Tipos de campos y usos en las bases de datos de Access 2019

Recuerde que un campo en Access 2019 es donde viven sus datos. Cada campo contiene un dato, como el apellido o el promedio de bateo. Debido a que hay tantos tipos diferentes de información en el mundo, Access ofrece una variedad de tipos de campos para almacenarla . De hecho, Access pone a su disposición los siguientes tipos de campos:

• Texto corto
• Texto largo
• Número
• Divisa
• Autonumérico (este tipo de datos se aplica, de forma predeterminada, al campo de ID inicial en cualquier tabla nueva)
• Fecha y hora
• Sí No
• Búsqueda y relación
• Texto rico
• Adjunto archivo
• Hipervínculo
• Objeto OLE
• Calculado
• Asistente de búsqueda

Los tipos que se acaban de enumerar son los que están disponibles para los campos que crea además de ese primer campo, los que contendrán sus datos.

Por ahora, basta con decir que el campo Autonumérico mencionado anteriormente es un campo que contiene un número generado automáticamente de modo que cada registro es único en el sentido de que tiene un Autonumérico o ID único .

Por ahora, no se preocupe por averiguar qué es cada tipo de campo o qué hace en función de su nombre; repasaré cada uno en breve. Sin embargo, como puede ver, la lista cubre casi cualquier tipo de datos que pueda imaginar. Y recuerde, cada uno se puede personalizar ampliamente, lo que da como resultado campos que satisfacen exactamente sus necesidades.

La próxima lista con viñetas presenta los tipos de campo disponibles y cómo se utilizan. También descubrirá un poco cómo puede modificarlos para satisfacer sus necesidades específicas:

• Texto corto: almacena hasta 255 caracteres de texto: letras, números, puntuación y cualquier combinación de los mismos.
• Texto largo: reemplaza el tipo de campo Memo que se encuentra en las versiones 2010 y anteriores. Un campo de texto largo contiene hasta 64.000 caracteres de información, es decir, casi 18 páginas de texto. Este es un campo de texto realmente grande . Es ideal para notas generales, descripciones detalladas y cualquier otra cosa que requiera mucho espacio.

Los números en un campo de texto no son números para calcular; son solo un montón de dígitos colgando juntos en un campo. Tenga cuidado con este hecho cuando diseñe las tablas en su base de datos: no desea ingresar, digamos, un valor que pretenda usar en un campo Calculado o extraer algún otro tipo de información de un informe y tener ese valor almacenado como texto, haciéndolo inoperable como un número. Si los datos son numéricos, guárdelos de esa manera.

Los campos de texto tienen una configuración que debe conocer: tamaño. Cuando crea un campo de texto, Access desea saber cuántos caracteres contiene el campo. Ese es el tamaño del campo . Si crea un campo llamado Nombre y hace que su tamaño sea 6, Joseph encaja en el campo, pero no Jennifer. Esta restricción puede ser un problema. Una buena regla general es hacer que el campo sea un poco más grande de lo que cree que necesita. Es fácil hacer que el campo sea aún más grande en algún momento posterior si es necesario, pero es potencialmente peligroso hacerlo más pequeño.

• Número: contiene números reales y seguros. Puede sumar, restar y calcular su camino a la fama y la fortuna con campos numéricos. Pero si está trabajando con dólares y centavos (o libras y peniques), utilice un campo Moneda en su lugar.
• Moneda: realiza un seguimiento del dinero, los precios, los importes de las facturas, etc. En una base de datos de Access, el dinero se detiene aquí. En realidad, también lo hacen la lira, el marco y el yen. Si está de humor para otro tipo de número, consulte el campo Número.
• Fecha / Hora: almacena la hora, la fecha o una combinación de ambas, según el formato que utilice. Utilice un campo de fecha / hora para realizar un seguimiento de los momentos de la vida. Bastante versátil, ¿eh?
• Sí / No: mantiene Sí / No, Verdadero / Falso y Activado / Desactivado, según el formato que elija. Cuando necesite un simple sí o no, este es el campo que debe usar.
• Búsqueda y relación: si desea que un campo dentro de una tabla muestre realmente el contenido de un campo en otra tabla, elija esto como el tipo de campo. Un simple Asistente de búsqueda se abre tan pronto como se elige este tipo de campo, a través del cual usted selecciona la tabla y el campo para buscar a través de este nuevo campo en su tabla.
• Texto enriquecido: ¿ Necesita formatear el contenido de un campo en particular? Elija este tipo de campo, y el formato aplicado a los datos en el campo (usando las herramientas de Formato de texto en la pestaña Inicio) será como aparece en la pantalla y en los informes.
• Objeto OLE: puede utilizar el tipo de datos Objeto OLE para vincular o incrustar un objeto, como una hoja de cálculo de Excel o un documento de Word, en una tabla de Access.
• Adjunto: Utilice este tipo de campo para adjuntar archivos (documentos de Word, hojas de trabajo de Excel, presentaciones de PowerPoint o cualquier otro tipo de archivo, incluidos gráficos (¿una foto del voluntario, el producto o la ubicación, tal vez?)) Al registro.
• Hipervínculo: Gracias a este tipo de campo, Access comprende y almacena el lenguaje de enlace especial que hace de Internet un lugar tan poderoso. Si usa Access en la red de su empresa o usa Internet de manera extensiva, este tipo de campo es para usted.
• Calculado: use este tipo de campo cuando desee completar el campo en cuestión con el resultado de una fórmula que usa uno o más campos en la misma tabla. Por ejemplo, en una tabla que contiene una lista de sus productos, otros campos pueden incluir Precio y Descuento. Si también desea tener un campo que calcule el nuevo precio (el Precio, menos el Descuento), lo convertiría en un campo Calculado. Cuando elige esto como el tipo de campo, usa un submenú para elegir qué tipo de datos albergarán el resultado, y luego aparece un cuadro de diálogo Generador de expresiones, a través del cual configura la fórmula.

Para ayudarlo a comenzar a pensar en su base de datos y sus datos y comenzar a imaginar los campos que podría usar para algunos tipos comunes de datos, esta tabla presenta un desglose de los tipos de campos y las formas en que puede usarlos.

Common Fields for Everyday Tables

Todos los tipos de campo enumerados como ejemplos en esta tabla son en realidad campos de texto , incluso los de números de teléfono. Esto se debe a que Access ve su contenido como texto en lugar de como un número que podría usarse en un cálculo. (Consulte la siguiente tabla para conocer los números no permitidos para nombrar campos).

Símbolos prohibidos

Por supuesto, otro tipo de campo (que aparece en la columna Tipo) no es un campo de texto corto ni de texto largo; también verá el campo Hipervínculo. Este tipo de datos también se considera texto, pero el tipo de datos Hipervínculo almacena URL como URL, no solo como una cadena de texto y puntuación.

Si todo este texto versus números te confunde, recuerda que las computadoras piensan que hay una diferencia entre un número (que usarías en un cálculo) y una cadena de dígitos, como los dígitos que componen un número de teléfono. Cuando se trata de diferentes tipos de campos de texto, es una cuestión de cuánto texto se almacenará en el campo y si necesita algún formato especial para funcionar correctamente en la base de datos.