Cách tạo và sử dụng thư mục dữ liệu cá nhân trong Outlook 2019/365/2016?

Áp dụng cho: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 và 10.

Đây là một câu hỏi từ Johny:

Một đồng nghiệp nói với tôi rằng anh ta đang sử dụng tệp pst để giữ các bản sao lưu hộp thư điện tử, lịch, nhật ký và liên hệ với mọi người. Bạn có thể giải thích thêm về cách chèn tệp dữ liệu Outlook và sử dụng chúng để lưu trữ hàng ngày vào hộp thư của tôi không? Tôi yêu thích MAC OSX Sierra và muốn sử dụng Outlook trên MAC, vì vậy tôi đoán câu hỏi khác mà tôi có là liệu tôi có thể sử dụng pst trên MAC OSX hay không. Cảm ơn nhiều!

Các thư mục cá nhân trong Outlook rất hữu ích vì chúng cho phép chúng tôi tạo các bản sao ngoại tuyến cho thư, danh bạ và các tác vụ của chúng tôi để truy cập ngoại tuyến, sao lưu dữ liệu hoặc chuyển sang một máy tính khác. Các thư mục cá nhân được biểu diễn trong hệ điều hành Windows bằng hậu tố .PST.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo và mở các thư mục cá nhân, cũng như xuất email của bạn sang tệp PST để sao lưu.

Trước tiên, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo thư mục Outlook bằng trình hướng dẫn Mở / Xuất. Điều này sẽ cho phép bạn đóng gói tất cả email / danh bạ và lịch hiện có trong một lần chụp. Đối với người dùng nâng cao, chúng tôi sẽ mô tả cách tạo tệp pst theo cách thủ công. Khi bạn đã xác định tệp dữ liệu, bạn có thể tiếp tục và điền vào thư mục cá nhân của mình với email, lịch và danh bạ cụ thể vào đó. Tiếp tục đọc để biết chi tiết.

Tạo tệp PST bằng cách xuất

1. Đi tới Tệp , nhấn Mở & Xuất và chọn Nhập / Xuất .

1. Trong hộp thoại đã mở, nhấp vào Xuất thành tệp và nhấp vào Tiếp theo .

1. Chọn tệp Dữ liệu Outlook (.pst) trong tùy chọn Tạo tệp loại  và nhấp vào  Tiếp theo.

1. Bây giờ, hãy chọn hộp thư bạn muốn xuất. Nếu bạn muốn xuất lịch hoặc danh bạ của mình, hãy chọn thư mục có liên quan trong màn hình Xuất tệp Dữ liệu Outlook.
2. Chọn vị trí của tệp sao lưu của bạn và nhấn Hoàn tất .

1. Cuối cùng - Nhập mật khẩu P và Xác minh  mật khẩu cho tệp sao lưu.

1. Cũng nhập P assword để mở tệp sao lưu.

Tạo tệp PST theo cách thủ công

1. Mở Microsoft Outlook 2016 (hoặc Office 365 và Outlook 2013) của bạn, nhấn Trang chủ và chọn mục Mới .
2. Trong hộp thả xuống, hãy di chuyển con trỏ đến Các mục khác và chọn tệp dữ liệu Outlook .

1. Trong hộp thoại, nhập tên tệp và nhập tên tệp vào vị trí của bạn.

1. Lưu ý vị trí của tệp .PST vì bạn có thể muốn sau này sao chép nó vào thiết bị sao lưu bên ngoài.
2. Bây giờ, thư mục cá nhân của bạn sẽ được tạo với các thư mục con Các mục đã Xóa và Thư mục Tìm kiếm  .

1. Để thêm nhiều thư mục con hơn, nhấp chuột phải vào thư mục cá nhân và nhấp vào Thư mục mới .

1. Nhập tên và nhấn phím Enter để tạo các thư mục con trong thư mục Cá nhân của bạn.

Tìm tệp PST

Một số độc giả đã hỏi chúng tôi về việc tìm kiếm các tệp .pst đó sau khi tạo chúng. Cách đơn giản nhất để tìm tệp của bạn là tìm kiếm tệp có tên * .pst trong Windows Search của bạn.

Thêm các mục email cụ thể vào thư mục Dữ liệu cá nhân của bạn

1. Mở hộp thư Máy chủ của bạn và nhấp chuột phải vào hộp thư phải được chuyển đến thư mục cá nhân của bạn.
2. Nhấn Move và chọn thư mục sẽ được chuyển đến.

1. Thư mục email hoặc các mục đã chọn sẽ được di chuyển.

MAC OSX có sử dụng tệp pst không?

Microsoft Outlook cho MAC không sử dụng Thư mục Dữ liệu Outlook. Điều đó nói rằng, chắc chắn có thể nhập các tệp pst được tạo trên máy tính Windows của bạn vào Outlook cho MAC.