Power Query: combinar archivos de varias carpetas

Power Query: combinar archivos de varias carpetas

Para esta publicación, trabajaremos en Power Query, combinaremos archivos de varias carpetas en nuestra red, escritorio, OneDrive o SharePoint.

En este ejemplo, tenemos tres archivos CSV en una carpeta y los datos se ven así:

Power Query: combinar archivos de varias carpetas

Usaremos power query en Excel, que funciona exactamente igual que power query en LuckyTemplates.

Tabla de contenido

Conexión a una carpeta en una red

Comenzaremos con nuestro tutorial sobre Power Query, combinaremos archivos de varias carpetas con un archivo de Excel vacío e iremos a la pestaña de datos, haremos clic en Obtener datos , Desde archivo y luego Desde carpeta .

Power Query: combinar archivos de varias carpetas

Así es como se conecta a una carpeta que está en su unidad C o en su red. Si desea conectarse a un archivo en SharePoint, use este conector.

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Utilice el cuadro de exploración para buscar su carpeta. Luego haga clic en el botón Combinar y transformar datos .

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Luego se nos preguntará qué tipo de archivo CSV es este. Haga clic en Aceptar y, si no funciona, vuelva atrás y cambie al tipo de archivo CSV correcto.

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Obtenemos este gran bloque de pasos en Power Query. Esto puede ser un poco desalentador y confuso. Estos tres archivos están apilados uno encima del otro, que no es lo que queremos lograr.

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Haremos clic en el primer archivo y luego en Transformar archivo de muestra . Cualquier cambio que hagamos a este archivo, también se aplicará a los otros archivos.

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Limpiando los datos

Arreglemos esto primero. Queremos que esta fecha se llene contra cada registro. Si Column1 contiene la palabra fecha, queremos poner la fecha en las otras columnas y completar esa fecha.

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Agregaremos una columna condicional que dice que si la Columna1 es igual a la palabra fecha, entonces queremos el valor de la Columna2. De lo contrario, déjelo en blanco.

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Seleccione la columna de fecha y nulos, luego haga clic con el botón derecho y complete.

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El resultado será una columna con todas las fechas.

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Para deshacerse de los espacios en blanco y los nulos aquí, haga clic en Eliminar vacío .

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No queremos usar la primera fila como encabezados, pero tampoco podemos usar el botón Usar la primera fila como encabezados porque colocará las fechas en la fila del encabezado.

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Si lo hace, cambiará la fecha de cada archivo. La solución más simple para nosotros es cambiar el nombre de estas columnas manualmente.

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Seleccione todas las columnas, presione clic derecho, luego haga clic en eliminar otras columnas .

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Después de editar los subtítulos, ya estamos prácticamente listos.

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Cuando hacemos clic en DemoFolder , obtenemos un mensaje de error. Obtenemos esto la mayor parte del tiempo cuando hacemos un pequeño cambio en el archivo de muestra de transformación.

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La mayoría de las veces, el error es causado por este paso de Tipo cambiado porque está buscando cambiar esa Columna1 original, que ya no existe.

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Simplemente eliminar este paso corrige el error.

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Todo lo que hicimos con ese primer archivo ahora se aplicará a todos los archivos. Realmente depende de que nuestros archivos fuente estén estructurados de la misma manera. No es imposible si son diferentes, pero va a ser mucho más difícil.

Así que echemos un vistazo a estas consultas y averigüemos qué está pasando. Si vamos al paso fuente del archivo de muestra, se refiere a esta cosa llamada Parámetro1 .

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Y si miramos hacia la izquierda, Parámetro1 se llama el archivo de muestra.

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Y si vamos a la fuente del archivo de muestra, navegamos al registro 0.

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Power Query es un lenguaje basado en cero, lo que significa que Record1 es en realidad el elemento 0. Simplemente toma el primer archivo y luego los otros pasos se convierten automáticamente, lo cual es simplemente genial. Solía ​​tener que hacer esto manualmente en el pasado en la pestaña Transformar archivo.

Si expandimos esto, le dará un nombre de archivo y luego una ejecución de todos los pasos.

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Si va a utilizar el editor avanzado, recibirá esta advertencia. Le recomendamos que evite hacer esto porque no puede restablecerlos después. En general, solo haga todos sus ajustes en el archivo de muestra.

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Entonces, lo que sucedió en este paso de consolidación es que fue a la carpeta y filtró los archivos ocultos o los archivos del sistema. Luego agregó la función personalizada invocada, cambió el nombre de algunas columnas y luego eliminó todo lo demás.

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Lo único que notará es que pierde los tipos de columna. Por lo tanto, cualquier tipo de columna que elija en el archivo de muestra de transformación no será heredado por el archivo de consolidación.

A continuación, haremos clic en Cerrar y cargar . Cada vez que hagamos clic en Actualizar, escaneará esa carpeta.

Conexión a una carpeta en SharePoint o OneDrive

Si sus archivos están en una carpeta de OneDrive o SharePoint, el proceso es prácticamente el mismo, pero ligeramente diferente. Necesita la ruta correcta para OneDrive, que es la URL hasta su nombre. Haremos clic en Obtener datos, luego en la carpeta de SharePoint.

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Nos pedirá una URL donde pegar el enlace. Luego, enumerará casi todos los archivos que tiene en OneDrive. Una vez que entremos en Transform Data , tendremos que hacer un par de pasos diferentes. Primero, necesitamos encontrar la carpeta correcta, que es DemoOneDriveFolder .

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Haremos clic en Filtro de texto , luego en Contiene , luego escribiremos DemoOneDrive . Si no hacemos esto, podríamos estar desplazándonos durante años y no encontrar lo que estamos buscando.

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Este proceso luego lo filtrará a la carpeta correcta. Como puede ver, tenemos los tres archivos. Excelente.

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Iremos a la columna Ruta de la carpeta , haremos clic con el botón derecho, iremos a Filtro de texto y elegiremos Iguales .

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De esta manera, podemos tomar la ruta adecuada en lugar de la parte que contiene. Podemos deshacernos del último paso porque no lo necesitamos.

Otro consejo sería crear un filtro en el que el filtro de texto sea igual a los archivos CSV, en caso de que otros archivos se incluyan aquí.

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La última recomendación es llamar a esta consulta OneDriveFolder y luego hacer referencia a ella. Es útil cuando intenta depurar más adelante y necesita volver a trabajar, o incluso cuando tiene que cambiar la carpeta.

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Esto sería más complejo que el ejemplo anterior en el que trabajamos. Para este, todo lo que necesitamos son las columnas Contenido y Nombre .

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Simplemente haremos clic derecho para eliminar las otras columnas.

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Haga clic en la pequeña flecha de dos puntas, que combinará los archivos.

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A partir de este punto, el proceso será idéntico al ejemplo anterior, donde también se crearon las consultas auxiliares.

Solo una nota rápida de que si está consolidando archivos de Excel, una de las pantallas intermedias que aparecen le preguntará qué hoja desea consolidar. Las hojas realmente deben tener el mismo nombre porque si está consolidando varios archivos de Excel, puede complicarse.

Aquí está nuestro archivo de muestra transformado, perfectamente atado exactamente como lo hicimos en el ejemplo anterior.

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Y finalmente, aquí está el archivo de consolidación que se extraerá y se cargará en el modelo de datos.

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Y también tenemos esta carpeta adicional llamada OneDriveFolder . Por último, no olvide cambiar el nombre de sus pasos con algo útil y significativo.

Power Query: combinar archivos de varias carpetas


Mejores prácticas de Power Query para su modelo de datos
Organización de sus consultas en grupos en LuckyTemplates

Conclusión

Para este tutorial, trabajamos en Power Query, combinamos archivos de varias carpetas de nuestra red, escritorio, OneDrive o SharePoint.

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