El control de versiones de SharePoint para archivos de Office es fácil porque podemos editarlos a través de la aplicación de escritorio o en línea, y podemos editarlos al mismo tiempo. Sin embargo, la edición de un archivo en una biblioteca de documentos de SharePoint al mismo tiempo solo está disponible para ciertos archivos. Solo podemos hacer eso para archivos de productos de Office como Word, PowerPoint, Excel y otros archivos de productos de MS Office.
No podemos editar archivos que no sean de oficina en SharePoint al mismo tiempo. Sin embargo, al igual que con los archivos de MS Office, aún podemos utilizar el control de versiones de SharePoint para auditar y rastrear los cambios en esos archivos .
Tabla de contenido
Carga de un archivo que no es de Office para el control de versiones de SharePoint
Primero, creemos una carpeta llamada Videos .
Dentro de la carpeta Videos , subamos un archivo de video.
Para este ejemplo, hemos creado dos muestras de video. Vamos a subir el Video del Auto 1er Borrador . Selecciónelo y luego haga clic en el botón Abrir .
Otra cosa interesante de SharePoint es que tiene su propio reproductor de video integrado. Hagamos clic en el archivo de video que hemos subido.
Luego abrirá el video. Este video de muestra que hemos subido es solo un clip de 1 segundo.
Podemos hacer algunas cosas con esto, como descargar, compartir, configurar la calidad del video y muchas otras.
Ahora cerremos este video.
Modificación de un archivo que no es de Office en SharePoint
Por ejemplo, otra persona descarga el video y lo edita un poco. Una forma antigua de actualizar este archivo es nombrar ese segundo video como Car Video 2nd draft , 3rd draft , y así sucesivamente. Esto puede ser muy inconveniente y molesto. Lo que podemos hacer en su lugar es cambiar el nombre de este archivo. Para ello, haga clic en los puntos suspensivos y haga clic en Cambiar nombre .
Vamos a nombrar este archivo como " Video de coche " y haga clic en el botón Renombrar . Estamos cambiando el nombre de este archivo porque no necesitamos especificarlo como 1er borrador o 2do borrador cada vez que necesitamos hacer algunos cambios.
Lo que podemos hacer ahora es cargar un nuevo archivo que es el archivo editado. Entonces, hagamos clic en Cargar y elijamos Archivos .
En lugar de cargar un video actualizado con un nombre de archivo diferente, cambiemos el nombre de este video actualizado con el mismo nombre que el nombre de archivo de SharePoint. Entonces, cambiemos el nombre de este segundo video como " Video de auto ". Con esto, le decimos a SharePoint que no agregaremos un archivo diferente . En cambio, estamos agregando una versión actualizada del archivo .
Hagamos clic en el botón Abrir .
Luego nos dará un error diciendo que el nombre del archivo que estamos subiendo ya existe. Nos dará la opción de conservar ambos o reemplazar el archivo existente. Lo que queremos hacer es reemplazar el archivo existente. Por lo tanto, hagamos clic en el botón Reemplazar .
Podemos comprobar si el archivo está actualizado abriéndolo de nuevo.
Luego, veremos que ahora es un video de 3 segundos de duración. Anteriormente, solo teníamos un videoclip de 1 segundo.
Control de versiones de archivos que no son de Office en SharePoint
Ahora, abramos el historial de versiones de este archivo.
Como podemos ver, las actualizaciones que hemos realizado también se enumeran aquí. La última versión o la versión 3 es el archivo que subimos recientemente, que es el video de 3 segundos de duración. La versión 2 es el video de 1 segundo de duración. También podemos ver que estos videos tienen diferentes tamaños de archivo.
Si queremos obtener la versión anterior (el clip de 1 segundo) del video, podemos simplemente hacer clic en la versión 2.
Luego, se descargará automáticamente en nuestra computadora.
Desproteger y proteger archivos de SharePoint
Control de versiones en documentos de SharePoint
Tutorial de SharePoint: Creación de un nuevo sitio
Conclusión
Y así es como podemos usar la función de control de versiones de SharePoint para archivos que no son de oficina. En SharePoint, el control de versiones permite a los usuarios registrar los cambios realizados en los documentos y los nombres de los usuarios que realizaron esos cambios. En la biblioteca de documentos, SharePoint siempre muestra la versión más reciente del archivo, lo que facilita saber qué iteración es la más actualizada.
También podemos volver a descargar todas las versiones diferentes de nuestros archivos aunque los estemos reemplazando. Podemos hacer esta función de control de versiones para videos, imágenes, archivos DLL, archivos de código y muchos más.
Mis mejores deseos,
Enrique
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