如何共享 Microsoft Project 資源

許多使用 Microsoft Project 2019 的組織同時管理大量項目。有時，一個項目是公司中唯一的同類項目，例如組織辦公室搬遷。其他項目，例如建築公司的建築設計項目，與其他幾個類似的項目同時進行，並利用許多相同的資源，例如建築師和繪圖員。

當一個組織同時從事類似性質的項目時，從集中的資源池中提取可以節省時間，因為它不必創建已經存在的資源。跨項目跟踪資源也很有幫助。

您可以使用另一個節省時間的項目功能從公司通訊簿或您自己的 Outlook 通訊簿中提取現有資源。

如何創建共享文件

單個資源和通用資源都可以在空白項目中創建為資源庫，並保存到公司網絡上的可訪問位置。然後，任何項目經理都可以將這些資源分配給她自己的項目。這些項目然後被稱為共享文件因為它們共享資源池中的資源。例如，如果您有一個製造公司中的每個人都分配給項目的維護人員池，則創建一個名為 Resource Pools 的項目文件，並在資源表視圖中輸入要共享的所有資源。或者創建名為 CEO 的資源池文件，讓所有管理需要 CEO 參與的項目的人都從該中心位置分配他。然後使用 Project 中的資源共享工具將這些資源分配給您計劃中的任務。

當任何人使用共享文件中的資源分配時，該信息也會保存在資源池文件中。然後任何人都可以使用該文件查看組織中所有項目的資源分配。

如何從項目管理資源庫中略讀

如果您在整個公司中使用 Project，您可能擁有一個資源庫，這是一個公共資源的集中存儲庫，允許項目經理將這些資源分配給他們的各種項目。通過使用資源池，您可以隨時了解所有項目中資源的繁忙程度。

不要將資源池與企業資源混淆，後者要求您設置 Project Professional、Project Server 和 Microsoft Office Project Web App。資源庫只是一個項目文件，它僅包含資源表視圖中的資源列表，並保存在您的工作組或公司服務器的共享網絡驅動器上。任何有權訪問資源庫文件的人都可以將其中包含的資源分配給項目。資源池為每個人省去了在他或她的個人項目中重複創建這些資源的麻煩。

要訪問可供整個組織使用的資源，請按照以下步驟操作：

打開資源池文件，然後打開將成為共享文件的文件。

在共享文件中，選擇資源 → 資源池 → 共享資源。
出現共享資源對話框。

指定項目的資源。
如果要指定項目僅使用自己的資源（默認設置），請選擇“使用自己的資源”選項。如果要共享資源，請選擇“使用資源”選項，然後從“發件人”列表中選擇一個項目。

指定存在衝突資源設置（例如資源基準日曆）時 Project 應執行的操作。
如果您的項目設置優先，請選擇共享者優先選項。如果您希望池設置成為規則，請選擇池優先。

單擊“確定”按鈕完成該過程。
指定資源池中的所有資源都會添加到您自己項目的資源列表中，準備分配給任務。

將共享資源添加到項目後，您可以更新共享資源信息，以防維護這些共享資源的人員做出更改，例如提高資源的每小時費率。為此，請選擇資源 → 資源共享 → 刷新資源池。

如果您隨時將單獨的項目合併到一個主項目中，Project 允許您擁有重複的資源。如果您鏈接合併的項目，然後刪除主項目中的重複資源，它也會在子項目中被刪除。更好的做法是讓所有單獨的項目共享資源池中的資源，以便在創建主項目文件時不存在重複的資源。

從資源池中提取資源可以節省您的時間，因為您不必反復重新創建這些資源。但是，您可能想知道是否應該在資源池文件中跟踪資源的時間以查看資源是否超額預訂。現實世界中的大多數項目使用的資源並非專門用於單個項目。Project 的新用戶經常感到困惑，因為幾乎每個參與項目的人都會花時間在其他工作上，從與同事和客戶的一般溝通到在其他項目上的投入。這些初學者是否應該建立資源池以考慮同時在多個項目之間共享時間？

一般而言，試圖跟踪每個資源一天的每一分鐘以查看資源是否 100% 或 50% 用於您的任務，或者是否在多個項目之間共享，這相當於混亂。問問自己這個問題：當這個資源處理你項目中的任務時，他會在那個時候把全部注意力放在那個任務上嗎？如果是這樣，您可能不需要在許多項目中跟踪共享資源。尤其是在較短的任務中，抵制對自己項目之外的資源進行微觀管理的衝動通常效果很好。另一方面，如果您的資源只工作一半時間或經常在兩個項目之間分配時間，請考慮使用共享資源工具跨項目跟踪這些資源。

如何從 Outlook 導入資源

Project 允許您從 Outlook 中提取資源，從而節省輸入資源信息所花費的時間。

要從 Outlook 提取資源，您必須將其指定為默認電子郵件程序：打開 Outlook，當系統詢問您是否希望將其作為默認程序時，請說是。

當您將一個或多個 Outlook 資源插入到您的項目中時，這些資源將被添加到您的項目列表中，並使用它們在 Outlook 通訊簿中存在的資源名稱和電子郵件地址。還預先分配了默認的首字母首字母縮寫和工作類型。然後，您可以將任何您喜歡的詳細信息添加到資源中。

要從 Outlook 通訊簿插入資源，請顯示資源表視圖並按照以下步驟操作：

轉到功能區上的“資源”選項卡。在插入組中，單擊添加資源，然後單擊通訊簿。
出現“選擇資源”對話框。

單擊名稱列表中的資源名稱。

單擊“添加”將所選名稱放入“資源”列表中。

重複第 2 步和第 3 步，將要導入的所有資源名稱添加到您的項目中。

完成後，單擊“確定”按鈕。

這些名稱現在出現在項目資源列表中，您可以將它們分配給任務。

有關管理 Microsoft Project 資源的詳細信息，請參閱如何在 Microsoft Project 2019 中管理資源。