Làm cách nào để viết macro hữu ích trong thư Outlook 2016 và 2019?

Trong Microsoft Office, chúng tôi sử dụng Visual Basic for Applications (VBA) để tạo các chương trình tùy chỉnh nâng cao chức năng cơ bản của Office và giúp tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Chúng tôi gọi các chương trình VBA nhỏ này là Macro .

Trong hướng dẫn này, chúng tôi muốn cung cấp tài nguyên phát triển Macro hoàn chỉnh nhất trên web cho Outlook. Chúng tôi sẽ tập trung vào khám phá những điều cơ bản về Outlook VBA cho người mới bắt đầu, học cách viết macro và sau đó xem xét một số ý tưởng macro hữu ích nâng cao hơn. Dựa trên phản hồi mà chúng tôi nhận được, sau khi xem qua hướng dẫn này, bạn sẽ có thể phát triển và chạy các macro VBA đơn giản cho Outlook.

• Kiến thức cơ bản trước tiên: Chúng ta sẽ tìm hiểu cách chèn và lưu macro VBA tùy chỉnh đơn giản vào một Phiên Outlook đang hoạt động.
• Sau đó, chúng tôi sẽ thiết lập môi trường phát triển macro trong máy tính của mình.
• Chúng ta sẽ đi qua các ví dụ cơ bản nhất về Outlook VBA. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được các kiến ​​thức cơ bản về phát triển Macro và cho phép bạn viết các macro đơn giản.
• Tiếp theo, chúng tôi sẽ tiếp tục và xác định một biểu tượng lối tắt cho macro của chúng tôi trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh. Điều này sẽ cho phép chúng tôi chạy macro một cách dễ dàng.
• Và chúng tôi sẽ kết thúc bằng cách bật macro Outlook và xử lý cài đặt bảo mật của chúng để đảm bảo rằng mã sẽ thực sự chạy khi được nhắc trong máy tính của chúng tôi.

Tôi có thể ghi Macro Outlook không?

Không giống như các ứng dụng Office khác, Outlook không cung cấp trình ghi Macro đơn giản để ghi lại các hành động của người dùng và tự động tạo mã VBA cần thiết cho chúng tôi trong nền. Do đó, nếu chúng tôi muốn thêm chức năng tùy chỉnh của riêng mình vào Outlook, chúng tôi sẽ cần học cách viết các chương trình VBA đơn giản và kết hợp chúng vào phiên Outlook của chúng tôi.

Lưu ý: Nếu bạn muốn biết trình ghi macro Office thực sự hoạt động như thế nào, tôi khuyên bạn nên xem hướng dẫn Macro MS Word và Excel VBA Macro .

Viết Macro VBA trong Outlook

1. Trước hết, hãy mở Microsoft Outlook.
2. Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấn nút Alt + F11 .
3. Môi trường phát triển tích hợp dành cho nhà phát triển VBA (IDE) sẽ được mở.
4. Mở rộng cây dự án cho đến nút ThisOutlookSession .
5. Nhấp chuột phải vào ThisOutlookSession và sau đó nhấn Chèn .
6. Bây giờ bạn sẽ cài đặt một mô-đun Visual Basic. Để thực hiện điều đó, hãy tiếp tục và chọn Mô-đun .
7. Dán mã VBA của bạn vào cửa sổ Mô-đun .
8. Nhấn Tệp rồi chọn Lưu .
9. Tiếp tục và đóng môi trường Nhà phát triển . Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại giao diện người dùng Outlook của mình.

Lưu ý: Đọc tiếp một số ví dụ mã đơn giản để giúp bạn bắt đầu với VBA. Không bao giờ sao chép mã VBA từ các tài nguyên không xác định.

Làm cách nào để thiết lập tab nhà phát triển trong Outlook?

Nếu bạn thường xuyên phát triển các Macro Outlook, bạn có thể muốn thiết lập môi trường phát triển Office của mình. Nghe có vẻ lạ mắt phải không? Trên thực tế nó là một thủ tục khá đơn giản. Hãy đọc để biết thêm chi tiết:

1. Mở Outlook , nhấp chuột phải vào vùng Ribbon phía trên và chọn Customize the Ribbon .

1. Kiểm tra mục Nhà phát triển và nhấn OK .

1. Bây giờ bạn sẽ tìm thấy menu Nhà phát triển trong Ribbon.

Các ví dụ hữu ích về VBA trong Outlook

Tạo một tin nhắn email

Đoạn mã đơn giản này tạo một mục email mới theo chương trình.

Tập lệnh bắt đầu bằng cách tạo một mục thư Outlook, sau đó nó đặt các trường thành, chủ đề, văn bản nội dung và CC. Cuối cùng, nó hiển thị thông báo trong Outlook để bạn có thể xem lại và gửi nó theo cách thủ công.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Lưu ý nâng cao: Bạn có thể sử dụng các mẫu Outlook được xác định trước khi xác định email mới với VBA. Để làm điều đó, bạn sẽ cần sử dụng phương thức CreateItemFromTemplate và chỉ định vị trí của tệp mẫu Outlook của bạn (*. Oft ).

Gửi email theo chương trình

Nếu bạn muốn Outlook tự động gửi email bạn vừa tạo, bạn có thể thêm dòng sau vào mã đã đăng ở trên. Dán dòng sau vào trước câu lệnh End Sub của đoạn mã trước.

MyEmail.Send

Đính kèm tệp vào email

Trong nhiều trường hợp, bạn muốn tự động gửi email có đính kèm tệp. Đây có thể là tài liệu Word, bảng tính Excel, bản trình bày Powerpoint, tài liệu PDF, v.v. '. Nếu bạn muốn gửi email có tệp đính kèm theo chương trình, hãy sử dụng mã này:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Ghi chú:

• Hãy đảm bảo rằng bạn đặt đúng đường dẫn và tên tệp đính kèm trong đoạn mã.
• Trong ví dụ này, tôi đã đặt nhiều người nhận vào email , vui lòng điều chỉnh theo yêu cầu.

Tạo nhiệm vụ với VBA

Đoạn mã sau tạo một nhiệm vụ Outlook, gán nó cho một cá nhân khác và đặt chủ đề và nội dung nhiệm vụ.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Lưu dưới dạng HTML

Một số độc giả hỏi làm thế nào để tự động lưu email vào HTML. Đoạn mã dưới đây hoàn thành chính xác điều đó.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Lưu ý: Đảm bảo rằng bạn chỉ khởi chạy mã này trên các email đang mở trong Outlook (không phải trong dạng xem Hộp thư đến / Explorer).

Câu hỏi liên quan đến Macro Outlook

Macro được lưu trữ ở đâu trong Outlook?

Bạn có thể đang lang thang nơi lưu trữ chính xác Macro đã sử dụng của mình. Chà, không giống như trong Excel, ví dụ, cho phép bạn lưu trữ macro trong tệp cá nhân.xlb hoặc trong các bảng tính cụ thể; tất cả các macro của Microsoft Outlook được lưu trữ trong một tệp chung trong hệ thống tệp của bạn. Cụ thể, tệp lưu trữ tất cả các Macro của bạn được đặt tên là VBAProject.otm. Tệp có thể được tìm thấy tại: C: \ users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook.

Nút phím tắt cho macro Outlook

Bước tiếp theo của chúng tôi là chèn một nút tắt nhỏ sẽ cho phép chúng tôi dễ dàng chạy macro. Để đơn giản, chúng tôi sẽ chèn nút này vào thanh công cụ Quick Access.

1. Mở Microsoft Outlook, nếu nó chưa được mở.
2. Nhấp chuột phải vào Ribbon Outlook phía trên và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh .

       Lưu ý: Bạn có thể sử dụng quy trình tương tự để đặt biểu tượng của mình trong chính Ruy-băng thay vì trong Thanh công cụ truy nhập nhanh.

1. Nhấn vào hộp kết hợp ' Chọn lệnh từ ' và chọn Macro .

1. Chọn macro bạn vừa tạo và nhấn Thêm .

1. Nhấn Sửa đổi để xác định hình ảnh biểu tượng tùy chỉnh cho nút Thanh công cụ truy cập nhanh của bạn.

1. Khi hoàn tất, nhấn OK.

Làm cách nào để bật macro trong Outlook?

Bước này là tùy chọn và chỉ nên được thực hiện nếu bạn nhận được thông báo lỗi khi chạy macro mới tạo của mình.

1. Tiếp theo là cho phép Outlook chạy macro VBA của chúng tôi. Theo mặc định, Microsoft Office vô hiệu hóa các macro và không cho phép chúng; vì vậy chúng tôi sẽ cần xác định bảo mật macro thích hợp để cho phép macro Outlook tùy chỉnh của bạn chạy.
2. Trong Outlook 2016, nhấp vào Nhà phát triển trong ruy-băng và chọn Bảo mật Macro .

1. Chọn cài đặt bảo mật Macro của bạn.
   1. Trong Outlook 2016: Chọn Thông báo chỉ cho các macro được ký kỹ thuật số, tất cả các macro bị vô hiệu hóa khác hoặc Thông báo cho tất cả các macro .
   2. Trong Outlook 2019: Chọn Tắt tất cả Macro có thông báo . Điều này sẽ đăng một thông báo cảnh báo yêu cầu sự chấp thuận của người dùng trước khi macro của bạn chạy.
2. Sau khi thiết lập cài đặt bảo mật Macro, hãy nhấn OK .

Lưu ý: Cài đặt bảo mật hiện tại của bạn có thể ngăn Macro chạy trong Outlook. Đây là hướng dẫn về cách tiếp tục nếu Macro bị tắt trong dự án Outlook Macro của bạn .

Cách sử dụng macro Outlook của bạn?

Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, bây giờ đã đến lúc chạy macro mới được tạo của bạn.

1. Điều hướng đến thanh công cụ Quick Access (phía trên bên trái của màn hình - phía trên menu HOME một chút).
2. Nhấn vào biểu tượng bạn đã chỉ định cho macro của mình.
3. Voi'la, bạn vừa hoàn thành và chạy macro Outlook VBA (đầu tiên) của mình!

Ý tưởng Macro Outlook bổ sung

Một số độc giả của chúng tôi đã hỏi liệu chúng tôi có thể chỉ định thêm ý tưởng cho Outlook Automation hay không. Đây là một vài cái để bắt đầu.

1. Tự động lưu tệp đính kèm trong thư đến vào một thư mục cụ thể.
2. Đọc danh sách các mục nhập cuộc hẹn từ tệp CSV và tự động tạo cuộc hẹn trong một hoặc nhiều lịch.
3. Tự động tạo tác vụ / cuộc họp / liên hệ từ các email đến.
4. Trực quan hóa trạng thái phản hồi của những người tham dự đối với một nhóm các cuộc họp định kỳ.
5. Gửi email Outlook từ Excel, Word hoặc Access.
6. Tải xuống tất cả các tệp đính kèm từ một thư mục Outlook cụ thể vào máy tính của bạn. Nếu không gian Tài khoản Outlook của bạn bị hạn chế, bạn có thể sử dụng macro này để chỉ tải xuống cụ thể các tệp đính kèm lớn (trên 5Mb chẳng hạn) vào đĩa của bạn, thay vì quản lý chúng trong Outlook.
7. Xuất danh bạ Outlook trực tiếp vào cơ sở dữ liệu Access. Lưu ý rằng Xuất danh bạ sang CSV có sẵn trong sản phẩm.
8. Tự động cập nhật thông tin cuộc họp cho các cuộc hẹn cá nhân hoặc định kỳ.

Bước tiếp theo

• Cần trợ giúp cụ thể về VBA? Vui lòng liên hệ với chúng tôi để có một đề xuất tùy chỉnh .