不在辦公室時如何在 Outlook 2019 / 365/ 2016 中發送定期自動回复消息？

最後更新時間：2019 年 10 月

適用性：Office 365 / 2019、2016、2013。Windows 和 macOS。

這是我們從多蘿西那裡得到的一個問題：

你好！我是一名旅行社，我的可用性對我的客戶來說至關重要。時不時地，我會因為假期離開辦公室，我想確保我的客戶知道這一點，並且不會漏掉任何東西。過去，我曾經在一家公司工作，我記得有一個技巧可以在那裡設置一個不在辦公室的自動回复。我現在在家工作並在 Microsoft Outlook 2019 上使用 Outlook.com 和 Gmail，有沒有辦法設置外出規則以通知其他人我不在？

感謝您提出的好問題，祝您的新業務好運。

您可以在外出時使用規則輕鬆定義自動回复文本。在本教程中，我們將解釋如何在 Windows 和 macOS 中執行此操作。讀者可以將其付諸實踐，以便 Outlook 自動回复，以防他們外出度假或任何其他請假。

為了完整起見，我們添加了一個簡短的部分，介紹如何使用 Outlook on Exchange 發送 OOTO 回复。

在 Windows 上設置自動回复

使用規則

如果您在 Outlook 上使用 Gmail 或 Hotmail/Outlook.com，則需要使用規則來設置自動回复。

請按以下步驟進行：

• 打開 Outlook。
• 首先，定義將在缺席時發送的 Outlook 消息模板。這篇文章包含設置模板所需的所有信息。
• 接下來，在“電子郵件”選項卡中，點擊“規則”按鈕。
• 選擇管理規則和警報。
• 規則嚮導將打開。
• 點擊新規則...按鈕
• 然後選擇對我收到的電子郵件應用規則。

• 點擊下一步。
• 指定您是否希望將此不在辦公室的規則應用於特定的電子郵件。
• 如果您希望規則應用於所有傳入消息，請點擊下一步。
• 現在使用特定模板規則檢查回复。
• 在下部窗格中點擊特定模板鏈接。

• 瀏覽您的計算機以查找您在本教程的第一步中定義的電子郵件模板。
• 注意：模板保存為常用文件。

• 找到您的模板後，突出顯示它並點擊打開。
• 點擊下一步。
• 根據需要定義規則的任何例外。
• 點擊下一步。
• 為您的規則提供一個有意義的名稱，如下所示

• 完成後，點擊完成。

停用規則

注意：請記住，當您休假或請假回來時，您需要停用您的規則；否則您的自動電子郵件將繼續發送。

如果您想禁用您的回复，請執行以下操作：

• 打開展望
• 命中規則
• 點擊管理規則和警報
• 取消選中您要停用的任何規則。

• 完成後，點擊應用。

使用交換

如果您的公司使用的是 Exchange Server，那麼配置過程非常簡單：

• 打開 Outlook。
• 點擊文件。
• 現在點擊自動回复按鈕（請注意，您需要連接到 Exchange 才能進行設置）。
• 現在為組織外部的發件人定義自動回复。
• 完成後點擊確定。

不在辦公室回复 MAC

如果您使用的是 macOS，那麼該過程相當簡單，以下是步驟：

1. 為 macOS 打開 Outlook
2. 從上面的欄中，導航到工具，然後選擇十個規則。
3. 規則對話框將打開。
4. 如果您使用的是 Gmail 或 Outlook.com/Hotmail，請在左側突出顯示IMAP 。
5. 點擊對話框底部的 + 號。
6. 定義您的規則名稱：

1. 在“執行以下操作”部分中，選擇“回复”，然後點擊“回复文本...”按鈕。
2. 現在繼續定義您的外出回复文本，如下所示

1. 完成後，點擊OK。
2. 選中“ Do not Apply ”和“ Enabled ”框並點擊OK。從假期回來後，請記住取消選中“啟用”按鈕以停用該規則。
3. 您的規則對話框將如下所示。Outlook 將自動回复每封傳入的電子郵件。

更多讀者問題

一個郵箱的多個自動回复

我們被問到您是否能夠根據發送消息的人設置不同的自動回复。這是可能的，因為 Outlook 規則嚮導允許您通過幾個參數來調整您的電子郵件：

• 被人們，
• 無論您是在 TO 還是 CC，
• 無論您是唯一的收件人
• 特定詞是否出現在主題或正文中
• 按電子郵件重要性

為了使用多個回复，您需要做的就是構建不同的規則，然後為每個規則分配不同的 Outlook 回复模板。

我如何知道我的自動回復是否已發送？

好問題，您會看到您的回复顯示為 Outlook 已發送郵件文件夾中的條目

當我的電腦關閉時它可以工作嗎？

這是一個非常重要的問題 - 答案是您在 Outlook 中定義的規則僅適用於客戶端，這意味著它們僅在 Outlook 運行時運行。如果您在 Outlook on Exchange 上使用自動回复，則情況並非如此。

我可以設置自動轉發嗎？

在 PTO/假期/假期或旅行時，您可以選擇自動將您的電子郵件轉發給其他人，以便他們能夠回复。您可以使用規則嚮導來定義一個特定的規則來處理它。

我可以在我的自動回复消息中添加圖片嗎？

在 Windows 上，您可以在回復中添加富文本信息，可以是鏈接、圖片甚至是 GIF 動畫。您還可以將您的簽名添加到所有外發電子郵件中。

如果有任何其他問題，請隨時告訴我們。希望能幫助到你！