Biểu mẫu Outlook: Làm cách nào để tạo biểu mẫu có thể điền trong Microsoft Office 2016/2019?

Lưu ý: Nội dung post này áp dụng cho Office 2019,2016, 2013, 2010; phiên bản dành cho máy tính để bàn và Office 365; Windows 10, 8 và 7;

Bài đăng được cập nhật vào: tháng 5 năm 2020

Đây là một câu hỏi từ Deanne:

Tôi làm việc trong ngành Bán lẻ. Tôi sử dụng Outlook để quản lý thông tin liên hệ của mình. Tôi khá thích Outlook với tư cách là trình quản lý liên hệ của mình, nhưng rõ ràng tôi cần có khả năng nâng cao các khả năng cơ bản của biểu mẫu liên hệ. Yêu cầu của tôi là có thể thêm một số trường cho phép tôi lưu trữ các liên kết đến hồ sơ mạng xã hội của từng địa chỉ liên hệ của tôi. Tóm lại, tôi đoán tôi có một vài câu hỏi ở đây: Thứ nhất, cách tạo các nút mục menu cho phép tôi tương tác với các biểu mẫu Outlook và thứ hai: cách thực sự tiếp tục và tạo hoặc sửa đổi biểu mẫu Liên hệ của tôi. Bất kỳ gợi ý nào cũng được đánh giá cao. Cảm ơn!

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bạn có thể dễ dàng tạo biểu mẫu người dùng có thể điền tùy chỉnh trong Microsoft Outlook. Chúng tôi sẽ tùy chỉnh biểu mẫu Liên hệ làm ví dụ, tuy nhiên quy trình này hoàn toàn có thể áp dụng cho email, nhiệm vụ, yêu cầu nhiệm vụ, lời mời cuộc hẹn, mục nhật ký, v.v.

OK .. hãy bắt đầu.

Làm việc với các biểu mẫu trong Outlook không đặc biệt khó khăn. Outlook cung cấp một số mẫu được xác định trước và ý tưởng cơ bản là tùy chỉnh các mẫu đó theo nhu cầu của bạn.

Tạo biểu mẫu Outlook tùy chỉnh

Đây là quy trình để chèn và chỉnh sửa biểu mẫu người dùng Outlook:

1. Thiết lập tab Nhà phát triển Outlook của bạn.
2. Mở biểu mẫu Outlook hiện có .
3. Sửa đổi biểu mẫu để bao gồm các trường tùy chỉnh của bạn nếu cần.
4. Lưu biểu mẫu người dùng tùy chỉnh của bạn .
5. Kiểm tra kỹ lưỡng công việc của bạn.
6. Chia sẻ với những người dùng Outlook khác tại nơi làm việc hoặc nhóm của bạn để họ có thể sử dụng biểu mẫu hữu ích mà bạn vừa tạo :-).

Biểu mẫu Outlook: Ví dụ chi tiết

Microsoft Outlook cung cấp một bộ sưu tập các biểu mẫu đẹp mắt liên quan đến các đối tượng Outlook chính mà bạn có thể chọn và bắt đầu quá trình phát triển biểu mẫu của mình. Điều đó rất hữu ích vì chúng tôi không muốn phát minh lại bánh xe. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tiếp tục và mở rộng biểu mẫu Danh bạ hiện có được lưu trữ trong thư viện biểu mẫu chuẩn của bạn.

Cụ thể, chúng tôi sẽ tập trung cụ thể cho bạn cách tùy chỉnh biểu mẫu Danh bạ. Để thuận tiện, chúng tôi giả định rằng bạn sẽ muốn quản lý thông tin mạng xã hội sau cho những người liên hệ của bạn:

• Hồ sơ LinkedIn
• Hồ sơ Twitter
• thông tin cá nhân trên Facebook
• Nhóm Facebook

Đây là cách biểu mẫu người dùng Outlook tùy chỉnh của chúng tôi sẽ trông như thế nào:

Bước 0: Thiết lập tab Nhà phát triển

Như người đọc đã lưu ý ở trên, trước khi bắt đầu với các biểu mẫu Outlook tùy chỉnh của mình, chúng ta cần bật cái gọi là tab Nhà phát triển. Điều này sẽ cho phép chúng tôi truy cập các khả năng của Outlook mà chúng tôi cần để phát triển các biểu mẫu của riêng chúng tôi.

Đây là cách thực hiện:

1. Trước hết, hãy tiếp tục và mở Microsoft Outlook .
2. Bây giờ hãy nhấp chuột phải vào Ribbon và chọn Customize Ribbon .

1. Nhấp vào hộp Kiểm tra nhà phát triển và chọn OK .

1. Bây giờ bạn sẽ nhận thấy tab Nhà phát triển mới được thêm vào trong Ruy-băng của mình.

Bước 1: Mở biểu mẫu hiện có của bạn

1. Trên ruy-băng Outlook của bạn, hãy tiếp tục và nhấn vào menu Nhà phát triển .
2. Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấn Thiết kế biểu mẫu .
3. Trong trường hộp Tìm trong đảm bảo rằng thư viện Biểu mẫu Chuẩn được chọn.
4. Chọn biểu mẫu Liên hệ .
5. Nhấn Mở.
6. Bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục và sửa đổi biểu mẫu Liên hệ hiện có.
7. Bạn sẽ nhận thấy rằng biểu mẫu của chúng tôi đã được mở trong Chế độ xem thiết kế.
8. Trong bước tiếp theo, chúng tôi sẽ thêm một số trường tùy chỉnh mới để giữ thông tin Liên hệ trên mạng xã hội của chúng tôi.

Bước 2: Thêm các trường Biểu mẫu tùy chỉnh

Trong bước này, chúng tôi sẽ tiếp tục và tạo các trường biểu mẫu tùy chỉnh (cột0 cho thông tin Truyền thông xã hội.

• Trong nhóm Công cụ ruy-băng của bạn, hãy nhấn vào nút Trình chọn trường.
• Hộp thoại này sẽ mở ra, ở cuối hộp thoại Field Chooser, nhấn New.

• Tạo Cột mới đầu tiên của bạn, gọi nó là LinkedIn, chọn Loại = Văn bản và Định dạng = Văn bản, như hình dưới đây.

• Bây giờ lặp lại quá trình trên cho 3 trường tiếp theo: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Bạn sẽ nhận thấy các trường mới của mình trong phần Trường do người dùng xác định trong thư mục như được hiển thị bên dưới:

Bước 3: Thêm trang Biểu mẫu tùy chỉnh

Trong bước này, chúng tôi sẽ thêm một trang tùy chỉnh vào Biểu mẫu liên hệ. Trong trang đó, chúng tôi sẽ lưu trữ các trường hồ sơ Truyền thông xã hội.

1. Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấn tab (P.2) bên cạnh General như hình dưới đây.

1. Bây giờ từ Ribbon, nhấn nút Trang và chọn Đổi tên trang.

1. Nhập Social Media vào trường Tên trang và nhấn OK.
2. Bây giờ, hãy kéo bốn trường từ Trường Chọn vào Trang Truyền thông Xã hội của bạn và định vị chúng như hình dưới đây:

1. Lưu ý: Để căn chỉnh các trường tùy chỉnh của bạn, chỉ cần chọn chúng (đảm bảo bạn nhấn nút CTRL khi chọn tất cả chúng), sau đó nhấp chuột phải và nhấn Align, sau đó chọn hướng căn chỉnh.
2. Là một phần của quá trình phát triển biểu mẫu, bạn nên kiểm tra công việc của mình theo định kỳ. Cách tốt nhất để làm điều đó là nhấn vào nút Chạy biểu mẫu này. Điều này sẽ cho bạn thấy tác phẩm của bạn sẽ trông như thế nào đối với người dùng.

Bước 4: Lưu biểu mẫu Outlook của bạn

Như bạn đã thấy trước đây, biểu mẫu Liên hệ đã sửa đổi của bạn vẫn ở Chế độ thiết kế. Nếu bạn muốn bắt đầu sử dụng nó, bạn nên xuất bản nó vào thư viện Biểu mẫu của bạn. Theo quyền của bạn, bạn có thể cung cấp nó cho việc sử dụng của riêng bạn hoặc cho phép đồng nghiệp khác trong tổ chức của bạn sử dụng nó.

1. Từ Ruy-băng của bạn, nhấn nút Xuất bản.
2. Chọn Xuất bản biểu mẫu dưới dạng ..
3. Trong Tên hiển thị, loại ContactFormSocial
4. Nhấn Xuất bản.

Lưu ý Người dùng Nâng cao: Biểu mẫu của bạn sẽ được lưu dưới dạng tệp .oft trong thư mục AppData của thư mục chính :: \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Bước 5: Dùng thử biểu mẫu mới của bạn

Chúng tôi gần như ở đó. Bây giờ đã đến lúc tiếp tục và thử công việc của chúng tôi.

1. Mở tab Danh bạ của bạn trong Outlook.
2. Đánh các mục mới.
3. Nhấn vào biểu mẫu tùy chỉnh.
4. Chọn mục nhập ContactFormSocial của bạn.
5. Nhấn vào nút Social Media trong Ribbon (bạn vừa thêm nó ở bước trước ;-))
6. Thì đấy '- xong!

Bước 6: Sử dụng biểu mẫu liên hệ mới của bạn theo mặc định

Nếu bạn hài lòng với kết quả công việc của mình, bạn có thể đặt biểu mẫu mới của mình làm biểu mẫu Liên hệ mặc định trong Microsoft Outlook. Chỉ thực hiện việc này sau khi bạn đã làm theo toàn bộ hướng dẫn, vì nếu không thì bước này không liên quan.

Thực hiện như sau:

1. Điều hướng đến tab Liên hệ.
2. Đánh dấu thư mục thư viện Danh bạ của bạn (theo mặc định nó được đặt tên là Danh bạ).
3. Nhấp chuột phải và chọn Thuộc tính.
4. Trong tab Chung, chọn tên biểu mẫu của bạn (trong trường hợp của chúng tôi là ContactFormSocial) trong trường Khi đăng lên trường thư mục.
5. Nhấn OK.

Mẫu biểu mẫu cuộc họp Outlook

Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chuyên sâu hơn, hãy đảm bảo rằng bạn truy cập vào ví dụ chi tiết này về thiết kế mẫu cuộc hẹn và email cho Outlook (áp dụng cho cả Windows và macOSX)

Tìm các mẫu Outlook của tôi ở đâu?

Một số độc giả đã gặp một số khó khăn khi tìm vị trí lưu trữ của biểu mẫu người dùng tùy chỉnh của họ cho Outlook.

Theo mặc định, vị trí nằm trong tài khoản người dùng của bạn. Trong Windows 10/8 hoặc 7, nó có thể sẽ là: C \: users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.