Làm cách nào để tạo một mẫu email trong Microsoft Outlook.com 365?

Thông thường, chúng ta thường thấy mình đang gửi những email trông rất giống nhau. Ví dụ khi mời mọi người đến phỏng vấn hoặc liên hệ với nhà cung cấp để báo giá. Việc luôn viết mọi email từ đầu sẽ rất tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn soạn hàng chục hoặc hàng trăm email mỗi tuần. May mắn thay, Outlook có một tính năng mà bạn có thể sử dụng để tạo các mẫu email mà bạn có thể dễ dàng sử dụng để tiết kiệm thời gian viết các loại email tương tự.

Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo mẫu email trong Outlook, thì hướng dẫn này là dành cho bạn. Tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình từng bước để tạo các mẫu email khác nhau trong Outlook.com. Với những thay đổi nhỏ, quy trình dưới đây sẽ hoạt động trên các phiên bản máy tính để bàn của Microsoft Outlook 2016, 2019 và 2021/365.

Tạo và sử dụng các mẫu trong Outlook.com

Chúng ta bắt đầu:

• Bước # 1:  Mở Outlook.com và truy cập hộp thư đến của bạn
• Bước # 2:  Bắt đầu tạo mẫu. Để tạo một mẫu, hãy mở “Tin nhắn mới” - tùy chọn này nằm ở góc trên bên phải của ứng dụng của bạn. Nhấp vào ba dấu chấm như được chỉ ra trong hình trên và chọn Tùy chọn “Mẫu của tôi”. 
• Bước # 3: Chi tiết mẫu.  Trong “Mẫu của tôi”, hãy nhấp vào  tùy chọn “+ Mẫu ”. Nó sẽ mở ra một cửa sổ mới với tùy chọn thêm tiêu đề mẫu và nội dung. Những gì bạn sử dụng làm nội dung và tiêu đề trong mẫu phụ thuộc vào loại email bạn định soạn bằng mẫu này. Ý tưởng là thêm tất cả các văn bản có thể sẽ giống nhau trong tất cả các email để bạn tiết kiệm thời gian mà nếu không bạn sẽ lãng phí khi viết lại các văn bản đó. 
• Bước # 4:  Sử dụng mẫu của bạn.  Sau khi tạo mẫu, bạn luôn có thể chọn mẫu phù hợp nhất dựa trên email bạn đang tạo. Để triển khai mẫu, bạn chỉ cần nhấp vào ba dấu chấm như thể hiện trong hình trên và chọn mẫu mong muốn của bạn. Tin tốt là Outlook cho phép bạn tạo nhiều mẫu nhất có thể, vì vậy hãy tận dụng điều đó. 

Lưu ý quan trọng: Các mẫu được lưu trữ trên tài khoản Outlook.com của bạn , vì vậy bạn sẽ chỉ có thể truy cập chúng khi đã đăng nhập vào cùng một tài khoản này trên tất cả các thiết bị của mình. Khi bạn đăng nhập bằng một email khác, bạn sẽ không có quyền truy cập vào các mẫu này nữa.