在 Outlook 2016 和 2019 中停止和刪除重複的電子郵件

適用於：Office 2019、2016、365。Windows 7、8、10 和 macOS（稍作調整）。

您是否曾經在 Outlook 中收到大量重複的電子郵件項目、聯繫人和日曆條目，並希望快速清理這些煩人的重複項，以便您可以專注於真實的內容？

如果是這樣，請繼續閱讀，因為今天我們將向您展示如何停止接收這些郵件並從您的郵箱中刪除重複的電子郵件，而無需購買昂貴的刪除工具。

我們將首先解釋最常見的電子郵件重複案例的最普遍原因。然後，我們將提供一些簡單的解決方案，您可以輕鬆實施這些解決方案，輕鬆地從您的電子郵件收件箱中清除多餘的對話、聯繫人和會議。

郵箱中重複電子郵件的原因

從我過去看到的情況來看，Outlook 重複通常源於六個主要原因：

1. 未正確配置規則：可能會在接收電子郵件時觸發兩個或多個規則，從而導致同一消息的多個實例。
2. 不正確的帳戶設置：在某些情況下，我看到用戶錯誤地定義了同一電子郵件帳戶的多次出現，這導致每個傳入電子郵件、聯繫人和日曆條目的多個實例。
3. 發送/接收間隔太短。如果您的收件箱更新頻率太短；Outlook 可能會將郵件加載到您的收件箱中，但可能無法將郵件事件標記為已同步/已加載。這導致相同消息的多次出現。
4. 同步問題：我們還觀察到由於與第三方提供商的同步問題導致重複的聯繫人和消息。
5. 在 Outlook 日曆中手動複製和粘貼會議和約會時出現用戶錯誤。
6. 將多個 Outlook 個人文件夾（也稱為 PST 文件）錯誤地合併到一個文件夾中。

重複 Outlook 項目的影響

1. 它們會損害您的生產力。
2. 他們混淆並導致錯誤。想像一下多次回復同一個便條:-(...
3. 它們可能會影響您的 Outlook 客戶端加載性能。Outlook 啟動時需要加載的計算機或服務器上存儲的消息越多，其性能就越慢。
4. Dups填滿了你的收件箱。業務用戶需要刪除電子郵件以符合其 IT 部門提供的分配的電子郵件存儲容量。

現在我們了解了根本原因和影響，讓我們關註一些可能的解決方案。

刪除 Outlook 中的重複電子郵件

市場上有幾種電子郵件重複刪除實用程序和加載項，但我們相信並建議您使用開箱即用的 Outlook 功能。請繼續閱讀完整的程序。

• 打開Microsoft Outlook（此過程適用於 2013 和 2016 版本）。
• 始終建議在執行清理程序之前備份您的電子郵件。這是導出和備份 Outlook 電子郵件、日曆和聯繫人的分步過程。
• 完成後，選擇重複電子郵件所在的文件夾。
• 在Home下，繼續並選擇功能區中的Clean up下拉框。

• 選擇清理對話以刪除對話中的重複電子郵件並將其移動到已刪除郵件文件夾。
• 清理文件夾將刪除特定文件夾中的重複電子郵件並將其移動到已刪除郵件。
• 清理舊文件夾和子文件夾將允許您清理子文件夾。
• 完成後，您可以右鍵單擊“已刪除郵件”文件夾並點擊“空文件夾”以永久刪除重複的電子郵件實例。

注意：如果您是 Microsoft Office for MAC 用戶，您會在主頁功能區中找到清理選項。

防止電子郵件重複問題

1. 如果相關，請檢查您的 Outlook 規則，以確保沒有針對每條傳入消息並行觸發多個規則。
2. 如果使用第 3 方網絡電子郵件提供商，請檢查您的  GMail、Yahoo 和 Outlook.com帳戶是否在 Outlook 中正確定義。
3. 現在，增加收件箱更新的頻率。這是逐步的過程：
   • 在 Outlook 中，點擊發送/接收
   • 點擊發送/接收組
   • 現在繼續並選擇定義發送/接收組
   • 現在將時間間隔設置為 15 到 30 分鐘之間的值（見下面的截圖）
   • 單擊確定。

清理重複的聯繫人

如果您在“人員”選項卡中發現重複的聯繫人，您會發現本教程對於刪除冗餘聯繫人非常有用。按照概述的步驟合併 Outlook 聯繫人列表中的重複條目。

希望能幫助到你！