếu thử nghiệm là sai.

Nghe có vẻ dễ dàng. Dưới đây là một số ví dụ:

Một khía cạnh quan trọng cần lưu ý về việc sử dụng IF: cho phép đối số thứ hai hoặc thứ ba không trả về gì. Một chuỗi trống được trả về và cách tốt nhất để làm điều này là đặt hai dấu ngoặc kép cùng nhau mà không có gì ở giữa. Kết quả là ô chứa hàm IF vẫn trống.

Do đó, IF cho phép bạn thiết lập hai kết quả để trả về: một kết quả cho thời điểm thử nghiệm đúng và một kết quả khác cho khi kết quả thử nghiệm sai. Mỗi kết quả có thể là một số, một số văn bản, một hàm hoặc công thức, hoặc thậm chí để trống.

Như bạn thấy trong ví dụ trước, cách sử dụng IF phổ biến là để xem cách hai giá trị so sánh và trả về giá trị này hoặc giá trị kia, tùy thuộc vào cách bạn thiết lập kiểm tra trong đối số đầu tiên.

IF thường được sử dụng như một kiểm tra xác nhận để ngăn ngừa lỗi . Giả sử rằng bạn có một bảng tính tài chính sử dụng một tỷ lệ phần trăm thay đổi trong các tính toán của nó. Người dùng phải nhập tỷ lệ phần trăm này mỗi ngày, nhưng nó không được lớn hơn 10 phần trăm. Để tránh xảy ra lỗi, bạn có thể sử dụng hàm IF để hiển thị thông báo lỗi trong ô liền kề nếu bạn nhập nhầm giá trị bên ngoài phạm vi cho phép. Giả sử rằng phần trăm được nhập vào ô A3, đây là hàm IF bắt buộc:

= IF (A3> .1, "LỖI:% trong A3 QUÁ LỚN", "")

Hình ảnh sau đây cho thấy IF có thể được sử dụng tốt như thế nào trong một ứng dụng kinh doanh. Một cửa hàng hư cấu - Ken's Guitars (bạn có nghĩ vậy thật tuyệt vời phải không?) - giữ các tab về hàng tồn kho trong một trang tính Excel.

Theo dõi hàng tồn kho tại cửa hàng guitar.

Cột D hiển thị mức tồn kho và cột E hiển thị mức sắp xếp lại. Nó hoạt động theo cách này: Khi mức tồn kho của một sản phẩm bằng hoặc ít hơn mức đặt hàng lại, đó là thời điểm để đặt hàng nhiều sản phẩm hơn. Các ô trong cột F chứa một công thức.

Công thức Excel trong ô F8 là = IF (D8 <>. Nó nói rằng nếu số lượng đàn guitar Stratoblaster 9000 trong kho bằng hoặc ít hơn mức đặt hàng lại, hãy trả lại Đơn hàng. Nếu số lượng trong kho lớn hơn mức đặt hàng lại , không trả lại gì. Không trả lại gì vì còn ba chiếc và mức sắp xếp lại là 2. Ở hàng tiếp theo, số lượng Flying Xs bằng mức sắp xếp lại; do đó, ô F9 hiển thị Thứ tự.

Sử dụng hàm IF của Excel thật dễ dàng. Làm theo các bước sau:

Nhập hai giá trị vào một trang tính. Các giá trị này phải có một số ý nghĩa đối với bạn, chẳng hạn như ví dụ về mức khoảng không quảng cáo được hiển thị ở trên.

Bấm vào ô mà bạn muốn kết quả xuất hiện.

Gõ = IF (để bắt đầu hàm.

Quyết định kiểm tra bạn muốn thực hiện. Bạn có thể xem liệu hai giá trị có bằng nhau hay không; liệu cái này có lớn hơn cái kia không; cho dù phép trừ cái này cho cái kia lớn hơn, bằng hay nhỏ hơn 0; và như thế. Ví dụ: để xác định xem giá trị đầu tiên có bằng giá trị thứ hai hay không, hãy bấm vào ô đầu tiên (hoặc nhập địa chỉ của nó), nhập dấu bằng (=), rồi bấm vào ô thứ hai (hoặc nhập địa chỉ của nó).

Nhập dấu phẩy (,).

Nhập kết quả sẽ xuất hiện nếu thử nghiệm là đúng .

Ví dụ: nhập "Các giá trị bằng nhau". Văn bản phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

Nhập dấu phẩy (,).

Nhập kết quả sẽ xuất hiện nếu kết quả kiểm tra là sai . Ví dụ: nhập "Các giá trị không bằng nhau" .

Nhập a) và nhấn Enter.

Hàm IF trong Excel có thể làm được nhiều việc hơn thế. Các hàm IF lồng nhau giúp bạn linh hoạt hơn rất nhiều trong việc thực hiện các bài kiểm tra trên dữ liệu trang tính của mình. Một chút kiên trì là cần thiết để vượt qua điều này. Lồng nhau có nghĩa là bạn có thể đặt một hàm IF bên trong một hàm IF khác. Nghĩa là, IF bên trong được đặt ở vị trí đối số đúng hoặc sai trong IF bên ngoài đi (hoặc thậm chí sử dụng IF bên trong cho cả hai đối số). Tại sao bạn sẽ làm điều này?

Đây là một ví dụ: Đêm nọ, chúng tôi quyết định đi ăn tối ở đâu. chúng tôi đang cân nhắc về món Ý và quyết định rằng nếu chúng tôi đến một địa điểm Ý và nơi đó phục vụ bánh manicotti, chúng tôi sẽ có manicotti. Nếu không, chúng tôi quyết định ăn pizza.

Về mặt logic, quyết định này trông như thế này:

Nếu nhà hàng là người Ý, thì Nếu nhà hàng phục vụ manicotti, thì chúng tôi sẽ có manicotti, nếu không, chúng tôi sẽ có pizza

Đi���u này trông rất giống với mã lập trình. Các câu lệnh End If đã được tắt có chủ đích để tránh nhầm lẫn vì hàm IF không có giá trị tương đương. Đó là nó! Lưu ý rằng câu lệnh IF bên trong có kết quả cho cả khả năng đúng và sai. IF bên ngoài thì không. Đây là cấu trúc dưới dạng các câu lệnh IF lồng nhau trong Excel:

= IF (Nhà hàng = Ý, IF (Nhà hàng phục vụ manicotti, "manicotti", "pizza"), "")

Nếu nhà hàng không phải là người Ý, sẽ không có vấn đề gì sự lựa chọn (như được chỉ ra bởi đối số thứ ba của IF bên ngoài là trống).

Bạn có thể lồng tối đa 64 câu lệnh IF, mặc dù mọi thứ có thể trở nên rất phức tạp khi bạn vượt quá 4 hoặc 5.

Bạn có thể áp dụng câu lệnh IF lồng nhau để tăng độ phức tạp của trang tính khoảng không quảng cáo từ phía trên. Hình ảnh sau đây có thêm một cột: Hot Item. Một Vật phẩm Nóng có thể có ba dạng:

• Nếu mức tồn kho bằng một nửa hoặc ít hơn mức đặt hàng lại và ngày bán cuối cùng trong vòng 30 ngày qua, thì đây là Hàng nóng . Quan điểm là trong 30 ngày hoặc ít hơn, lượng hàng đã bán xuống còn một nửa hoặc ít hơn mức đặt hàng lại. Điều này có nghĩa là hàng tồn kho đang quay vòng với tốc độ nhanh.
• Nếu mức tồn kho bằng một nửa hoặc ít hơn mức đặt hàng lại và ngày bán cuối cùng trong vòng 31–60 ngày qua thì đây là Mặt hàng ấm . Quan điểm là trong 31–60 ngày, lượng hàng đã bán xuống còn một nửa hoặc ít hơn mức đặt hàng lại. Điều này có nghĩa là khoảng không quảng cáo đang quay vòng với tốc độ trung bình.
• Nếu cả hai điều kiện trước đều không được đáp ứng, mục đó không được gán bất kỳ trạng thái đặc biệt nào.

Tìm kiếm các mặt hàng tồn kho nóng.

Có những món đồ Nóng, và có những món đồ Ấm áp. Cả hai đều phải đáp ứng tiêu chí chung là khoảng không quảng cáo là 50 phần trăm trở xuống của mức đặt hàng lại. Chỉ sau khi điều kiện đầu tiên này được đáp ứng thì tiêu chí thứ hai - số ngày kể từ lần đặt hàng cuối cùng - mới có hiệu lực. Nghe giống như một IF lồng nhau đối với tôi! Đây là công thức trong ô G8:

= IF (D8 <> <> <>

Được rồi, hít thở đi.

IF bên ngoài kiểm tra xem khoảng không quảng cáo trong cột D có bằng hoặc nhỏ hơn một nửa (50 phần trăm) mức sắp xếp lại hay không. Phần của công thức thực hiện điều đó là = IF (D8 <>. Thử nghiệm này, tất nhiên, tạo ra câu trả lời đúng hoặc sai. Nếu nó sai, phần sai của IF bên ngoài sẽ được lấy (chỉ là một chuỗi trống được tìm thấy ở cuối công thức:, "")).

Điều đó khiến toàn bộ phần giữa phải lội qua. Ở lại với nó!

Nếu thử nghiệm đầu tiên là đúng, phần đúng của IF bên ngoài sẽ được lấy. Nó chỉ xảy ra rằng phần true này là một hàm IF khác:

NẾU (NGAY BÂY GIỜ () - C8 <> <>

Đối số Excel đầu tiên của IF bên trong kiểm tra xem số ngày kể từ ngày đặt hàng cuối cùng (trong cột C) nhỏ hơn hoặc bằng 30. Bạn thực hiện điều này bằng cách trừ ngày đặt hàng cuối cùng cho ngày hôm nay, như thu được từ hàm NOW .

Nếu kiểm tra là đúng, và ngày đặt hàng cuối cùng là trong vòng 30 ngày trở lại đây, HOT! Được trả lại. Một người bán hàng nóng bỏng thực sự! Nếu thử nghiệm là sai ... chờ đã, đây là gì? Một hàm IF khác! Có: IF bên trong IF bên trong IF. Nếu số ngày kể từ ngày đặt hàng cuối cùng lớn hơn 30, IF lồng nhau tiếp theo sẽ kiểm tra xem số ngày có nằm trong 60 ngày qua hay không:

NẾU (NGAY BÂY GIỜ () - C8 <>

Nếu thử nghiệm này là sự thật, Warm! Được trả lại. Nếu thử nghiệm là sai, không có gì được trả lại.

Một vài điểm chính về câu lệnh IF cấp ba này:

• IF kiểm tra xem số ngày trôi qua là 30 ngày trở xuống có giá trị trả về nếu đúng (HOT!) Và giá trị trả về sai (bất kỳ giá trị nào được trả về bởi IF lồng nhau tiếp theo).
• IF bên ngoài và IF trong cùng không trả về kết quả nào khi thử nghiệm của chúng là sai.
• Nhìn bề ngoài, thử nghiệm trong 60 ngày hoặc ít hơn cũng sẽ bắt được ngày có 30 ngày trở xuống kể từ ngày đặt hàng cuối cùng. Đây thực sự không phải là những gì có nghĩa là. Bài kiểm tra phải là số ngày trôi qua là 60 ngày trở xuống nhưng nhiều hơn 30. Bạn thực sự không cần phải viết nó theo cách này, bởi vì công thức đã đạt đến điểm kiểm tra cho ngưỡng 60 ngày chỉ vì 30 ngưỡng -ngày đã không thành công. Gotta coi chừng những điều này!