Cách quản lý thông báo của Slack

Ở cấp độ cao, thông báo Slack kêu gọi sự chú ý đến tất cả những thứ trong không gian làm việc mà bạn quan tâm. Công bằng mà nói, đó có khả năng là một cái xô lớn. Cụ thể hơn, bạn có thể đặt thông báo Slack cho mình khi bất kỳ hoặc tất cả các sự kiện sau đây diễn ra:

• Ai đó gửi cho bạn một tin nhắn trực tiếp
• Ai đó đề cập đến bạn trong kênh bằng cách sử dụng @username
• Ai đó đề cập đến @everyone trong kênh
• Ai đó sử dụng một trong các từ khóa của bạn
• Slackbot nhắc bạn làm điều gì đó

Tất nhiên, bạn có thể tinh chỉnh từng cài đặt này. Có nghĩa là, khi mỗi điều trong số năm điều này xảy ra, Slack không phải thông báo cho bạn. Slack cung cấp cho người dùng khả năng vô song để kiểm soát các cảnh báo của ứng dụng.

Quản lý thông báo Slack

Khi bạn cài đặt Slack lần đầu tiên và tham gia một không gian làm việc, Slack hữu dụng chỉ thông báo cho bạn khi ai đó gửi cho bạn DM hoặc đề cập đến bạn trong một kênh bằng cách sử dụng tên người dùng của bạn.

Theo mặc định, bất kỳ hoạt động nào trong không gian làm việc chưa đọc sẽ khiến Slack hiển thị một chỉ báo hoặc những gì mà Slack và các ứng dụng khác ngày nay gọi là huy hiệu . Hai loại huy hiệu của Slack là

• Dấu chấm: Biểu thị hoạt động chưa đọc chung trong một trong các không gian làm việc Slack của bạn.
• Đánh số trong vòng tròn màu đỏ: Ai đó đã thực hiện một trong những điều sau:
  • Đã gửi cho bạn một tin nhắn trực tiếp
  • Đã đề cập đến bạn hoặc thông báo cho một kênh công khai mà bạn thuộc về
  • Đã sử dụng một trong các từ khóa của bạn trong kênh công khai mà bạn thuộc về

Hình ảnh sau đây hiển thị một không gian làm việc Slack với các huy hiệu và hoạt động chưa đọc.

Ngăn chặn không gian làm việc với các huy hiệu và hoạt động chưa đọc.

Nếu bạn thuộc nhiều không gian làm việc, thì bạn có thể lo lắng về việc bỏ lỡ thư trong một không gian trong khi làm việc trong không gian kia. Đừng như vậy. Slack hiển thị một huy hiệu số ở bên trái của thanh bên cho biết rằng hoạt động mới đã diễn ra trong không gian làm việc khác.

Chỉ báo huy hiệu trượt từ không gian làm việc khác.

Lưu ý rằng hình ảnh trước đó hiển thị giao diện người dùng trước đó của Slack.

Điều đó không có nghĩa là Slack sẽ làm phiền bạn nếu bạn muốn được ở một mình. Bạn có thể dễ dàng tạm dừng thông báo không gian làm việc tại bất kỳ thời điểm nào thông qua chế độ Không làm phiền (DND).

Xem xét các loại thông báo Slack khác nhau

Trong Slack, thông báo đại diện cho một thuật ngữ chung bao gồm một số loại cảnh báo khác nhau. Ở cấp độ cao, bạn có thể xem cài đặt cho thông báo không gian làm việc của mình bằng cách làm theo các bước sau:

Bấm vào menu chính.

Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào Tùy chọn.

Ở đầu màn hình, bạn thấy từ Thông báo.

Bảng thông báo không gian làm việc Slack.

Bằng cách truy cập bảng điều khiển này thông qua một máy tính thích hợp, bạn xác định được nơi mà tất cả điều kỳ diệu xảy ra.

Trước khi đi quá sâu vào lỗ thỏ, hãy nhớ câu châm ngôn này: Không có cách nào đúng hoặc tốt nhất để bật từng thông báo khác nhau của Slack. Chơi với chúng cho đến khi bạn tìm thấy một hệ thống phù hợp với mình. Bạn muốn cân bằng giữa việc nhận các cảnh báo quan trọng kịp thời với việc giữ cho mình tỉnh táo.

Thông báo kênh cụ thể của Slack

Giả sử bạn thuộc về kênh công khai hoặc riêng tư nhưng chỉ muốn đăng ký kênh đó theo định kỳ. Có nghĩa là, bạn không cần phải nhận thông báo thường xuyên từ một kênh cụ thể nhưng cũng không muốn rời khỏi kênh đó hoàn toàn. May mắn thay, Slack cung cấp hai cách để kiểm soát thông báo của bạn từ một kênh cụ thể.

Tắt tiếng kênh Slack

Nếu bạn muốn tiếp tục tham gia một kênh nhưng không muốn nhận bất kỳ thông báo nào, thì tính năng này chính là tấm vé dành cho bạn. Tắt tiếng kênh là một tính năng đặc biệt có giá trị.

Để tắt tiếng một kênh trong Slack, hãy làm theo các bước sau:

Nhấp vào tên của kênh mà bạn muốn tắt tiếng.

Slack hiển thị một ngăn mới ở phía bên tay phải của màn hình.

Nhấp vào biểu tượng Thêm và Slack hiển thị một số tùy chọn.

Nhấp vào nút Mute # [tên kênh] .

Đặt lời nhắc thường xuyên để đăng ký trên các kênh bị tắt tiếng.

Sau khi bạn tắt tiếng một kênh, Slack sẽ tô xám kênh đó trong thanh bên và đặt kênh đó bên dưới những kênh không bị tắt tiếng. Tức là, nó sẽ không còn là màu của các kênh không bị tắt tiếng nữa. Bên dưới, các kênh #finance và #human_resources đã bị tắt tiếng.

Ví dụ về các kênh Slack bị tắt tiếng.

Tắt tiếng một kênh không giống như tắt tiếng cuộc trò chuyện với một người. Một thành viên trong không gian làm việc vẫn có thể gửi DM hoặc thư từ với người đó trong một kênh khác. Hành động này chỉ áp dụng cho kênh và các thành viên của kênh.

Giả sử rằng bạn đã tắt tiếng một kênh và ai đó đề cập đến bạn trong đó. Trong trường hợp này, Slack hiển thị một huy hiệu màu đỏ trong kênh. Đó là một cách nhắc nhở bạn kiểm tra kênh một cách tinh tế. Tuy nhiên, đồng thời, Slack không làm gián đoạn bạn bằng một thông báo.

Đặt thông báo kênh Slack

Slack cho phép bạn tùy chỉnh kênh nào bạn nhận được cảnh báo và thậm chí tốt hơn, thiết bị mà bạn nhận được cảnh báo đó. Để chỉnh sửa thông báo kênh Slack của bạn với mức độ chi tiết cao hơn so với tắt tiếng, hãy làm theo các bước sau:

Ở nửa dưới của thanh bên, hãy nhấp vào tên của kênh có cài đặt thông báo bạn muốn thay đổi.

Nhấp vào nút Chi tiết ở góc trên cùng bên phải của màn hình.

Slack hiển thị một ngăn mới ở phía bên tay phải của màn hình.

Nhấp vào Thông báo.

Từ đây, bạn có thể bỏ qua các đề cập bổ sung và chỉnh sửa thông báo của kênh trên máy tính để bàn và thiết bị di động của mình. Ví dụ: giả sử bạn không muốn nhận thông báo trên màn hình từ một kênh cụ thể nhưng bạn muốn nhận @mentions trên điện thoại di động của mình. Nếu đúng như vậy, hãy đánh dấu vào các hộp như bạn thấy bên dưới.

Ví dụ về thông báo kênh tùy chỉnh.

Nếu bạn không bật thông báo từ ứng dụng Slack trong cài đặt của điện thoại thì bạn sẽ không nhận được chúng.

Tóm lại, bạn có thể định cấu hình Slack để gửi cho bạn các loại thông báo khác nhau từ các kênh khác nhau trên các thiết bị khác nhau. Đây là một ví dụ khác về cách Slack để lại email trong bụi.

Tốt thôi, nhưng nếu bạn muốn xem tất cả cài đặt thông báo của các kênh ở một nơi duy nhất thì sao? Bạn không cần phải săn lùng và mổ xẻ. Một lần nữa, Slack đã đề cập đến bạn:

Bấm vào menu chính.

From the drop-down menu, click on Preferences.

Click on Notifications and scroll down to the very bottom of the page.

Slack composite view of channel notifications.

Click on the x next to a channel setting. Slack then resets the channel’s notifications to its default state.

Keyword-specific notifications in Slack

Keeping track of channel messages is one thing, but what if you want to follow a term or phrase across all channels? Setting up a keyword alert for every channel would be cumbersome. Slack couldn’t agree more. To enable these notifications, follow these directions:

Click on the main menu.

From the drop-down menu, click on Preferences.

Click on Notifications and scroll down to my Keywords.

Enter the keywords for which you want to receive alerts.

Click on X in the upper right-hand corner of the screen.

Slack then displays a red badge in your channel list when someone uses one of your keywords in that specific channel.

Slack workspace keyword alert setting for quarterly meeting.

When someone uses this phrase in a public channel, Slack notifies that person. Note, however, that person won’t receive notifications when others use that term in private DMs and private channels. This alert would be a clear violation of Slack’s user privacy.

Slack DMs from individuals and groups

When a Slack user or group of users send you a DM, Slack sends you a notification. You can view unread messages underneath the channels.

Slack unread DMs.

Missed calls in Slack

What if a colleague calls you but you aren’t able to answer? In this case, Slack places a badge next to that person’s name in the sidebar. If a colleague calls a channel and you miss it, Slack bolds the channel name in the sidebar. You see a notification that you missed a call.

DM reminders

You can easily set DM reminders. For example, at 3:51 p.m. on Friday, Steve sends you a DM but you’re busy. You quickly set a reminder to see that message at 8:30 a.m. on Monday. At that point, Slackbot reminds you about his DM.

Simple Slack reminder notification.

Slack’s member join and leave messages

If you work in at a big company, then you probably want to disable Slack notifications when members join and leave company-wide public channels. If so, then follow these steps:

Click on the main menu.

From the drop-down menu, select Settings & administration and then Workspace settings.

Slack launches a new window or tab in your default browser.

Scroll down to Join & Leave Messages and click on the white Expand button.

Uncheck the box next to the words Show a message when people join or leave channels.

Click on the Save button.

Depending on your individual and workspace settings, Slack may still display notifications in certain cases. Examples include

• Small public channels
• Private channels
• When somebody accepts an invitation from a member of an existing private channel

Carefully think about the notifications that you need to receive. Ideally, each one really matters.

Threads and notifications in Slack

Có một vấn đề chính với email tại nơi làm việc - đặc biệt là tất cả các thư đều quan trọng như nhau đối với tất cả nhân viên. Như bạn đã biết, không có gì có thể được xa hơn từ sự thật; những điều khác nhau quan trọng đối với những nhân viên khác nhau vào những thời điểm khác nhau. Một kích thước không bao giờ phù hợp với tất cả.

Người dùng Slack có thể tạo các chuỗi kết hợp các nhận xét và câu hỏi riêng lẻ thành một thực thể gắn kết. Hơn nữa, bạn có thể theo dõi hoặc hủy theo dõi họ lúc rảnh rỗi. Nếu bạn đang giữ các tab trên một chuỗi, thì Slack sẽ đặt một huy hiệu màu đỏ bên cạnh Chuỗi ở đầu không gian làm việc của bạn:

Slack thông báo về hoạt động mới trong chuỗi.

Đồng thời thông báo cho nhiều người dùng trong Slack

Bạn có thể nhận được hàng loạt email mỗi ngày tại công việc của mình. Có thể một vài trong số những thông điệp này thực sự áp dụng cho bạn. Đối với những phần còn lại, bạn loại bỏ chúng một cách chính đáng là không liên quan. Các vụ nổ email hàng loạt có thể chỉ làm bạn khó chịu một chút. Tuy nhiên, bạn có thể sẽ chấp nhận chúng vì chúng đại diện cho cách duy nhất để cảnh báo mọi người trong bộ phận hoặc công ty về một thông báo hoặc sự kiện. Rốt cuộc, nói chung, tốt hơn là để cho quá nhiều người biết còn hơn quá ít, phải không?

Slack giúp dễ dàng cảnh báo cả không gian làm việc và các thành viên trong kênh. Bảng sau cung cấp một số mẹo nhanh để thu hút sự chú ý của nhiều người. Bằng cách sử dụng các tay cầm này, bạn không cần phải tìm kiếm mọi người trong không gian làm việc và thêm họ vào DM nhóm - một phương pháp tiết kiệm thời gian chính để đảm bảo. Hơn thế nữa, bạn không cần phải nhẫn tâm tiêu diệt đồng nghiệp của mình bằng những tin nhắn không liên quan.

Slack @ -Symbol Notification Tricks

Gọi ra	Mục đích
@ở đây	Chỉ thông báo cho các thành viên kênh đang hoạt động
@nhóm người dùng	Chỉ thông báo cho các thành viên của một nhóm người dùng cụ thể
@kênh	Thông báo cho tất cả các thành viên của kênh, đang hoạt động hay không
@tất cả mọi người	Thông báo cho mọi người trong # kênh chung; như tên gọi của nó cho thấy, việc sử dụng điều này sẽ thông báo cho mọi người trong không gian làm việc

Giả sử rằng bạn sử dụng đăng thông báo trong một kênh có sáu thành viên trở lên. Hơn nữa, tin nhắn của bạn bao gồm @channel hoặc @everyone. Theo mặc định, Slack yêu cầu bạn xác nhận tin nhắn của mình trước khi gửi đi trừ khi Chủ sở hữu không gian làm việc đã tắt cảnh báo này.

Ngoài ra, hãy ghi nhớ những điểm sau:

• @channel không hoạt động trong một chuỗi. Nếu bạn muốn nhiều người xem câu trả lời của bạn cho một câu hỏi, thì hãy đăng một liên kết đến tin nhắn trong kênh mong muốn.
• Nếu bạn sử dụng một trong các chú thích được cung cấp trong bảng đó ở trên trong một chuỗi, thì huy hiệu màu đỏ sẽ xuất hiện trong thanh bên của các thành viên có liên quan với một cảnh báo: Tùy thuộc vào cách từng thành viên đã định cấu hình thông báo thiết bị của họ, họ có thể không nhận được cảnh báo.
• Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể gọi một người dùng cụ thể bằng tên người dùng. Ví dụ: nếu bạn nhập @ianmosley, thì Slack sẽ gửi cho Ian một thông báo.
• Tìm hiểu thêm thông tin về thông báo trên màn hình của Slack . Slack cho phép bạn tùy chỉnh âm thanh, giao diện của chúng và hơn thế nữa.

Muốn tìm hiểu thêm? Hãy thử mười mẹo Slack tuyệt vời này .