Access 2019: Cómo crear una base de datos de Access

Para crear una base de datos de Access, primero debe crear una tabla de base de datos y luego definir los nombres de todos los campos que desea almacenar en esa tabla. Las tablas de la base de datos de Access le permiten dividir un archivo en partes separadas. Por ejemplo, una tabla de base de datos puede contener los nombres y direcciones de todos sus clientes, una segunda tabla de base de datos puede contener los nombres y direcciones de todos sus empleados, y una tercera tabla de base de datos puede contener los nombres y direcciones de sus proveedores. Access almacena toda esta información relacionada en un solo archivo de Access que se guarda en su disco duro.

Para diseñar su base de datos de Access, puede crear una base de datos desde cero o usar una plantilla existente, que puede modificar. Diseñar una base de datos significa definir tanto el número de campos que se utilizarán para almacenar información como la cantidad máxima de datos que puede contener cada campo.

Si tiene un campo que almacena números, ¿cuáles son los límites máximo y mínimo de los números que desea guardar en ese campo? Si está almacenando la edad de alguien, probablemente no desee que el campo contenga números negativos o números más allá de 200. Si su campo necesita contener salarios, es posible que el campo deba contener números grandes pero no números negativos.

En general, almacene la información en un campo separado en Access. Entonces, en lugar de crear un solo campo para contener el nombre completo de alguien, cree dos campos separados: un campo contiene un nombre y el segundo campo contiene el apellido. Al almacenar los apellidos en un campo separado, puede eliminar fácilmente los apellidos de su base de datos para crear cartas modelo que digan: "¡La familia Smith acaba de ganar $ 200,000 dólares en el enésimo sorteo de lanzamiento de ventas del editor!"

Access puede crear una base de datos en blanco o una base de datos especial utilizando una de las muchas plantillas disponibles en el sitio web de Microsoft . Independientemente de cómo cree una base de datos, es probable que deba personalizarla para el tipo de datos que desea almacenar.

Cuando inicia Access, le da la opción de abrir una base de datos existente o crear una nueva.

Para crear una base de datos con Access ya en ejecución, siga estos pasos:

Haga clic en la pestaña Archivo.

Elija Nuevo.
Access muestra una variedad de plantillas de base de datos que puede utilizar.

Creando una base de datos.

Haga clic en un icono, como Base de datos en blanco o cualquier plantilla de base de datos.

Cuando hace clic en una plantilla, aparece una ventana; verá una vista previa de su plantilla.

Haga clic en el cuadro de texto Nombre de archivo y escriba un nombre descriptivo para su base de datos.

Si hace clic en el icono de carpeta que aparece a la derecha del cuadro de texto Nombre de archivo, puede abrir un cuadro de diálogo que le permitirá definir una unidad y carpeta específicas en las que almacenar su archivo de base de datos.

Haga clic en el botón Crear para crear su archivo de base de datos.

Access muestra una base de datos en blanco.

Empiece a definir los nombres de los campos.

Haga clic en el encabezado Haga clic para agregar.

Access muestra un menú para definir qué tipo de datos puede contener ese campo, como texto o números.

El encabezado de la columna Haga clic para agregar muestra un menú de diferentes opciones.

Elija Texto largo.

Access muestra un nombre de campo genérico, como Field1.

Escriba un nombre para su campo (como Nombre o Salario).

Presione Entrar.
Access muestra otra columna Click to Add; su menú le permite elegir el tipo de datos a almacenar en el siguiente campo.

Elija Texto largo o cualquier otro tipo de datos que desee que contenga el campo.
Access muestra otro campo genérico, como Field1.

Escriba un nombre para su campo, como Apellido.

Repita los pasos del 9 al 11 para cada campo adicional que desee crear.

Cuando haya terminado de agregar campos, presione Esc en el teclado.

Consulte aquí los prácticos atajos de teclado de Access 2019 .