Actualizar y administrar conexiones de datos externos de Power Pivot

Cuando carga datos de una fuente de datos externa en Power Pivot, básicamente crea una instantánea estática de esa fuente de datos en el momento de la creación. Power Pivot usa esa instantánea estática en su modelo de datos interno.

A medida que pasa el tiempo, la fuente de datos externa puede cambiar y crecer con los registros recién agregados. Sin embargo, Power Pivot todavía está usando su instantánea, por lo que no puede incorporar ninguno de los cambios en su fuente de datos hasta que tome otra instantánea.

La acción de actualizar el modelo de datos de Power Pivot tomando otra instantánea de su fuente de datos se llama actualizar los datos. Puede actualizar manualmente o puede configurar una actualización automática.

Actualizar manualmente los datos de Power Pivot

En la pestaña de inicio de la ventana de Power Pivot, verá el comando Actualizar. Haga clic en la flecha desplegable que se encuentra debajo para ver dos opciones: Actualizar y Actualizar todo.

Power Pivot le permite actualizar una tabla o todas las tablas.

Utilice la opción Actualizar para actualizar la tabla de Power Pivot que está activa. Es decir, si se encuentra en la pestaña Dim_Products en Power Pivot, al hacer clic en Actualizar se comunica con el servidor SQL externo y solicita una actualización solo para la tabla Dim_Products. Esto funciona muy bien cuando necesita actualizar estratégicamente solo ciertas fuentes de datos.

Utilice la opción Actualizar todo para actualizar todas las tablas en el modelo de datos de Power Pivot.

Configurar la actualización automática

Puede configurar sus fuentes de datos para extraer automáticamente los datos más recientes y actualizar Power Pivot.

Vaya a la pestaña Datos en la cinta de Excel y seleccione el comando Conexiones. Se abre el cuadro de diálogo Conexiones del libro. Seleccione la conexión de datos con la que desea trabajar y luego haga clic en el botón Propiedades.

Seleccione una conexión y haga clic en el botón Propiedades.

Con el cuadro de diálogo Propiedades abierto, seleccione la pestaña Uso. Aquí, encontrará una opción para actualizar la conexión de datos elegida cada X minutos y una opción para actualizar la conexión de datos cuando se abre el trabajo de Excel:

• Actualizar cada X minutos: al colocar una marca de verificación junto a esta opción, Excel debe actualizar automáticamente la conexión de datos elegida una cantidad específica de minutos. Esto actualiza todas las tablas asociadas con esa conexión.
• Actualizar datos al abrir el archivo: colocar una marca de verificación junto a esta opción le indica a Excel que actualice automáticamente la conexión de datos elegida después de abrir el libro de trabajo. Esto actualiza todas las tablas asociadas con esa conexión tan pronto como se abre el libro de trabajo.

El cuadro de diálogo Propiedades le permite configurar la conexión de datos elegida para que se actualice automáticamente.

Evitar Actualizar todo

Puede actualizar todas las conexiones que alimentan Power Pivot mediante el comando Actualizar todo. Bueno, en realidad hay dos lugares más donde puede hacer clic en Actualizar todo en Excel: en la pestaña Datos en la cinta de Excel y en la pestaña Analizar que ve cuando trabaja en una tabla dinámica.

En Excel 2010, estos dos botones actualizaron solo tablas dinámicas estándar y conexiones de datos de libros de trabajo, y los botones de actualización de Power Pivot afectaron solo a Power Pivot. Ahora todos activan la misma operación. Por lo tanto, al hacer clic en cualquier botón Actualizar todo en cualquier lugar de Excel, se recarga completamente Power Pivot, se actualizan todas las tablas dinámicas y se actualizan todas las conexiones de datos del libro. Si su modelo de datos de Power Pivot importa millones de líneas de datos de una fuente de datos externa, es posible que desee evitar el uso de la función Actualizar todo.

Afortunadamente, tiene una forma de evitar que se actualicen determinadas conexiones de datos cuando se selecciona Actualizar todo. Vaya a la pestaña Datos en la cinta de Excel y seleccione el comando Conexiones. Esto abre el cuadro de diálogo Conexiones del libro de trabajo, donde selecciona la conexión de datos que desea configurar y luego hace clic en el botón Propiedades.

Cuando se haya abierto el cuadro de diálogo Propiedades, seleccione la pestaña Uso y luego elimine la marca de verificación junto a Actualizar esta conexión en Actualizar todo (como se muestra).

El cuadro de diálogo Propiedades le permite configurar la conexión de datos elegida para ignorar el comando Actualizar todo.

Editando la conexión de datos

En ciertos casos, es posible que deba editar la conexión de datos de origen después de haberla creado. A diferencia de la actualización, en la que simplemente toma otra instantánea de la misma fuente de datos, la edición de la conexión de datos de origen le permite volver atrás y reconfigurar la conexión en sí. A continuación, se indican algunas razones por las que es posible que deba editar la conexión de datos:

• La ubicación, el servidor o el archivo de origen de datos ha cambiado.
• El nombre del servidor o del archivo de origen de datos ha cambiado.
• Necesita editar sus credenciales de inicio de sesión o el modo de autenticación.
• Debe agregar las tablas que dejó fuera durante la importación inicial.

En la ventana de Power Pivot, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en el botón de comando Conexiones existentes. Se abre el cuadro de diálogo Conexiones existentes. Sus conexiones de Power Pivot están bajo el subtítulo Conexiones de datos de Power Pivot. Elija la conexión de datos que necesita editar.

Utilice el cuadro de diálogo Conexiones existentes para reconfigurar sus conexiones de datos de origen de Power Pivot.

Una vez seleccionada la conexión de datos de destino, busque los botones Editar y Abrir. El botón en el que hace clic depende de lo que necesite cambiar:

• Botón Editar: le permite volver a configurar la dirección del servidor, la ruta del archivo y la configuración de autenticación.
• Botón Abrir: le permite importar una nueva tabla desde la conexión existente, lo que resulta útil cuando, sin darse cuenta, se ha perdido una tabla durante la carga inicial de datos.