Adobe Acrobat Creative Suites 5 enthält Tools, die das Konvertieren von Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien in PDF erleichtern. Wenn Sie Acrobat auf Ihrem Computer installieren, sucht es nach Microsoft Office-Programmen. Wenn Acrobat Word, Excel, PowerPoint oder Outlook findet, installiert es ein Add-In – den PDF Maker – für diese Programme, das hilft, Microsoft Office-Dokumente mit einem einzigen Klick in PDF zu konvertieren.
Wenn Sie in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint arbeiten, können Sie auf die PDF Maker-Steuerelemente zugreifen, indem Sie auf die Registerkarte Acrobat und dann auf die Schaltfläche Einstellungen (Office 2007) klicken oder indem Sie Adobe PDF→Konvertierungseinstellungen ändern (frühere Versionen von Microsoft Office) wählen.
Im daraufhin angezeigten Dialogfeld von Acrobat PDF Maker können Sie aus einer Vielzahl von Einstellungen wählen, die steuern, wie die PDF-Datei erstellt wird. In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf die nützlichsten Optionen für Microsoft Office-Benutzer.
In der Dropdown-Liste „Konvertierungseinstellungen“ im Dialogfeld „Acrobat PDF Maker“ finden Sie diese nützlichen Optionen, die steuern, wie die PDF-Datei generiert wird:
Standard : Wählen Sie diese Option, um PDF-Dateien zu erstellen, die auf einem Bürodrucker gedruckt oder per E-Mail verteilt werden. Diese Einstellung erfüllt die Anforderungen der meisten Benutzer – sie bietet eine gewisse Komprimierung der Grafiken, aber sie bleiben auf dem Bildschirm klar und sehen beim Drucken einigermaßen gut aus. Diese Einstellung baut die Schriftarten in die PDF-Datei ein, um eine exakte Darstellung des Dokuments zu gewährleisten, unabhängig davon, wo die Datei angezeigt wird.
Kleinste Dateigröße : Mit dieser Einstellung können Sie die Dateigröße der von Ihnen erstellten PDF-Dokumente steuern. Diese Einstellung bietet eine erhebliche Komprimierung von Bildern und reduziert auch die Auflösung, was dazu führt, dass Grafiken in den Dateien etwas an Klarheit verlieren und möglicherweise gezackt erscheinen.
Außerdem werden Schriftarten nicht in PDF-Dateien eingebettet, die mit dieser Einstellung erstellt wurden. Wenn die im Dokument verwendeten Schriftarten auf einem Computer, auf dem eine mit der Einstellung "Kleinste Dateigröße" erstellte PDF-Datei angezeigt wird, nicht verfügbar sind, verwendet Acrobat eine Technologie zum Ersetzen von Schriftarten, um die Größe und Form der im Dokument verwendeten Schriftarten zu replizieren. Dies bietet ein ähnliches Aussehen wie das Originaldokument, aber keine genaue Übereinstimmung.
Da diese Einstellung so verlustbehaftet ist, verwenden Sie sie nur, wenn Sie eine große Datei auf eine Größe komprimieren müssen, die klein genug ist, um sie als E-Mail-Anhang zu senden. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger die im Dokument verwendeten Schriftarten auf seinem Computer installiert hat. Andernfalls verwendet Adobe die Schriftartersetzung.
Druckqualität : Wenn Sie Ihrer kommerziellen Druckerei oder Ihrem Copyshop PDF-Dateien bereitstellen müssen, verwenden Sie diese Einstellung, um eine PDF-Datei zu erstellen, die für eine hochwertige Druckreproduktion ausgelegt ist. Zusammen mit der Einbeziehung von Schriftarten in die PDF-Datei werden die Grafiken nicht wesentlich komprimiert und behalten eine viel höhere Auflösung bei.
Insgesamt sind diese Dateien in der Regel größer, aber die Qualität der PDF-Datei ist wichtiger als die Dateigröße, wenn Sie das PDF professionell drucken lassen.
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