Las plantillas son diseños preconstruidos que podemos usar para estandarizar un determinado diseño. En este tutorial, hablaremos sobre cómo agregar y usar plantillas de SharePoint personalizadas en bibliotecas de documentos .
Las plantillas de documentos se pueden almacenar y reutilizar para estandarizar procesos y brindar coherencia dentro de una organización. Por lo general, tienen un formato previo que informa el uso del documento.
Tabla de contenido
Importancia de usar plantillas de documentos en SharePoint
La razón principal para usar una plantilla de documento en SharePoint es que ahorra tiempo a sus usuarios. En lugar de tener que perder tiempo formateando un tipo de documento cada vez que lo usamos, podemos simplemente guardar una plantilla de documento y luego reutilizarla. Además, el uso de plantillas puede garantizar la uniformidad, ya que mantiene todo formateado correctamente.
Por ejemplo, si somos una empresa de automóviles, normalmente tenemos un archivo de cotización en Excel para el personal de ventas. En este ejemplo, tenemos una carpeta de Cotizaciones .
Dentro de esta carpeta, tenemos algunos archivos de cotizaciones de Excel de muestra para Honda y Ford .
A medida que abrimos estos archivos de cotizaciones, podemos ver que tienen diferentes formatos, lo que puede resultar confuso para quien quiera consultarlos o crear un nuevo archivo de cotización para otra compañía de automóviles.
Además, si otro usuario necesita crear un archivo de presupuesto, es posible que tenga otra forma de hacerlo.
Podemos proporcionar una plantilla que los usuarios de ventas pueden usar cada vez que necesiten crear una cotización. Luego, podemos cargar eso en nuestro SharePoint.
Carga de plantillas de documentos en SharePoint
Para este tutorial, creé una plantilla de cotización de muestra que quiero que los usuarios usen cada vez que creen una cotización. En esta plantilla, agregué el nombre de la empresa, el eslogan, la cotización, la fecha, etc.
Para cargar una plantilla en SharePoint, simplemente haga clic en el botón Nuevo y luego haga clic en Agregar plantilla .
Después de eso, seleccione la plantilla que ha creado. Para este ejemplo, he creado una plantilla llamada Plantilla de cotización de precios .
Veremos una notificación de que nuestra plantilla ya se cargó.
Los usuarios ahora pueden usar esta plantilla. Solo tienen que hacer clic en el botón Nuevo .
Luego, veremos que la plantilla de cotización que hemos cargado se agregó a la lista. Nuevamente, esto es útil porque si los usuarios están agregando citas, podemos decirles que no creen un archivo de Excel de cotización a su manera y que solo usen esta plantilla que les proporcionamos.
Para este ejemplo, eliminaré estos dos archivos de cotización de muestra que no tienen el mismo formato.
Uso de plantillas de SharePoint para documentos
Para usar la plantilla que hemos agregado, simplemente haga clic en el botón Nuevo y luego haga clic en esa plantilla.
Como podemos ver, en lugar de tener un archivo de Excel en blanco y crear una cotización desde cero, ahora tenemos una plantilla de cotización que solo debemos completar.
Después de ingresar los detalles necesarios para esta cotización, ahora podemos cambiarle el nombre. Esta es una cotización de muestra para Ford , así que la nombré Ford .
Cada vez que un usuario necesita crear una cotización, puede usar nuestra plantilla de cotización. Con esto, también podemos tener plantillas para cotizaciones, hojas de llamadas, notas de reuniones y muchos otros. Tenga en cuenta que también podemos hacer esto para archivos de Word o PowerPoint.
Pero, ¿qué sucede si ya no queremos que los usuarios creen su propio libro de Excel o documento de Word? También podemos hacer eso. Primero, haga clic en el botón Nuevo , luego haga clic en el menú Editar nuevo .
Desmarque las opciones que los usuarios pueden usar al agregar un nuevo archivo. Por ejemplo, si tenemos una plantilla para un libro de Excel, entonces podemos desmarcar el libro de Excel aquí.
También podemos organizar nuestras opciones. Por ejemplo, podemos arrastrar nuestra plantilla de cotización y ponerla encima si queremos.
Para guardar los cambios, simplemente haga clic en Guardar .
Luego, si volvemos a hacer clic en el botón Nuevo , veremos que el libro de Excel no estaba en la lista y nuestra plantilla de cotización ahora está en la parte superior.
Podemos recuperar fácilmente el libro de Excel si queremos. Simplemente vaya al menú Editar nuevamente y marque la casilla de verificación del libro de Excel. Asegúrese de guardar cada vez que realice algunos cambios.
Si queremos eliminar una determinada plantilla, simplemente haga clic en los puntos suspensivos y luego haga clic en Eliminar .
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Sitios de SharePoint: una breve descripción
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Conclusión
Para concluir, las plantillas de SharePoint brindan una gran oportunidad para agilizar nuestro trabajo, especialmente el proceso de creación de documentos. En este tutorial, pudo aprender a cargar y usar plantillas de documentos personalizados en SharePoint.
Tener esta característica en SharePoint es muy poderoso ya que obliga a nuestros usuarios a organizar y crear formatos de documentos cohesivos. Con suerte, pudo comprender su uso e importancia.
Mis mejores deseos,
Enrique
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