Obwohl Sie manchmal Dateien in und aus Adobe Acrobat importieren und exportieren, ist es in erster Linie ein Werkzeug zum Freigeben fertiger Dokumente – Sie führen die meisten Dokumenterstellung und -bearbeitung in anderen Programmen wie InDesign oder Illustrator durch.
Sie können verschiedene Arten von Daten in PDF-Dokumente importieren, und Sie können auch einige kreative Dinge tun, wenn Sie Daten in PDF-Dateien platzieren:
Kommentare: Die nützlichsten und am häufigsten in eine Adobe PDF-Datei zu importierenden Elemente sind Kommentare, die mit den Überprüfungs- und Markierungswerkzeugen von Adobe Acrobat erstellt wurden. Durch das Importieren von Kommentaren in eine PDF-Datei können Sie Vorschläge und Eingaben von mehreren Prüfern (Personen, die ein Dokument bearbeiten) in einem einzigen Dokument zusammenfassen. Diese Funktion hilft, den Überprüfungsprozess zu konsolidieren, wenn viele Personen an einem einzigen Dokument arbeiten.
Um die Kommentare einer Person in ein PDF zu importieren, wählen Sie Kommentare→Kommentare importieren. Wenn Sie ein Dokument überprüfen, können Sie auch nur die Kommentare exportieren, anstatt dem Dokumentbesitzer die gesamte PDF-Datei zu senden.
Formulardaten: Sie können Formulardaten in ein PDF-Dokument importieren, indem Sie Formulare→Formulardaten verwalten→Daten importieren wählen. Die importierten Daten können durch Exportieren der Formulardaten aus einem anderen PDF-Formular generiert werden oder aus einer Textdatei mit Trennzeichen stammen. Sie können dann Formulardaten zwischen Formularen oder aus einer Datenbank freigeben.
Vertrauenswürdige Identitäten: Wenn Sie digital signierte Dateien oder gesicherte Dateien mit einem anderen Acrobat-Benutzer teilen, können Sie die öffentliche Version der Signaturdatei dieser Person in Ihre Liste der vertrauenswürdigen Benutzer importieren, mit denen Sie Dateien teilen. Um die Identität eines Benutzers zu importieren, wählen Sie Erweitert→Vertrauenswürdige Identitäten verwalten, und klicken Sie im angezeigten Dialogfeld Vertrauenswürdige Identitäten verwalten auf die Schaltfläche Kontakte hinzufügen.
Multimedia-Dateien: Wenn Sie jemals den Drang hatten, Ihren PDF-Dokumenten eine Film- oder Tondatei hinzuzufügen, haben Sie Glück.
Mithilfe des Ton- oder Film-Tools können Sie die Position auf der Seite ermitteln, an der die Datei angezeigt werden soll, und dann auswählen, ob Sie die Multimedia-Datei einbetten (kompatibel mit Acrobat 6 oder höher) oder einen Link zur Datei erstellen (kompatibel mit Acrobat 5 und früher).
Schaltflächen: Das Erstellen von Schaltflächen zum Umblättern, Drucken eines Dokuments oder Aufrufen einer Website erleichtert die Verwendung Ihrer PDF-Dateien. Das Hinzufügen von benutzerdefinierten Schaltflächenbildern wie Pfeilbildern oder einem Druckersymbol macht Ihr Dokument einzigartig.
Verwenden Sie das Schaltflächenwerkzeug, um die Position der Schaltfläche zu erstellen, und wählen Sie dann die Grafikdatei aus, die als Bild auf der Schaltfläche verwendet werden soll. Die von Ihnen verwendete Bilddatei muss zunächst in eine PDF-Grafik umgewandelt werden.
Preflight-Informationen: Wenn Sie eine PDF-Datei erstellen, die zur Reproduktion an eine kommerzielle Druckerei gesendet werden soll, sollten Sie die Datei möglicherweise vorab überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Spezifikationen und Anforderungen des Druckers entspricht und über alle erforderlichen Elemente (z. B. Schriftarten) verfügt und Bilder), die zum korrekten Drucken benötigt werden.
Wenn Ihr Drucker ein Preflight-Profil für Acrobat bereitgestellt hat, können Sie das Profil importieren, um sicherzustellen, dass Acrobat auf die von Ihrem Drucker angeforderten Elemente überprüft, z. B. bestimmte Schriftarten oder Farbspezifikationen.
Importieren Sie ein Preflight-Profil, indem Sie Erweitert→Druckproduktion→Preflight wählen, und wählen Sie im sich öffnenden Preflight-Fenster Optionen→Preflight-Profil importieren.
Mit Acrobat können Sie bestimmte Teile eines PDF-Dokuments exportieren, an dem Sie gerade arbeiten. Sie können beispielsweise Formulardaten – Daten, die in ein Formular aus Textfeldern usw. eingegeben werden – in einer Ihrer Dateien verwenden.
Sie können diese Daten aus Acrobat exportieren und online versenden, was hilfreich ist, da PDF-Dokumente für das Web eher groß sind. Daher wird nur eine kleine Menge formatierter Daten online gesendet, keine riesige PDF-Datei.
Sie können auch Teile eines Acrobat-Dokuments exportieren, um sie in anderen Programmen zu verwenden. Sie können Kommentare in einer PDF-Datei in eine Microsoft-Word-Datei exportieren, die zum Erstellen der PDF-Datei verwendet wurde, indem Sie Kommentare→Kommentare in Word exportieren wählen.
Sie können auch Kommentare in eine AutoCAD-Datei exportieren (vorausgesetzt, sie wurde zum Erstellen der PDF-Datei verwendet). In beiden Fällen benötigen Sie für den erfolgreichen Import der Kommentare das Originaldokument, aus dem die PDF-Datei generiert wurde.
Ebenso können Sie alle Kommentare aus einer PDF-Datei exportieren, indem Sie Kommentare→Kommentare in Datendatei exportieren wählen und sie dann in eine andere Version desselben Dokuments importieren. Sie können diese Option verwenden, um Kommentare von mehreren Prüfern zu konsolidieren oder Kommentare aus einem Entwurf mit einer endgültigen Version zu überlagern, um zu bestätigen, dass alle Bearbeitungen abgeschlossen wurden.
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