Word 2013 完整指南（第 3 部分）：如何儲存和共用文檔

• Word 2013：使用 Microsoft 帳號和 OneDrive 的說明
• Word 2013 完整指南（第 1 部分）：Word 中的基本任務
• Word 2013 完整指南（第 2 部分）：如何建立新文件和開啟現有文檔

當您在 Word 中建立新文件時，您需要知道如何儲存它，以便稍後存取和編輯它。與先前版本的 Word 一樣，您可以輕鬆地將文件保存在電腦上。此外，如果需要，您也可以使用OneDrive將檔案儲存到雲端服務。

您甚至可以直接從 Word 匯出和共用文件。

觀看更多影片：有關如何儲存和分享 Word 文件的說明

OneDrive以前稱為SkyDrive。OneDrive 的工作方式本質上沒有什麼不同 - 它只是為現有服務起了一個新名稱。在接下來的幾個月中，您可能仍會在某些 Microsoft 產品中看到 SkyDrive。

A. 儲存並儲存為

Word 為使用者提供了兩種儲存任何檔案的選項：「儲存」和「另存為」。總的來說，這兩個選項的工作原理相似，只有一些重要的設定差異。

• 儲存：建立或編輯任何文件時，您將使用「儲存」命令來儲存變更。大多數情況下您將使用此命令。儲存檔案時，第一步是為檔案命名並找到儲存檔案的位置。完成編輯過程後，按一下「儲存」命令將檔案儲存在相同位置並使用相同名稱。
• 另存為：使用此命令建立文件的副本，同時保持原始文件不變。當使用“另存為”命令時，您必須提供不同的標題名稱並找到另一個位置來保存該副本。

一、儲存文檔

每當您開啟新專案或對 Word 文件進行一些變更時，儲存文件是最重要的。儘早並定期儲存文件可以幫助您不再擔心遺失文件。此外，您還需要注意文件的儲存位置，以便您更輕鬆地尋找和開啟文件。

1.在快速存取工具列上導覽並選擇「儲存」命令。

2. 如果您是第一次儲存文件，Backstage 檢視中將顯示「另存為」視窗。

3. 您需要做的下一步是選擇儲存檔案的位置並命名檔案。按一下「瀏覽」選擇在電腦上儲存檔案的位置，也可以按一下「OneDrive」將檔案儲存在 OneDrive 上。

4. 現在將出現「另存為」對話方塊。選擇您要儲存文件的位置。

5. 為檔案命名，然後按一下「儲存」。

6. 文件將被儲存。您可以再次按一下「儲存」命令來儲存對文件的編輯。此外，您還可以透過按下組合鍵Ctrl + S來存取「儲存」命令。

二. 使用「另存為」來製作副本

如果您想將文件儲存為另一個副本，同時保留原件，您可以建立副本。例如，如果您的文件名稱為Sales Report，您可以將副本儲存為Sales Report 2，然後您可以在新版本上自由編輯文檔，同時保持原始文檔不變。

為此，請按一下Backstage 視圖中的「另存為」命令。並遵循與儲存檔案時相同的步驟，選擇儲存檔案的位置並命名新檔案。

三．更改預設檔案儲存位置

如果您不想使用OneDrive，因為 OneDrive 被選為預設儲存位置，您可以將預設儲存位置變更為電腦。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

2. 點選選項。

3.螢幕上將顯示「Word 選項」對話框。在左側窗格中選擇「儲存」 ，然後勾選「預設儲存到電腦」選項旁的方塊。按一下「確定」，預設儲存位置將會變更。

B. 自動恢復

當您使用Word文件時，Word 2013會自動將文件儲存到臨時資料夾。如果您不小心忘記儲存對文件的變更或 Word 崩潰，您可以使用「自動復原」來復原檔案。

使用自動恢復：

1. 開啟Word 2013。如果找到該文件的自動儲存版本，「文件復原」面板將出現在左側窗格中。

2. 按一下「開啟」以開啟可用檔案。您的文件將被恢復。

預設情況下，Word會每10分鐘自動儲存一次。如果編輯文件的時間少於 10 分鐘，Word 可能不會建立自動儲存的版本。

• 如果您沒有找到所需的文件，您可以從後台視圖瀏覽所有自動儲存的文件。選擇「檔案」選項卡，按一下「管理版本」 ，然後按一下「還原未儲存的文件」。

三、出口單證

預設情況下，Word 文件將以.docx檔案格式儲存。但是，在某些情況下，您可能需要使用其他文件格式，例如PDF或Word 97-2003文件。最簡單的方法是將文件從 Word 匯出為其他可用的文件格式。

一、匯出文檔為PDF文件

將文件匯出為AdAdobe Acrobat文件（也稱為PDF 文件）在與任何不使用 Word 的使用者共用文件的情況下特別有用。PDF 檔案允許收件者檢視（但不能編輯）文件內容。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

2. 選擇「匯出」，然後選擇「建立 PDF/XPS」。

3. 現在螢幕上將出現另存為對話方塊。選擇要儲存匯出文件的位置，為其指定任意名稱，然後按一下「發佈」。

預設情況下，Word 會匯出文件中的所有頁面。如果您只想匯出目前頁面，請按一下「另存為」對話方塊中的「選項」。將出現“選項”對話框。選擇目前頁面（current page），然後點選確定完成。

如果您想編輯 PDF 文件，Word 允許您將 PDF 文件轉換為可編輯文件。請參閱我們的文章如何簡單地將 PDF 文件轉換為 Word，而不會出現字體錯誤，以了解更多資訊。

二. 將文件匯出為其他文件格式

此外，您還可以將文件匯出為其他文件格式，例如 Word 97-2003 文件（如果您想與使用舊版 Word 的其他使用者共用），或匯出為.txt是純文字）。

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 檢視。

2. 選擇「匯出」，然後選擇「變更檔案類型」。

3. 選擇檔案格式，然後按一下另存為。

4.螢幕上將出現「另存為」對話框。選擇要儲存匯出文件的任意位置，為其命名，然後按一下「儲存」。

此外，您還可以使用「另存為」對話方塊中的「儲存類型：」下拉式功能表將文件儲存為不同的文件格式。

D. 文件共享

Word 2013 讓使用者可以使用 OneDrive 輕鬆共用和協作處理文件。以前，如果您想與其他使用者共用文件，則必須在電子郵件中附加該文件檔案。雖然方便，但該系統也會創建同一文件的多個版本，這很難組織。

當您共用 Word 2013 中的文件時，您實際上是在允許其他人存取完全相同的文件。這使您和與您共享的人員可以編輯同一文檔，而無需追蹤多個版本。

要共用文檔，您需要執行的第一步是將其儲存在 OneDrive 上。

分享文檔：

1. 按一下「檔案」標籤存取 Backstage 視圖，然後按一下「共用」。

2.螢幕上將出現共享視窗。按一下任何共用選項即可共用您的文件。

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