如何在 Outlook 2019 中創建和分類筆記

許多人使用便利貼來為自己創建一些信息的提醒：從網站密碼到令人難忘的引文。Outlook 2019包括便箋，它們是這些便箋的電子等效物。您可以在便籤上存儲任何您想要的內容，但它們最適合用於少量數據，例如預訂確認代碼或會員 ID 號碼。您可以讓筆記保持打開狀態（只要 Outlook 處於打開狀態），以便每次看到它時都會收到提醒，或者您可以關閉筆記以使其不會妨礙您。

要創建筆記，請按照下列步驟操作：

顯示 Outlook 的備註部分。

為此，請單擊窗口左下角的“更多”圖標 (...)，然後在出現的菜單上單擊“備註”。

選擇主頁 → 新建筆記或按 Ctrl+N。

出現一個新的空白筆記。

查看這些其他Outlook 2019 鍵盤快捷鍵。

在出現的新空白筆記中，輸入您想要的任何內容。

第一行的前幾個詞將顯示為圖標標題，因此請盡量在那裡進行描述。當然，除非你試圖偽裝信息，比如密碼；那麼你可能想要一些誤導性的文本作為第一行。一位聰明的用戶將她的密碼保存在一個名為“家庭生日”的便箋中，認為有人偷窺她的密碼不會關心家人的生日，並且會忽略它。

單擊右上角的 X 按鈕關閉便箋。它是自動保存的。

以下是一些方便的 Outlook 筆記提示：

• 重新打開筆記：雙擊它。在您關閉它或退出 Outlook 之前，它一直保持打開狀態。
• 移動筆記：拖動它的標題欄（它頂部的彩色欄），將它放置在屏幕上的任何位置，甚至是 Outlook 窗口的邊界之外。它會一直存在，直到您關閉 Outlook。
• 編輯筆記：打開它並進行編輯。
• 要更改筆記的大小：單擊並拖動其右下角。
• 刪除筆記：選擇它並執行以下操作之一： 選擇主頁 → 刪除，按鍵盤上的 Delete 鍵，或右鍵單擊筆記並從打開的菜單中選擇刪除。

就像刪除聯繫人一樣，已刪除的筆記會移動到“已刪除郵件”文件夾中。

要檢索已刪除的筆記，請打開Outlook的“郵件”部分，顯示“已刪除郵件”文件夾的內容，找到該筆記，然後將其拖到窗口左下角的“便箋”圖標上。您也可以右鍵單擊它，選擇移動到文件夾，然後指定要將其移動到的位置。

如何對 Outlook 筆記進行分類

由於筆記是如此多用途的項目，您可能會發現創建類別以區分一種類型的筆記與另一種類型的筆記很有用。

通過為筆記指定顏色，您可以指明它包含的信息類型。例如，您可以選擇將財務票據設為綠色，將家庭票據設為藍色。

為筆記指定顏色類別

右鍵單擊註釋並選擇分類。出現顏色選擇菜單。

單擊所需的顏色。

如果您的主要/默認電子郵件帳戶是 IMAP 類型，您將無法使用類別。如果您沒有在右鍵單擊菜單上看到“分類”，這就是原因。

如果您之前使用過此類別，則此時您已完成。筆記的圖標和背景會變成那個顏色。但是，第一次使用某種顏色時，“重命名類別”對話框會打開，因此您可以指定名稱。Outlook 不會對顏色附加任何特殊含義；你自己做。如果出現提示，請在“名稱”框中更改名稱。然後單擊確定。

如果要重命名類別，可以按照以下步驟操作：

選擇主頁 → 類別 → 所有類別。

“顏色類別”對話框打開。

單擊所需的類別，然後單擊重命名。

名稱變為可編輯。

鍵入新名稱並按 Enter。

請注意，在上圖中，您還可以創建和刪除類別並更改分配給類別的顏色。（這可能很有用，例如，如果您想更改用於表示某個類別的顏色，但又不想丟失已分配給現有筆記的類別信息。）您最多可以有 25 個類別。

一個筆記可以分配多個類別。每個類別都是每個音符的開/關切換。筆記的圖標僅顯示上次分配給它的類別的顏色，但它仍然保留其他類別。要從筆記中刪除類別，請選擇該筆記，單擊主頁 → 分類，然後單擊該類別以關閉該筆記。

Outlook 中的日曆和任務功能也共享這些類別。在創建類別時，請考慮如何對約會和事件進行分類。