Làm cách nào để cập nhật khối chữ ký của bạn trong email Outlook 2019/365/2016?

Áp dụng cho: Windows 7/8/10 và hệ điều hành MAC.

Đây là câu hỏi mà chúng tôi nhận được từ một độc giả muốn thêm văn bản chữ ký chân trang trong Office Outlook 365:

Xin chào các bạn. Một khách hàng của tôi đã gửi cho tôi một mẩu giấy có chữ ký khá lạ mắt ở phía dưới, đầy đủ tên, địa chỉ, chi tiết liên lạc của anh ta. Tôi muốn hỏi bạn làm cách nào để tôi có thể tự động chèn chữ ký của riêng mình vào email Outlook của mình. Lưu ý rằng tôi sử dụng đồng thời nhiều tài khoản email - Gmail cho doanh nghiệp và Outlook.com cho cá nhân; vì vậy tôi muốn có một vài chữ ký được xác định. Điều đó có thể không? Nếu vậy, làm thế nào?

Này - cảm ơn vì câu hỏi. Đặt chữ ký tùy chỉnh của bạn cho các email gửi đi khá đơn giản với Microsoft Outlook. Vì bây giờ tôi đang thiết lập cài đặt Outlook 2019 mới của mình, tôi muốn giải thích quá trình sử dụng phiên bản đó. Điều đó nói rằng, quá trình này gần như giống hệt nhau đối với các phiên bản Outlook khác.

Thêm và thay đổi chữ ký trong Outlook 365/2019/2016

Đây là cách bạn tạo hoặc chỉnh sửa khối chữ ký email Outlook của mình:

1. Trước hết, hãy mở Outlook và sau đó chọn menu Tệp .
2. Bây giờ, hãy chọn Tùy chọn .
3. Sau đó, hãy tiếp tục và chọn Thư .
4. Ở phía bên phải của hộp thoại, nhấn vào nút Chữ ký .
5. Hộp thoại sau sẽ xuất hiện:

1. Đánh mới .
2. Thay đổi chữ ký của bạn rất dễ dàng: chỉ cần sử dụng hộp Chỉnh sửa chữ ký để tùy chỉnh văn bản của bạn theo yêu cầu.
3. Lưu ý rằng bạn có thể dễ dàng thêm liên kết (đến trang web và / hoặc địa chỉ email của bạn), hình ảnh và danh thiếp vào chữ ký của bạn. Bạn thậm chí có thể tạo một chữ ký viết tay đẹp và đính kèm nó vào email gửi đi.
4. Sử dụng tài khoản E-mail thả xuống để liên kết chữ ký mặc định với các tài khoản email khác nhau (Gmail / Yahoo / Exchange / Outlook) nếu cần.
5. Chỉ định xem cài đặt của bạn có nên được sử dụng cho email mới / khi trả lời hay không trong cả hai trường hợp.
6. Lưu ý rằng bạn có thể tạo nhiều mục chữ ký nếu cần. Điều này cho phép bạn thiết lập các chữ ký mặc định khác nhau cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp, kinh doanh và cá nhân. Chỉ cần đảm bảo rằng mục nhập có liên quan được liên kết với tài khoản email phù hợp.
7. Sau khi thực hiện xong nhấn OK .

Thay đổi chữ ký MS Outlook trong macOS

1. Nhấn Outlook .
2. Bây giờ hãy nhấn Preferences .
3. Sau đó, trong Email , nhấn Chữ ký.
4. Nhấn vào dấu + để thêm chữ ký.

1. Chỉnh sửa văn bản chữ ký của bạn nếu cần.
2. Đóng hộp thoại.
3. Sử dụng trình đơn thả xuống Tài khoản để liên kết chữ ký với một tài khoản email cụ thể (GMail / Outlook / Yahoo / Work Exchange).
4. Chỉ định xem nó nên được sử dụng cho email mới / khi trả lời hoặc trong cả hai trường hợp.
5. Hãy tiếp tục và thêm chữ ký bổ sung nếu có.

Cập nhật chữ ký Outlook.com

1. Từ trình duyệt web yêu thích của bạn, hãy tiếp tục và đăng nhập vào Outlook.com.
2. Ở phía bên phải của thanh tác vụ phía trên, nhấn vào nút Cài đặt .
3. Sau đó, trong hộp tìm kiếm, nhập Chữ ký email và nhấn vào liên kết bên dưới.
4. Hộp thoại Soạn và Trả lời sẽ được mở như hình dưới đây:

1. Thêm / Sửa đổi văn bản chữ ký của bạn, bao gồm các liên kết, số điện thoại, thông tin tiêu chuẩn của công ty nếu cần.
2. Xác định xem bạn có tự động đưa chữ ký vào email tin tức, chuyển tiếp email và trả lời hay không.
3. Nhấn Lưu.

Sao lưu chữ ký của bạn

Một số độc giả đã hỏi tôi về nơi văn bản chữ ký được lưu trong Windows để họ có thể sao lưu chữ ký email Outlook của mình khi cần thiết. Khi chuyển đổi máy tính, các chữ ký được cá nhân hóa đã được xác định có thể được sao chép qua mạng / ổ cứng hoặc OneDrive và sau đó được kết hợp vào Outlook.

Trong Windows 7/8 và 10, chữ ký Outlook được đặt tại thư mục : \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Signatures . Khi tạo chữ ký, một số tệp được tạo trong thư mục đó, mỗi tệp tương ứng với các định dạng thư Outlook khác nhau: htm, rtf và txt. Ngoài ra, một thư mục chứa các tệp bổ sung liên quan đến chữ ký được tạo. Khi có mã, hãy đảm bảo sao lưu và sao chép văn bản có liên quan vào máy tính mới.

Đồ họa HTML / hoạt ảnh và siêu liên kết

Bạn có thể thêm dấu ấn cá nhân vào chữ ký bằng cách chèn ảnh (bmp, jpeg, png), hoạt ảnh (gif) và siêu liên kết.

Khi chỉnh sửa chữ ký của bạn trong cả hai phiên bản Windows và MAC của Outlook, bạn sẽ tìm thấy cả nút Chèn ảnh và Chèn siêu kết nối cho phép bạn thực hiện chính xác điều đó.

Thực hiện như sau:

1. Mở hộp thoại Chữ ký như hình trên.
2. Nhấn vào biểu tượng Chèn ảnh
3. Duyệt đến vị trí hình ảnh của bạn trong PC của bạn.
4. Chọn tệp ảnh và nhấn OK.

Lưu ý: Các tệp động (ở định dạng gif hoặc swf) cũng có thể được thêm vào, tuy nhiên, rất có thể chính sách của các nhà cung cấp email khác nhau có thể cách ly các thư có chứa hoạt ảnh hoặc xóa tệp động khỏi email trước khi gửi đến người nhận.

Đó là nó cho ngày hôm nay, hãy để lại dưới dạng nhận xét trong trường hợp có thắc mắc.