¿Qué hay de nuevo en Outlook 2019?

Outlook 2019 ha sido el cliente de correo electrónico preferido para las empresas durante casi dos décadas, y también es el favorito de muchos usuarios casuales y ocasionales. En Outlook 2019, Microsoft ha recibido los comentarios de los usuarios y ha proporcionado varias características nuevas que hacen que Outlook sea aún más fácil y menos libre de problemas para trabajar.

Outlook es como un camaleón. Sus botones y funciones pueden variar bastante según el tipo de cuentas que tenga. Si está utilizando una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange para su lugar de trabajo, por ejemplo, tendrá acceso a una serie de funciones que otras personas nunca podrán ver, como programar salas de conferencias y otros espacios para reuniones cuando programe una reunión y cree Respuestas automáticas fuera de la oficina por correo electrónico. Y si tiene una cuenta de correo electrónico POP, tiene opciones como banderas de estado y categorías de color que puede asignar a mensajes y eventos del calendario. Las personas con cuentas de correo electrónico IMAP no las reciben. Entonces, si su pantalla se ve diferente a la que se muestra en este artículo, esa es una de las razones. Otra razón es que puede estar usando Office 365, que Microsoft actualiza periódicamente,

Configuración de cuenta más sencilla. . .

A lo largo de los años, Microsoft ha hecho que el proceso de configuración de la cuenta de Outlook sea cada vez más fácil, detectando más y más configuraciones necesarias con cada versión. En este punto, en Outlook 2019, es prácticamente infalible. Se acabó la necesidad de conocer detalles técnicos como los nombres del servidor de correo y los números de puerto (a menos que esté configurando algún tipo especial de cuenta o se esté conectando a un servidor Exchange). En la mayoría de los casos, simplemente le dice a Outlook su dirección de correo electrónico y contraseña y él hace el resto.

A continuación, le mostramos cómo configurar una nueva cuenta de Outlook automáticamente.

Elija Archivo → Información → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta para abrir el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta.

Haga clic en Nuevo.

Ingrese la dirección de correo electrónico deseada.

Haga clic en Conectar.

Cuando se le solicite, ingrese su contraseña y haga clic en Aceptar.

En la pantalla de confirmación, haga clic en Listo.

Así es como se supone que funciona. Si no es así por alguna razón, inténtelo de nuevo, pero antes del paso 4, haga clic en Opciones avanzadas y luego marque la casilla de verificación Permitirme configurar mi cuenta manualmente.

Elija configurar la cuenta manualmente.

Luego, en el cuadro Configuración avanzada, elija el tipo de servidor de correo. Luego, cuando se le solicite ingresar su contraseña, hágalo y haga clic en Conectar.

Seleccione el tipo de servidor de correo.

Pero espere, el técnico entre ustedes está diciendo, ¿cómo es seleccionar el tipo de servidor "configuración avanzada?" Tienes razón, no lo es. Si realmente necesita ingresar y cambiar la configuración, como la seguridad, el número de puerto, la dirección del servidor de correo, ese tipo de cosas, consulte la siguiente sección.

Dependiendo del tipo de servidor, a veces Outlook le solicita la información del servidor cuando elige Configuración avanzada (por ejemplo, si se está conectando a un servidor Exchange). Pero para las viejas cuentas IMAP y POP regulares, es simple.

. . . Pero la configuración avanzada de la cuenta es más complicada

En su búsqueda por simplificar la configuración del correo, Microsoft lo ha hecho más engorroso para aquellos de nosotros que queremos acceder a la configuración del servidor de correo. La persona promedio nunca los encontrará. Y tal vez ese sea el objetivo, mantener a los usuarios no calificados fuera de áreas en las que no deberían estar, pero es frustrante para nosotros, que en realidad tenemos razones para ir allí.

Puede pensar que el comando Cambiar le daría acceso a la configuración del servidor, pero no es así. Ver por ti mismo:

Elija Archivo → Información → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta para abrir el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta si aún no está abierto.

Seleccione la cuenta que desee modificar y luego haga clic en Cambiar.

Elija Cambiar después de seleccionar una cuenta.

En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, realice los cambios de configuración que desee, pero, como puede ver a continuación, las configuraciones disponibles no tienen nada que ver con la configuración del servidor de correo.

Seleccione Siguiente y luego seleccione Listo.

Estos son los cambios que puede realizar después de la configuración de la cuenta.

Aquí es donde se pone complicado. Para acceder a la configuración real del servidor de correo, debe usar el comando Reparar, como este:

En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, seleccione la cuenta y luego haga clic en Reparar.

Seleccione Opciones avanzadas.

Marque la casilla de verificación Permitirme reparar mi cuenta manualmente. Luego haga clic en Reparar.

Finalmente, aquí están las configuraciones que necesita. Cambie la información del servidor de correo entrante aquí.

Estos son los cambios que puede realizar después de la configuración de la cuenta.

Haga clic en Correo saliente para ver la configuración del servidor de correo saliente. Realice los cambios necesarios.

Estos son los cambios que puede realizar después de la configuración de la cuenta.

Seleccione Reparar para aplicar los cambios de configuración.

En el mensaje de confirmación, haga clic en Listo.

Eliminando el desorden con la bandeja de entrada enfocada

La función Bandeja de entrada enfocada divide la carpeta Bandeja de entrada en dos pestañas en la parte superior del panel de la lista de mensajes: Enfocado y Otro. Luego, intenta decidir de manera inteligente cuáles son los mensajes más importantes, que aparecen cuando seleccionó Focused. Cuando selecciona Otro, verá los mensajes que Outlook determinó que eran menos importantes. Esto puede ayudar a reducir el desorden en su bandeja de entrada de mensajes comerciales y memes / bromas tontas. Esta es una característica de Outlook 2019 que fue ampliamente promocionada como una mejora para Office 2019 cuando se anunció inicialmente, pero más personas la odian de las que les gusta.

Para activar o desactivar la Bandeja de entrada prioritaria, elija Ver → Bandeja de entrada prioritaria.

If you don’t see the Focused Inbox command on the View tab, Focused Inbox may not be available for you. It depends on your Outlook version, the mail server type, and other factors. Microsoft documentation states that Focused Inbox requires a Microsoft Exchange or Office 365 email account. However, even if you are on an Exchange server, you may not see it if your administrator has disabled the feature.

There was previously a feature in Outlook called Clutter, which operated by moving the “Other” items to a separate folder. Focused Inbox is less intrusive, changing only your view of the inbox content, and not the actual content.

@Mentions

Sometimes when people get in a hurry to send a message, they forget to include someone on it who is referenced in the message. To help combat such oversights, Outlook 2019 features the @Mentions option. It enables you to easily tag someone mentioned in an email so that they automatically receive a copy of the message. To use it when you are composing a message, simply precede the person’s name with an @ sign. A drop-down list appears containing the names of people in your Contacts list. Choose the name you want from the list to automatically add them to the recipient list.

Automatically cc someone you are talking about by using an @ mention.

Cuando los destinatarios vean el mensaje, verán el nombre mencionado resaltado. El nombre es un hipervínculo activo que abre un panel de información sobre esa persona (de la lista de contactos del destinatario) cuando se hace clic en él. (No todos los destinatarios ven eso, solo aquellos que usan una versión de Outlook que admita la función).

Escuchar sus mensajes con lectura en voz alta

¿Alguna vez ha deseado poder recostarse en su silla, poner los pies en el escritorio y que un asistente le lea sus mensajes entrantes? Eso puede ser una realidad (bueno, más o menos) cuando usa la función Leer en voz alta en Outlook 2019.

Si el botón Leer en voz alta aparece en la pestaña Inicio, la función Outlook 2019 está habilitada. Si no está allí, seleccione Archivo → Opciones → Accesibilidad. Marque la casilla de verificación Mostrar lectura en voz alta debajo del encabezado Opciones de visualización de la aplicación y haga clic en Aceptar.

Habilite la función Leer en voz alta Outlook 2019 en Opciones de Outlook.

Para usar la función Leer en voz alta, seleccione un mensaje y luego haga clic en Inicio → Leer en voz alta. Asegúrese de que el volumen de su sistema no esté silenciado.

Marcado automático como leído para mensajes eliminados

Probablemente no lea todos los mensajes antes de eliminarlos. Si obviamente es un anuncio o alguna otra tontería para la que no tiene tiempo, puede seleccionarlo y presionar la tecla Suprimir. El problema con eso históricamente ha sido que no le da tiempo a Outlook para registrar el correo electrónico como leído, y termina con un montón de mensajes no leídos en su carpeta Elementos eliminados.

Como novedad en Outlook 2019, puede elegir que todos los mensajes se marquen como leídos inmediatamente cuando se eliminen. Para configurar esta función, elija Archivo → Opciones → Correo. Desplácese hasta la parte inferior, a la sección Otro, y marque la casilla de verificación Marcar mensajes como leídos cuando se eliminen.

Más flexibilidad para los recordatorios de Outlook

Outlook ha sido tradicionalmente un programa "educado", en el sentido de que no superpone su ventana Recordatorios sobre cualquier otra aplicación que pueda estar ejecutando en primer plano. Sin embargo, puede cambiar ese comportamiento en Outlook 2019 para asegurarse de que nunca se pierda un recordatorio. Elija Archivo → Opciones → Avanzado. Luego, en la sección Recordatorios, marque la casilla de verificación Mostrar recordatorios encima de otras ventanas.

Programación en varias zonas horarias

Cuando intentas programar una reunión con personas en múltiples zonas horarias, puede resultar confuso tratar de calcular los cambios en tu cabeza. Para agregar una segunda o tercera zona horaria a su módulo de calendario, elija Archivo → Opciones → Calendario. En Zonas horarias, elija Mostrar una segunda zona horaria (y Mostrar también una tercera zona horaria, si es necesario). Introduzca una etiqueta en el cuadro Etiqueta para cada zona horaria. Esta capacidad de etiquetar las zonas puede resultar útil si desea nombrarlas como ciertas sucursales o clientes en lugar del nombre real de la zona horaria.

Ahora puede configurar hasta tres zonas horarias.