Dừng và xóa các thư email trùng lặp trong Outlook 2016 và 2019

Áp dụng cho: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 và macOS (với các điều chỉnh nhỏ).

Bạn đã bao giờ có một loạt các mục email, người liên hệ và mục lịch trùng lặp dư thừa trong Outlook và muốn nhanh chóng dọn dẹp các bản sao gây phiền nhiễu này để bạn có thể tập trung vào nội dung thực sự?

Nếu vậy, hãy tiếp tục đọc, vì hôm nay chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể ngừng nhận những tin nhắn đó và xóa email trùng lặp khỏi hộp thư của mình mà không cần mua một công cụ xóa tốn kém.

Trước tiên, chúng tôi sẽ giải thích những lý do phổ biến nhất cho các trường hợp trùng lặp email phổ biến nhất. Sau đó, chúng tôi sẽ cung cấp một số giải pháp đơn giản mà bạn có thể dễ dàng thực hiện để dọn dẹp các cuộc trò chuyện, liên hệ và cuộc họp thừa khỏi hộp thư email của bạn một cách dễ dàng.

Lý do có email trùng lặp trong hộp thư của bạn

Từ những gì tôi đã thấy trước đây, các bản sao Outlook thường bắt nguồn từ sáu lý do chính :

1. Quy tắc không được định cấu hình chính xác : Có thể có trường hợp hai hoặc nhiều quy tắc được kích hoạt khi nhận email, dẫn đến nhiều trường hợp của cùng một thư.
2. Thiết lập tài khoản không chính xác : Trong một số trường hợp, tôi đã thấy rằng người dùng xác định nhầm nhiều lần xuất hiện của cùng một tài khoản email và điều này dẫn đến nhiều trường hợp của mỗi email đến, danh bạ và mục lịch.
3. Khoảng thời gian gửi / nhận quá ngắn . Nếu tần suất cập nhật hộp thư đến của bạn quá ngắn; Outlook có thể tải thư vào hộp thư đến của bạn, NHƯNG có thể không đánh dấu được các lần xuất hiện thư là đã đồng bộ / đã tải. Điều này dẫn đến số lần xuất hiện nhiều hơn của cùng một thông báo.
4. Vấn đề đồng bộ hóa : Chúng tôi cũng đã quan sát thấy các địa chỉ liên hệ và tin nhắn trùng lặp do sự cố đồng bộ hóa với các nhà cung cấp bên thứ ba.
5. Lỗi người dùng khi sao chép và dán thủ công các cuộc họp và cuộc hẹn trong Lịch Outlook.
6. Hợp nhất không chính xác một số thư mục cá nhân Outlook (còn được gọi là tệp PST) vào một thư mục.

Tác động của các mục Outlook trùng lặp

1. Chúng gây hại cho năng suất của bạn.
2. Họ nhầm lẫn và gây ra lỗi. Hãy tưởng tượng bạn sẽ trả lời nhiều lần cho cùng một ghi chú :-(…
3. Chúng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tải ứng dụng khách Outlook của bạn. Càng nhiều thư được lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ của bạn, Outlook sẽ cần tải khi khởi động, thì hiệu suất của nó càng chậm.
4. Dups lấp đầy hộp thư đến của bạn. Người dùng doanh nghiệp sẽ cần phải xóa email để tuân thủ dung lượng lưu trữ email được phân bổ do bộ phận CNTT của họ cung cấp.

Bây giờ chúng ta đã hiểu nguyên nhân gốc rễ và tác động, hãy tập trung vào một số giải pháp khả thi.

Xóa email trùng lặp trong Outlook

Có một số email trùng lặp loại bỏ các tiện ích và phần bổ trợ trên thị trường, nhưng chúng tôi tin tưởng và khuyên bạn nên sử dụng chức năng độc lập của Outlook. Đọc tiếp để biết thủ tục hoàn chỉnh.

• Mở Microsoft Outlook (quá trình này sẽ hoạt động trong các phiên bản 2013 và 2016).
• Bạn nên sao lưu email của mình trước khi thực hiện quy trình dọn dẹp. Đây là quy trình từng bước để xuất và sao lưu email, lịch và danh bạ Outlook của bạn .
• Sau khi hoàn tất, hãy chọn thư mục chứa các email trùng lặp.
• Trong Trang chủ , hãy tiếp tục và chọn hộp thả xuống Dọn dẹp trong Ruy-băng.

• Chọn Dọn dẹp cuộc hội thoại để xóa và di chuyển các email trùng lặp trong cuộc hội thoại vào thư mục Các mục đã Xóa.
• Thư mục Dọn dẹp sẽ xóa và di chuyển các email trùng lặp trong thư mục cụ thể đến các Mục đã Xóa.
• Dọn dẹp các thư mục con và cũ hơn sẽ cho phép bạn dọn dẹp cả các thư mục con.
• Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp chuột phải vào thư mục Các mục đã Xóa và nhấn Thư mục Trống để xóa các bản sao email trùng lặp của mình.

Lưu ý: Nếu bạn là người dùng Microsoft Office cho MAC, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Dọn dẹp trong Ruy-băng Trang chủ của mình.

Ngăn chặn các vấn đề trùng lặp Email

1. Nếu có liên quan, hãy kiểm tra các quy tắc Outlook của bạn để đảm bảo rằng nhiều quy tắc không kích hoạt song song cho mỗi thư đến.
2. Nếu sử dụng nhà cung cấp email web bên thứ ba, hãy kiểm tra xem các  tài khoản GMail, Yahoo và Outlook.com của bạn có được xác định chính xác trong Outlook hay không.
3. Bây giờ, hãy tăng tần suất cập nhật hộp thư đến của bạn. Đây là quy trình từng bước:
   • Trong Outlook, nhấn Gửi / Nhận
   • Nhấn Gửi / Nhận Nhóm
   • Bây giờ, hãy tiếp tục và chọn Xác định Nhóm Gửi / Nhận
   • Bây giờ, hãy đặt khoảng thời gian thành giá trị từ 15 đến 30 phút (Xem ảnh chụp màn hình bên dưới)
   • Bấm OK.

Xóa các địa chỉ liên hệ trùng lặp

Nếu bạn đã tìm thấy những người liên hệ trùng lặp trong tab Mọi người của mình, bạn sẽ thấy hướng dẫn này rất hữu ích để loại bỏ những người liên hệ thừa. Làm theo các bước đã nêu để hợp nhất các mục nhập trùng lặp trong danh sách liên hệ Outlook của bạn.

Hy vọng nó giúp!