如何在 iPad 上處理 Office 文件(文檔、工作簿和演示文稿)

如何在 iPad 上處理 Office 文件(文檔、工作簿和演示文稿)

您現在在 iPad 上安裝了 Office。偉大的!這裡有一些提示。文件在 Office 中使用不同的名稱。Word 文件稱為文檔;Excel 文件稱為工作簿;PowerPoint 文件稱為演示文稿。無論名稱如何,您都會很高興知道,創建、打開、保存和命名文件的技術是相同的。

iPad 版 Office 如何處理文件

iPad 版 Office 的運行假設您的 iPad 始終連接到 Internet,並且您希望將文件存儲在 Microsoft 的在線文件存儲工具 OneDrive 上。但是,您可以在 iPad 本身上存儲文件。此外,您可以在 iPad 和 OneDrive 之間來回移動文件。

在 iPad 版 Word、Excel 和 PowerPoint 中,所有文件操作都是通過 Office 窗口和文件菜單完成的。要處理文件,請查看屏幕的左上角並點擊 Office 按鈕或文件按鈕。點擊 Office 打開 Office 窗口;點擊文件打開文件菜單:

  • Office 窗口:提供用於登錄和註銷 OneDrive、創建文件和打開文件的命令。

  • 文件菜單:提供用於命名、複製、恢復和打印文件以及查看文件屬性的命令。

打開文件

啟動適用於 iPad 的 Word、Excel 或 PowerPoint 時,還會打開上次運行應用程序時打開的文件。這是您要處理的文件嗎?如果不是,請按照以下步驟打開文件:

點擊辦公室按鈕。

辦公室窗口打開。

點擊打開。

轉到存儲要打開的文件的位置。

它可以存儲在 OneDrive、iPad 或其他位置。

  • OneDrive:點擊一個驅動器。您可能會看到一些文件夾名稱。如果文件在文件夾中,請點擊文件夾名稱將其打開。

    若要在 OneDrive 上打開文件,您必須已登錄 Office 365 帳戶。要登錄,請點擊 Office 按鈕,點擊您的姓名兩次,然後輸入您的用戶名和密碼。

  • iPad:點按 iPad 以打開存儲在 iPad 設備本地的文件。

  • 另一個位置:如果您添加了保存文件的位置,它會列在 Office 窗口中。在那裡找到並打開您的文件。

點按您要打開的文件的名稱。

在 Office 窗口中點擊“最近”以查看您最近打開的文件列表。如果您要打開的文件在列表中,請點擊其名稱將其打開。您可以通過點擊文件名旁邊的圖釘圖標將文件永久移至列表頂部。如果您經常打開某個文件,請將其固定在列表頂部。

在 Office for iPad 應用程序中,一次只能打開一個文件。例如,您不能打開兩個 Excel 工作簿並來回切換以比較兩者。iPad 版 Office 固執地不允許您打開多個文件。事實上,該程序是如此頑固,以至於當您點擊 Office 按鈕打開另一個文件時,它會保存並關閉打開的文件。

如何在 iPad 上處理 Office 文件(文檔、工作簿和演示文稿)

在 Word for iPad 中打開文檔。

Office for iPad 應用程序中不存在“保存”按鈕。這是因為在對文件進行更改時,更改會自動保存,只要打開 AutoSave,即。查看自動保存是否開啟:

  • 點擊文件按鈕並在下拉菜單上註意它是否打開。

  • 注意文件按鈕本身是否出現兩個小箭頭。如果它們出現,則自動保存已打開。

當自動保存關閉時,通過點擊文件按鈕並在下拉菜單中選擇保存來保存文件。

關閉文件

關閉文件的唯一方法是打開不同的文件或關閉應用程序本身。iPad 版 Office 在這方面很特別。它不提供關閉文件的關閉命令。因為您不能同時打開兩個文件,而且必須始終打開至少一個文件,所以關閉文件的唯一方法是打開另一個文件或關閉所有文件。

創建文件

創建文件時,系統會要求您選擇一個模板來確定文件的外觀。一個模板是一個預先格式化的文件。有些模板非常漂亮;如果您想自己進行格式化,其他人很簡單。

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創建文件時選擇模板。

按照以下步驟創建文件:

點擊辦公室按鈕。

辦公室窗口打開。

點擊新建。

您會看到用於創建文件的模板。模板名稱會告訴您有關文件在創建後的外觀的信息。

點擊模板名稱。

您的新文件出現在屏幕上。

點擊文件按鈕並在下拉菜單中選擇名稱。

“另存為”窗口和鍵盤出現,以便您可以命名文件並選擇存儲位置。默認情況下,文件存儲在 OneDrive 的 Documents 文件夾中。如果此文件夾是您要保存文件的位置,請輸入名稱並點擊保存;否則,繼續執行步驟 5。

選擇存儲文件的位置。

選擇 OneDrive 文件夾,選擇 iPad 以將文件存儲在 iPad 設備上,或者選擇其他位置(如果您已指定)。

點擊名稱文本框,在鍵盤上輸入文件的描述性名稱,然後點擊 Return 鍵。

重命名和移動文件

iPad 版 Office 提供了用於重命名和移動文件的複制命令。此命令位於文件菜單上。之所以稱為“複製”,是因為複製文件——換句話說,製作副本——是重命名和移動文件的唯一方法:

  • 要重命名文件,請使用 Duplicate 命令以不同的名稱創建副本。然後刪除原文件。

  • 要移動文件,請在不同位置創建副本。然後刪除原來的。

按照以下步驟重命名或移動文件:

打開要重命名或移動的文件。

點擊文件按鈕並在下拉菜單中選擇複製。

選擇名稱和位置窗口打開。

將文件移動到其他位置,輸入新名稱,或同時執行這兩項操作。

就是這樣:

  • 選擇一個位置:將文件移動到 OneDrive 文件夾或 iPad。

  • 輸入名稱:在“名稱”框中輸入名稱,然後輕點“返回”鍵。

點擊保存。

刪除文件的原始副本。

刪除 Office for iPad 應用程序中的文件

刪除存儲在 OneDrive 上的文件的最簡單方法是在瀏覽器中打開 OneDrive 網站並刪除 OneDrive 網站內的文件。按照以下步驟刪除 Office for iPad 應用程序中的文件:

點擊辦公室按鈕。

找到要刪除的文件。

要找到文件,請點擊最近或打開並導航到文件。

點擊文件名右側的文件圖標。

出現文件下拉菜單。

選擇刪除。

在確認消息框中選擇刪除。

這裡的所有都是它的。

許多計算機都有垃圾箱功能 (Mac) 或回收站 (Windows),其中保留已刪除的文件,以防您想恢復它們。iPad 沒有這樣的東西。您刪除的文件將被永久且不可撤銷地刪除。因此,在刪除文件之前請三思。

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點擊文件圖標並選擇刪除以刪除文件。


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