改善 Microsoft Teams 會議的 10 個技巧

會議有各種形式和規模，唯一不變的是它們填滿了我們的日程安排。面對如此多的會議，盡可能高效地組織、安排和召開會議非常重要。幸運的是，Microsoft Teams包含多項對提高會議效率特別有用的功能。

在 Teams 會議期間聊天

我在 Microsoft Teams 中最常見的活動是與其他人聊天。我發現能夠在 Teams 會議期間與同事聊天特別有幫助。每次 Teams 會議開始時都會自動創建一個群聊，其中包括所有會議參與者。聊天窗口出現在屏幕右側。當會議正在進行並且人們正在演示和使用音頻交談時，其他人可以在聊天窗口中聊天。這個簡單的機制被證明是非常強大的。例如，假設您錯過了演示者所說的內容。與其打斷整個會議並要求演示者重複他或她自己，您只需輸入聊天內容並要求聊天中的某人進行澄清或填補空白。我發現我在大型會議中總是這樣做。

會議結束後，聊天繼續處於活動狀態，任何人都可以繼續發布消息。對於定期會議，聊天將在會議之間延續，因此總會有過去會議的記錄，會議邀請中的任何人都可以加入即將舉行的會議的聊天。我見過較大的公司使用它來跟踪即將舉行的會議的議程項目。人們將在一周內的定期會議聊天中發帖，然後在會議期間，團隊將在會議期間審查聊天並討論項目。

我喜歡在會議期間關閉消息通知，如果有人在用音頻說話時有很多人在聊天。每條新消息都會發出通知，我發現它可能會分散注意力。您可以在設置的通知部分找到關閉傳入消息聲音的選項。單擊出現在 Teams 屏幕右上角的個人資料圖片，然後選擇設置。在出現的下拉菜單中，選擇通知並查找名為其他的部分。在那裡您會找到通知聲音的設置，您可以將其設置為關閉。

使用錄音捕獲 Teams 會議

我無法告訴你有多少次會議錄音讓我的團隊免於頭痛。錄音記錄了會議中發生的一切。錄音可以與未參加會議的其他人共享，並由參加會議的人員進行審閱。如果每個人都理解並同意會議將被記錄，我強烈建議記錄會議。

出於隱私考慮，Teams 不會讓你錄製兩個或更少人的通話。一旦有兩個以上的人通話，就變成了會議，您可以進行錄音。

錄製開始時，Teams 會通知與會者。但是，我希望通過在開始時提到我打算錄製會議來確保每個人都完全清楚並熟悉預先錄製會議，這樣就不會出現任何問題。

在 Teams 中錄製會議很容易。開始錄製：

加入現有會議或開始新會議。

通過從工具欄中選擇省略號來打開會議控件。

從出現的彈出菜單中選擇開始錄製，如圖所示。

開始錄製團隊會議。

錄製開始後，將通知會議中的每個人。

要結束錄製，請再次單擊省略號並選擇停止錄製。
您還可以通過結束會議來結束錄製。
如圖所示，錄音將提供給會議頻道。頻道中的任何人都可以單擊錄製文件來查看會議。

在頻道中查看會議錄音。

會議記錄是一種非常強大的東西。您可以與無法參加會議的其他人共享它，或者在以後使用它作為討論和/或決定的內容的提醒。錄音本身位於名為 Microsoft Stream 的服務中。您可以通過從頻道中的錄音中選擇省略號，然後選擇獲取鏈接來獲取會議的直接鏈接，如圖所示。此外，您可以直接在 Stream 中打開錄製內容，甚至可以在頻道中將錄製內容設為自己的選項卡。

獲取會議錄音的直接鏈接。

靜音控制噪音

在開會時，我喜歡將麥克風靜音，除非我正在發言。這樣其他參與者就听不到我周圍可能發生的任何背景噪音。大多數人都遵循同樣的會議禮儀，但每個人都會時不時地忘記。有人可能會問是否每個人都可以將麥克風靜音，但這可能會干擾會議。

在 Teams 會議中，您可以將其他參與者的麥克風靜音。當某人的麥克風拾取背景噪音（例如狗吠）時，我已經多次使用此功能，但我不想通過要求此人將他或她的麥克風靜音來擾亂會議。

要將會議的其中一位參與者靜音，請轉到出現在會議窗口右側的會議名冊，選擇此人的姓名，然後選擇將參與者靜音。要將所有人靜音，請從名單中選擇全部靜音。此處顯示了這兩個選項。您靜音的參與者將收到您已將他們靜音的通知，並且他們可以隨時取消靜音。

在 Teams 中將會議參與者的麥克風靜音。

將某人靜音後，最好向該人發送私人聊天消息，讓他或她知道您這樣做了。幾乎每次我這樣做時，這個人都會感謝我，並告訴我他或她只是跑去喝咖啡或去洗手間而忘記將麥克風靜音。

模糊你的背景

我喜歡能夠在任何有 Internet 連接的地方與團隊成員舉行會議的靈活性。使用視頻為會議增加了巨大的價值；然而，這也帶來了挑戰。如果您發現自己在不希望每個人都看到的地方工作怎麼辦？例如，我經常在家開會而不是走進辦公室。當我坐在廚房的桌子旁時，您可以在背景中看到我們臨時開放的食品儲藏室。如果我正在與廚師開會，這將是一個很好的背景，但它可能會分散任何其他類型的會議的注意力。

Teams 有一個很酷的功能，可以讓你模糊背景，但在視頻通話時讓你的臉保持專注。會議中的每個人都可以清楚地看到您，即使您在說話時轉動頭部，但您身後和背景中的任何內容都模糊不清。不再擔心任何髒衣服，字面上，這可能會在您不知情的情況下出現！

在您加入會議之前，您會看到用於打開攝像頭和麥克風的開關。在這些切換之間是一個模糊切換，如圖所示，您可以使用它來模糊背景。當您打開模糊選項時，您的背景會變得模糊，但您的臉部會保持清晰。如果您已經加入會議，您可以在更多操作彈出菜單中找到模糊選項，如圖所示。

在加入團隊會議之前模糊背景。

加入團隊會議後模糊背景。

如果您沒有支持連接到 Teams 的模糊選項的攝像機，您將看不到用於打開相機和模糊背景的開關。這通常是 Teams 和 Microsoft 產品中的常見主題。如果未連接所需的組件（如支持模糊功能的相機），則用戶界面的元素將出現和消失。

記筆記

錄製會議是完整記錄會議的理想方式，但實際上，您在會議結束時通常需要的是會議記錄。您可以使用筆記（也稱為會議紀要）來記錄關鍵決策和行動項目。

Teams 有一個專門用於捕獲會議筆記的功能。筆記是共享的，這樣會議中的每個人都可以貢獻和查看添加的筆記。我無法告訴你有多少次我在開會時有人錯誤地記下了筆記。一個簡單的錯誤溝通可能會在未來產生連鎖反應。當每個人在會議期間實時查看和添加會議記錄時，誤傳的可能性就大大降低了。

您可以在會議開始前或會議期間添加有關會議的註釋。如果會議已設置並綁定到 Teams 頻道，您可以進入該頻道並在那裡討論會議。如果會議沒有頻道，您仍然可以添加備註。

要添加會前筆記，請按照下列步驟操作：

打開您的日曆並選擇要添加備註的會議。

選擇與參與者聊天，如圖所示。

Teams 將為會議創建聊天，所有會議參與者都會自動添加到其中。會議召開時，聊天將成為會議的一部分。

向會議添加會前記錄。

會議開始後，除了聊天之外，您還可以向會議添加官方註釋。要打開會議筆記或開始做筆記，請按照以下步驟操作：

從會議選項菜單中，選擇顯示會議筆記選項。
如果您已經為會議創建了筆記，會議筆記將在屏幕右側打開，如圖所示。或者，如果尚未向會議添加備註，則可以選擇在會議開始後為會議創建備註，如圖所示。要創建新的會議筆記，請繼續執行步驟 2。

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

在 Teams 會議期間，您可以共享整個屏幕、特定窗口、PowerPoint 演示文稿或白板（在上一節中介紹）。就我個人而言，我喜歡只分享我在會議中談論的窗口或 PowerPoint 幻燈片。例如，如果我正在展示一個網站，我只是共享 Web 瀏覽器窗口而不是我的整個桌面。如果我正在瀏覽 PowerPoint 演示文稿，我只是共享 PowerPoint 窗口。

您可能不想顯示整個桌面的原因有很多。例如，您的數字桌面可能堆滿了您正在整理的各種文件。或者，您可能擁有不應該被會議中的每個人看到或記錄的敏感材料。無論出於何種原因，您都可以只分享您希望團隊關注的內容，而將桌面的其餘部分隱藏起來。

要共享您的桌面、窗口或 PowerPoint 演示文稿，請執行以下步驟：

加入現有的 Teams 會議或開始新的會議。

從會議控件中，通過選擇看起來像帶有箭頭的計算機顯示器的圖標來展開“共享”對話框。
屏幕底部將展開，您將看到用於共享屏幕、屏幕上的窗口或 PowerPoint 文件的選項。

選擇要與會議共享的選項。
紅色框將概述與他人共享的內容，以便您準確了解他們可以看到的內容。

要停止演示，請選擇顯示窗口頂部的停止演示按鈕，如圖所示。

在 Teams 會議期間共享 PowerPoint 演示文稿。

控制別人的屏幕

在上一節中，您將了解如何與他人共享您的屏幕。您還可以讓其他人控制您的屏幕或要求控制其他人的屏幕。當您通過 Teams 控制其他人的屏幕時，您可以移動該人的鼠標並使用您自己的鼠標和鍵盤在他或她的屏幕上打字。當我想向某人展示如何在他或她的計算機上做某事時，我經常使用它。

未經您的許可，他人無法控制您的屏幕。如果有人請求控制您的屏幕，您將看到一條消息，詢問您是否允許該人控制您的屏幕。如果您批准該請求，該人將能夠在您的屏幕上控制您的鼠標；但是，如果您拒絕該請求，該人將無法控制。

要授予對共享屏幕的控制權，請選擇顯示在共享區域頂部的“授予控制權”按鈕。當您選擇此按鈕時，會出現一個下拉菜單，其中列出了會議中的每個人。您可以選擇將屏幕控制權交給誰。您可以使用相同的方法收回控制權。

組織團隊以滿足您的會議需求

我傾向於喜歡大多數會議的 Teams 佈局方式的默認設置。團隊通常會做出明智的決定，並在主屏幕上顯示人員和主屏幕上顯示演示之間切換。團隊還將檢測誰在說話並放大該人的視頻，以便您可以專注於說話的人。

但是，您可能想要控制並改變您看待事物的方式。您可以通過單擊參與者的視頻或演示文稿在人物和演示文稿之間切換。您還可以拍攝參與者的視頻並將其固定以使其始終顯示。有時我喜歡從 Teams 中彈出視頻並將其拖到另一台顯示器上。所有這些靈活性確保您可以調整會議以滿足您的需求。

在會議進行時使用 Teams

在會議期間，大多數團隊屏幕專用於會議。當您想專注於會議時，這很有價值。但是，您仍然可以在會議進行時使用 Teams 的其他部分。例如，如果有一個大型會議需要我聽取但沒有集中全部注意力，我將盡量減少會議並使用 Teams 的其他部分。最小化會議就像單擊 Teams 的另一部分（例如另一個頻道或聊天）一樣簡單。當您在會議外單擊時，Teams 會自動將會議最小化到左側導航窗格頂部的一個小窗口中，如圖所示。要返回會議並最大化屏幕上的窗口，只需在會議窗口內單擊即可。

已最小化的團隊會議。