Thiết lập và sử dụng các quy tắc tùy chỉnh cho Outlook 2016/2019/365

Cập nhật: Tháng 2 năm 2019

Hoàn toàn áp dụng cho Office 2016, 365, 2019, Viết cho Windows 7 và 10; nhưng chủ yếu áp dụng cho MAC OSX.

Đây là một câu hỏi từ Ronnie:

“Sử dụng Outlook tại nơi làm việc, tôi có thể tự động chuyển tiếp email từ một người nào đó đến một hộp thư khác mà tôi đã định cấu hình trong Yahoo không?”

Cảm ơn vì câu hỏi.

Vâng, điều đó có thể. Đối với các tác vụ tự động hóa đơn giản như được đề cập bên dưới, chúng tôi sử dụng các quy tắc của Outlook.

Các quy tắc cho phép chúng tôi tự động quản lý các hành động trong Outlook (không yêu cầu bất kỳ mã hóa nào!). Dưới đây là một vài ví dụ hữu ích để sử dụng các quy tắc:

1. Định tuyến email đến đến các thư mục cụ thể
2. Xóa hoặc lưu trữ email cũ hơn
3. Phát âm thanh khi bạn nhận được email từ một người cụ thể.
4. Hiển thị một thông báo cảnh báo cụ thể trên các email cụ thể.
5. Thêm chính bạn dưới dạng bcc (bản sao trống) trên các email gửi đi và lưu tệp đính kèm trên máy tính cá nhân của bạn.

Hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu cách để Outlook chuyển tiếp email đến các hộp thư người nhận bổ sung. Nhưng trước hết, chúng ta hãy tìm hiểu cách thiết lập một quy tắc đơn giản.

Tạo quy tắc trong Outlook:

• Trên Outlook, nhấn Trang chủ và chọn Quy tắc thả xuống trong danh mục Di chuyển.
• Chọn Quản lý quy tắc và cảnh báo .

• Nhấp vào Quy tắc mới trong Quy tắc email để thiết lập quy tắc mới.

• Chọn bất kỳ mẫu nào theo yêu cầu của bạn.
• Chúng ta có thể chỉnh sửa mô tả như cài đặt địa chỉ email , bạn có thể thực hiện ở bước 2 và nhấn Next .

• Sau đó chọn bất kỳ điều kiện nào bạn muốn kiểm tra và nhấn Tiếp theo .

• Bây giờ chọn bất kỳ hành động nào phải thực hiện với thư và nhấn N ext .

• Nếu cần, bạn có thể đặt bất kỳ ngoại lệ nào và chọn Tiếp theo .

• Đặt tên cho quy tắc cũng đảm bảo rằng quy tắc được bật và nhấp vào Hoàn tất .

• Để kiểm tra xem quy tắc có đang hoạt động hay không, hãy nhấp vào Chạy quy tắc ngay bây giờ .

Tự động chuyển tiếp email bằng các quy tắc

Ví dụ: Hãy để chúng tôi thiết lập một quy tắc để tự động chuyển tiếp thư khi tôi nhận được từ ai đó. Quy trình được đưa ra dưới đây.

• Trong mẫu, chúng tôi bắt đầu từ một quy tắc trống , nơi chúng tôi áp dụng quy tắc cho các thư tôi nhận được .

• Chúng tôi thiết lập điều kiện như từ mọi người hoặc nhóm công khai.
• Trong mô tả quy tắc chỉnh sửa , chúng tôi đặt địa chỉ thư mà hành động phải thực hiện khi chúng tôi nhận được thư từ.

• Hành động chọn được đặt thành chuyển tiếp hành động đó đến mọi người hoặc nhóm công khai .
• Trong mô tả quy tắc chỉnh sửa , chúng tôi đặt địa chỉ thư mà việc chuyển tiếp phải được thực hiện

• Vì chúng tôi không cần bất kỳ ngoại lệ nào , chúng tôi bỏ qua nó.

• Đặt tên quy tắc là Chuyển tiếp, chọn Bật quy tắc  và nhấp vào Kết thúc .