10 consejos poco comunes de Microsoft Access 2019

Los expertos técnicos, las personas que conocen Microsoft Access 2019 por dentro y por fuera, pueden ser un poco intimidantes, pero son importantes, y ellos (¿nosotros?) De ninguna manera tenemos la intención de intimidar. Son importantes para los usuarios de Access promedio porque brindan consejos invaluables y son importantes para Access mismo porque impulsan la forma en que Microsoft mejora continuamente sus productos. Estos hombres y mujeres son las personas que prueban los productos de Office antes de que se lancen al público las nuevas versiones, y son los que escriben libros para ayudar a los usuarios de todos los niveles a aprovechar al máximo el software.

Entonces, las personas que desarrollan bases de datos para ganarse la vida son un recurso esencial para el usuario promedio, para el "usuario avanzado" y también para el fabricante de software. Aquí hay una recopilación de algunos de los mejores consejos recopilados de una larga lista de expertos en Access. Sabiendo que estaban ofreciendo sugerencias para nuevos usuarios, ofrecieron consejos que se ajustaran a sus necesidades y para ayudar a garantizar que realmente pueda usar Access con confianza y eficacia. Para cuando termine, habrá dedicado a sus esfuerzos la cantidad adecuada de planificación y organización, y tendrá planes sólidos para seguir adelante con el desarrollo y uso de las bases de datos que crea con Access.

Entonces, aquí está el sabio consejo, en diez bocados rápidos.

Documente todo como si un día fuera interrogado por el FBI

No escatime en el tiempo dedicado a documentar su base de datos. ¿Por qué? Porque te alegrarás más tarde de no escatimar. Tendrá todos sus planes, su información general y todas sus ideas, aquellas sobre las que actuó y las que quedaron en la mesa de dibujo, listas la próxima vez que necesite crear una base de datos. También los tendrá para consultar cuándo o si algo sale mal con su base de datos actual. ¿Eliminó accidentalmente una consulta guardada? No hay problema. Consulte su documentación. ¿Olvidó cómo se relacionan sus tablas? Verifique la documentación y reconstruya las relaciones. ¿Necesitas explicarle a alguien por qué o cómo configuraste algo? Consulte sus notas y sorpréndalas con su previsión y consideración.

Entonces, ¿qué debería incluir esta gloriosa documentación? Bueno, todo. Pero aquí hay una lista para comenzar:

• Información general sobre la base de datos:
  • Ubicaciones de archivos / datos (con rutas de red específicas o URL de Internet)
  • Explicación de lo que hace la base de datos
  • Información sobre cómo funciona
• Diseños de mesa:
  • Incluya nombres de campo, tamaños, contenido y contenido de muestra.
  • Si algunos de los datos provienen de fuentes esotéricas o temporales (por ejemplo, los datos de la tarjeta de crédito que descarga mensualmente en línea), anótelo en la documentación.
• Resumen de informes:
  • Nombres de informes
  • Una explicación de la información del informe.

Si necesita ejecutar algunas consultas antes de crear un informe, documente el proceso. (Mejor aún, obtenga un nerd amigable que lo ayude a automatizar el trabajo).

• Consultas y lógica: para cada consulta, proporcione una explicación detallada de cómo funciona la consulta, especialmente si involucra varias tablas o fuentes de datos fuera de Access (como tablas SQL u otras áreas importantes de almacenamiento de información).
• Responda la pregunta “¿Por qué?”: Mientras documenta su base de datos, concéntrese en por qué su diseño funciona de la manera en que funciona. ¿Por qué las consultas utilizan esas tablas en particular? Por supuesto, si trabaja en un entorno corporativo, es posible que no sepa por qué el sistema funciona de la manera en que lo hace, pero nunca está de más preguntar.
• Detalles de recuperación ante desastres:
  • El proceso y la programación de la copia de seguridad
  • Dónde se encuentran las copias de seguridad ( está haciendo copias de seguridad, ¿verdad?) Y cómo restaurar un archivo de copia de seguridad
  • Qué hacer si la base de datos deja de funcionar

Si su base de datos ejecuta una función organizativa importante, como contabilidad, inventario, gestión de contactos o entrada de pedidos, asegúrese de que haya un proceso manual para mantener a la organización en marcha si la base de datos no funciona correctamente, ¡y recuerde documentar el proceso!

Si necesita ayuda con alguno de estos elementos, ¡ pregúntele a alguien! Ya sea que pida prestado a alguien de su departamento de tecnología de la información o alquile un experto en informática, obtenga la ayuda que necesita. Trate su documentación como un seguro: ninguna organización debería funcionar sin ella.

Cada 6 a 12 meses, revise su documentación para ver si se necesitan actualizaciones. La documentación es útil solo si está actualizada y si alguien más que usted puede entenderla. Asimismo, asegúrese de que usted (o sus contrapartes en la oficina) sepan dónde se encuentra la documentación. Si tiene una versión electrónica, guarde una copia de seguridad y tenga una copia impresa a la mano, algo que le alegrará haber hecho si usted u otra persona intenta reciclar las partes de su base de datos utilizando la función Partes de la aplicación.

Mantenga los campos de su base de datos de Access lo más pequeños posible

A medida que crea tablas, haga que los campos de texto tengan el tamaño adecuado para los datos que guarda en ellos. De forma predeterminada, Access configura campos de texto (conocidos como texto corto) para contener 255 caracteres, una configuración bastante generosa, especialmente si el campo contiene abreviaturas de estado de dos letras.

Un centenar o más de espacios adicionales, que no se utilizan en la mayoría de los campos de texto, no parecería nada para perder el sueño, pero si multiplica ese espacio en una tabla con 100.000 direcciones de clientes, obtendrá una gran cantidad de megabytes de almacenamiento. espacios que están muy ocupados sin tener nada.

Ajuste el tamaño del campo con la configuración Tamaño del campo en la pestaña General en la vista Diseño.

Use campos numéricos para números reales en bases de datos de Access

Utilice campos numéricos para los números que se utilizan en los cálculos , no para el texto que pretende ser un número. Las aplicaciones de software perciben una gran diferencia entre el código postal 47999 y el número 47,999. La aplicación ve un código postal como una serie de caracteres que resultan ser dígitos, pero el número se trata como un número real que puede usar para matemáticas y todo tipo de cosas numéricas divertidas. ¿La otra razón por la que un código postal no es un campo numérico? Si se encuentra en los EE. UU. Y su código postal comienza con cero, la aplicación corta el cero inicial y almacena solo los dígitos distintos de cero en el campo: 01234 se convierte en 1234. ¡No es bueno!

Al elegir el tipo para un nuevo campo con números, hágase una pregunta simple: ¿Alguna vez va a hacer un cálculo o hacer algo relacionado con las matemáticas con ese campo?

• Si va a calcular con el campo, use un tipo de Número .
• Si no calcula con el campo, almacene el campo como Texto corto .

Validar sus datos de acceso

Las validaciones pueden ayudar a evitar que los datos incorrectos se acerquen a sus tablas. Las validaciones son fáciles de realizar, rápidas de configurar y siempre atentas (incluso cuando estás tan cansado que no puedes ver bien). Si no está utilizando validaciones para proteger la integridad de su base de datos, debería comenzar.

Use nombres comprensibles en Access para simplificar las cosas

Al construir una tabla o crear una base de datos, piense en los nombres de archivo, campo y tabla de la base de datos que usa:

• Will you remember what the names mean three months from now? Six months from now?
• Are the names intuitive enough that someone else can look at the table and figure out what it does, long after you’ve moved on to bigger and better things?

This becomes even more important as you start using the tools for putting your Access tables and databases online and sharing them via SharePoint — potentially you’re bringing millions of users “to the table”. Also, with the Application Parts feature, the components of your databases can be recycled to help speed the creation of a new database. You don’t want mysterious names for the parts of your database to spread to a new database — to create nightmarish mysteries there too — right?

Delete Access field values with great caution

Siempre que esté valores de campo Eliminación de una tabla, asegúrese de que está matando a los valores en el registro correcto - comprobar de nuevo, y entonces sólo cuando se está seguro, eliminar el original. Incluso entonces, aún puede hacer un rápido Ctrl + Z y recuperar el elemento ofensivo siempre que lo deshaga justo después de detectar el error.

¿Por qué todo el control y el doble control? Porque después de eliminar un valor de campo y hacer cualquier otra cosa en la tabla, Access olvida por completo su valor anterior. Se ha ido, como si nunca hubiera existido. Si elimina un registro de una tabla, el registro realmente desaparecerá, porque no hay Deshacer disponible para un registro completo. Si ese registro resultó ser importante y no tenía un archivo de respaldo actual cuando el registro desapareció, no tiene suerte. ¡Lo siento!

Copia de seguridad, copia de seguridad, copia de seguridad de sus bases de datos de Access

¿Dejé eso lo suficientemente claro? ¡Mantenga siempre una copia de seguridad de su trabajo! No hay sustituto para una copia de seguridad actual de sus datos, especialmente si los datos son vitales para su vida personal o profesional. Las estrategias efectivas a menudo incluyen el mantenimiento de copias de seguridad en otra ubicación en caso de que un desastre destruya su oficina, ya sea en una oficina diferente o en la nube.

Si está pensando que nunca antes ha necesitado una copia de seguridad, ¿por qué molestarse? Piense en las inundaciones. Piense en los presentadores de noticias que dicen que un área actualmente bajo el agua nunca se ha inundado antes. Imagínese la vida de la gente flotando por la calle. Ya sea que se enfrente a un desastre real de proporciones de huracán, un incendio o el disco duro de su computadora decidiendo morir (y eso sucede, incluso si nunca le ha sucedido antes), será mucho más feliz si lo ha hecho. una copia de seguridad de su base de datos.

Piense, piense y vuelva a pensar antes de actuar en Access

¿Conoce el lema del carpintero, "Mida dos veces, corte una vez"? Lo mismo puede decirse de pensar cuando se trata de su base de datos. No se limite a pensar en algo, llegue a una conclusión rápida y luego sumérjase. Espere, piénselo de nuevo, y luego quizás piénselo por tercera vez. Luego, saque una conclusión y comience a actuar en consecuencia. Con todo el poder que le brinda Access, junto con la capacidad de almacenar miles y miles de registros en su base de datos, un error relativamente simple puede ser bastante costoso debido a las posibles ramificaciones en términos de pérdida de datos o una acción "imposible de deshacer" tomada. En error.

Organícese y manténgase organizado cuando trabaje en Access

Aunque las sugerencias para organizarse y simplificar las cosas pueden parecer contradictorias, estos dos consejos son realmente agradables. Mantener las cosas simples a menudo puede ser una forma de evitar la necesidad de mucha organización después del hecho. Mientras que probablemente te cansaste de escuchar a tus padres recordarte que “hay un lugar para todo, y todo en su lugar” (o si eran menos poéticos, “ Limpia tu habitación !!! ”), tenían razón.

Si mantiene su base de datos organizada, se ahorrará tiempo y dolor. Una tabla bien planificada y organizada será más fácil de consultar, informar e incluir en un formulario. También clasificará y filtrará como un rayo.

Sí, puede organizarse demasiado. De hecho, organizar en exceso es demasiado fácil. Modere su deseo de organizarse cultivando otra pasión: trabajar con la menor cantidad de pasos posible. Limite la cantidad de carpetas y subcarpetas que utiliza: un máximo de cinco niveles de carpetas es más que suficiente para casi cualquier persona. Si va mucho más allá de los cinco niveles, su organización comienza a tropezar con su productividad (y a nadie le gusta una pérdida de productividad, y mucho menos a las personas que inventan esos pequeños eslóganes tontos para los carteles corporativos para sentirse bien).

No es ninguna vergüenza pedir ayuda de Access

Si tienes problemas con algo, trágate tu ego y pide ayuda. Decir “No sé” y luego tratar de averiguar sobre lo que aún no sabe, no es vergonzoso. Esta regla es especialmente importante cuando se maneja en manada en miles de registros en una base de datos. Los pequeños pasos en falso magnifican y multiplican rápidamente un pequeño problema en una gran crisis. Pida ayuda antes de que la situación se vuelva desesperada.