在 Outlook 2016 和 2019 中停止和刪除重複的電子郵件

適用於：Office 2019、2016、365。Windows 7、8、10 和 macOS（稍作調整）。

為何會出現重複的電子郵件？

您是否曾經在 Outlook 中收到大量重複的電子郵件項目、聯繫人和日曆條目，並希望快速清理這些煩人的重複項，以便您可以專注於真實的內容？如果是這樣，請繼續閱讀，因為今天我們將向您展示如何停止接收這些郵件並從您的郵箱中刪除重複的電子郵件，而無需購買昂貴的刪除工具。

重複郵件的原因

根據我們的觀察，Outlook 中重複的電子郵件通常源於六個主要原因：

1. 未正確配置規則：可能會在接收電子郵件時觸發兩個或多個規則，從而導致同一消息的多個實例。
2. 不正確的帳戶設置：在某些情況下，用戶錯誤地定義了同一電子郵件帳戶的多次出現，這會導致每個傳入電子郵件、聯繫人和日曆條目的多個實例。
3. 發送/接收間隔太短：如果收件箱更新頻率太短，Outlook 可能會將郵件加載到收件箱中，但無法將郵件事件標記為已同步/已加載，導致相同消息的多次出現。
4. 同步問題：由第三方提供商的同步問題導致重複的聯繫人和消息。
5. 用戶操作錯誤：在 Outlook 日曆中手動複製並粘貼會議和約會時很容易出錯。
6. 錯誤合併 PST 文件：將多個 Outlook 個人文件夾（也稱為 PST 文件）錯誤地合併到一個文件夾中。

重複 Outlook 項目的影響

1. 損害生產力。
2. 混淆與導致錯誤。如同回復多次同一個便條...
3. 影響 Outlook 客戶端的加載性能。存儲的消息越多，性能就越慢。
4. 填滿收件箱，影響電子郵件存儲容量。

刪除 Outlook 中的重複電子郵件

市場上有幾種電子郵件重複刪除工具，但我們建議使用 Outlook 的內建功能：

1. 打開 Microsoft Outlook（此過程適用於 2013 和 2016 版本）。
2. 始終建議在執行清理程序之前備份您的電子郵件。點此查看如何導出和備份 Outlook 郵件、日曆和聯繫人。
3. 完成後，選擇重複電子郵件所在的文件夾。
4. 在主頁下，選擇功能區中的清理下拉框。

清理選項

• 選擇清理對話以刪除對話中的重複電子郵件並將其移動到已刪除郵件文件夾。
• 清理文件夾將刪除特定文件夾中的重複電子郵件。
• 清理舊文件夾和子文件夾，允許您清理子文件夾。
• 完成後，右鍵單擊已刪除郵件文件夾並點擊空文件夾以永久刪除重複的電子郵件實例。

注意：如果您是 Microsoft Office for MAC 用戶，您會在主頁功能區中找到清理選項。

防止電子郵件重複問題

1. 檢查您的 Outlook 規則，以確保沒有多重規則觸發每條傳入消息。
2. 檢查您的 GMail、Yahoo 和 Outlook.com帳戶設定是否正確。
3. 提高收件箱更新的頻率，以下是具體步驟：
   1. 在 Outlook 中，點擊發送/接收。
   2. 點擊發送/接收組。
   3. 選擇定義發送/接收組。
   4. 將時間間隔設置為 15 到 30 分鐘之間的值。
   5. 點擊確定。

清理重複的聯繫人

如果您在“人員”選項卡中發現重複的聯繫人，請參考本教程來刪除冗餘聯繫人。

設定收件匣更新頻率

為了解決重複刪除問題，您可以透過以下步驟提高收件匣更新頻率。

• 造訪 Outlook 並點擊「傳送/接收」。
• 在「傳送/接收群組」設定中，將「排程自動傳送/接收間隔」選項設定為 15 分鐘，然後按下「關閉」。

注意：使用者檢查其 Outlook 規則以確保配置正確非常重要，因為不正確的規則可能會導致不同電子郵件資料夾之間出現混淆，從而可能導致重複電子郵件的問題。

使用專業的 Outlook 重複項目刪除器

考慮使用Kernel for Outlook 重複項移除器。這款可靠的軟體是您消除重複電子郵件的最終盟友。確保您已安裝該工具，以防止電子郵件的口是心非變成一場噩夢。

如何使用 Outlook 重複項刪除器

使用可靠的第三方 Outlook 重複項刪除工具永久刪除 Outlook 重複項：

1. 下載、安裝並啟動該應用程序。
2. 按一下「新增任務」按鈕新增或建立新任務。
3. 在任務建立精靈中，鍵入任務名稱和描述，然後按一下下一步繼續。
4. 選擇要搜尋重複項的資料夾，並按一下下一步。
5. 選擇您要對重複項執行的操作類型，依照精靈完成刪除程序。

希望這些建議能幫助到你！