整理 Outlook 電子郵件：清理文件夾

擺脫 Outlook 文件夾中不需要的項目對於良好的心理健康至關重要。Outlook 收件箱中的所有雜亂內容都可能令人沮喪。此信息解釋了另外兩種用於組織Outlook 2019電子郵件和從文件夾中刪除碎屑的技術 - 存檔和郵箱清理命令。

歸檔 Outlook 收件箱中的舊資料

在某些情況下，Outlook 會將超過六個月的電子郵件、任務和約會放在存檔文件夾中，這是一個特殊文件夾，用於存放 Outlook 認為已過時且不再值得保留的項目。Outlook 將這些項目發送到存檔文件夾稱為“自動存檔”。已存檔的項目不會永遠丟失。您可以通過打開文件夾窗格上的存檔文件夾文件夾及其子文件夾來訪問它們。這些文件夾和子文件夾是在您第一次歸檔項目時自動創建的。

歸檔是一種將不再重要的項目的郵件文件夾、任務列表和日曆剝離的方法。如何以及何時歸檔項目取決於您。要歸檔項目，您可以自行歸檔它們，建立一組適用於所有文件夾的默認歸檔規則，或者，如果某個文件夾需要單獨注意且不應受默認歸檔規則的約束，則為此建立特殊規則文件夾。每個文件夾都可以有自己的一組歸檔規則或受默認規則的約束。

告訴 Outlook 如何存檔舊資料：

• 建立默認歸檔規則：在“文件”選項卡上，選擇“選項”以打開“Outlook 選項”對話框。然後，在“高級”選項卡上，單擊“自動存檔設置”按鈕。您會看到“自動存檔”對話框。
• 為特定文件夾建立規則：選擇文件夾，轉到文件夾選項卡，然後單擊自動存檔設置按鈕。您會看到“屬性”對話框的“自動存檔”選項卡，如

制定默認歸檔規則（左）和文件夾規則（右）。

Outlook 中的默認歸檔規則

在“自動存檔”對話框中協商這些選項以建立默認存檔規則：

• 運行 AutoArchive Every：輸入一個數字來告訴 Outlook 多久歸檔一次項目。
• 存檔運行前提示：如果選中此復選框，您會在存檔開始前看到一個消息框，如果需要，您可以通過在消息框中選擇否來拒絕存檔。
• 刪除過期項目（僅限電子郵件文件夾）：選中此復選框可在時間段過期後刪除所有電子郵件。
• 存檔或刪除舊項目：如果您不想存檔項目，請取消選擇此選項。
• 在文件夾列表中顯示存檔文件夾：如果要在文件夾窗格中保留文件夾的存檔版本，請選擇此選項。存檔項目保存在此文件夾中，以便您可以查看它們。
• 清除早於的項目：選擇歸檔項目的截止時間段。
• 將舊項目移至：如果要將存檔文件存儲在某個位置，請單擊瀏覽按鈕並選擇一個文件夾。
• 永久刪除舊項目：如果要刪除而不是歸檔舊項目，請選擇此選項。

Outlook 文件夾的歸檔規則

在“屬性”對話框中的這些選項中進行選擇，以建立特定文件夾的歸檔規則：

• 不存檔此文件夾中的項目：如果文件夾中的項目不值得存檔，請選擇此選項。
• 使用默認設置存檔此文件夾中的項目：選擇此選項以遵循文件夾的默認存檔規則。
• 使用這些設置存檔此文件夾：選擇此選項可為文件夾建立存檔規則。
• 清除早於的項目：選擇一個截止時間段，在此之後將文件夾中的項目歸檔。
• 將舊項目移動到默認存檔文件夾：選擇此選項可將項目移動到您選擇的默認文件夾。
• 將舊項目移至：如果要將歸檔項目存儲在特定位置，請單擊瀏覽按鈕並選擇一個文件夾。
• 永久刪除舊項目：如果要刪除而不是存檔此文件夾中的項目，請選擇此選項。

除了存檔之外，另一種自動刪除小玩意兒的方法是利用規則嚮導在到達時刪除某些類型的電子郵件。

運行 Outlook 的郵箱清理命令

郵箱清理命令是一個通用命令，用於查找電子郵件、歸檔項目、刪除項目和刪除項目的替代版本。要使用該命令，請轉到“文件”選項卡，選擇“信息”，單擊“工具”按鈕，然後選擇“郵箱清理”。您會看到“郵箱清理”對話框。該對話框提供了進入這些不同Outlook 任務的快速入口：

• 查看文件夾佔用多少磁盤空間：單擊查看郵箱大小按鈕，然後記下文件夾大小對話框中的文件夾大���。
• 查找項目：選擇一個選項按鈕以查找早於特定天數或大於特定千字節數的項目，輸入天數或千字節數，然後單擊“查找”按鈕。您將進入“高級查找”對話框。
• 歸檔項目：單擊“自動歸檔”按鈕以歸檔文件夾中的項目。
• 清空已刪除郵件文件夾：單擊清空按鈕以清空已刪除郵件文件夾。
• 刪除項目的所有替代版本：如果您通過 Exchange Server 帳戶發送電子郵件並且想要刪除同步期間創建的項目的替代版本，請單擊刪除。

清理郵箱。