Administrar contenido con conjuntos de documentos de SharePoint Online

En SharePoint Online, uno de los conjuntos de productos de Microsoft Office 365, un conjunto de documentos le permite agrupar documentos en función de algunos criterios y luego trabajar con el grupo de documentos como una sola entidad.

Por ejemplo, puede tener un proyecto en el que está trabajando para marketing y un proyecto en el que está trabajando para contabilidad. Puede agrupar sus documentos de marketing y agrupar sus documentos contables. A continuación, puede interactuar con los documentos contables o de marketing como un solo grupo en lugar de individualmente.

Con los conjuntos de documentos, puede enviar todos sus documentos de marketing a través de un flujo de trabajo en un lote de forma simultánea o ver el control de versiones de todos los documentos como un conjunto en un momento determinado.

Para comenzar a utilizar conjuntos de documentos, primero debe activar la función para su colección de sitios. Para hacerlo, siga estos pasos:

Haga clic en el botón Acciones del sitio y luego haga clic en Configuración del sitio.

Aparece la página Configuración del sitio que le muestra todas las configuraciones para este sitio de SharePoint en particular.

Vaya al grupo Administración de la colección de sitios y haga clic en el enlace Características de la colección de sitios.

Aparece la página de características de esta colección de sitios específica.

Haga clic en el botón Activar junto a la función Conjuntos de documentos.

Una vez activada la función Conjuntos de documentos, puede agregar la funcionalidad a cualquier biblioteca. El conjunto de documentos adopta la forma de un tipo de contenido en SharePoint. Un tipo de contenido es la agrupación de campos de metadatos en un solo grupo. Por ejemplo, puede tener una receta que tenga un tipo de contenido que incluya metadatos, como ingredientes, tiempos de cocción y condimentos requeridos.

El tipo de contenido Conjunto de documentos de SharePoint incluye toda la funcionalidad necesaria para agrupar varios documentos en una sola entidad.

Una biblioteca de documentos común en SharePoint es la biblioteca de documentos compartidos. Puede agregar la funcionalidad Conjunto de documentos a la biblioteca de Documentos compartidos siguiendo estos pasos:

Navegue a la biblioteca en la que desea agregar la funcionalidad Conjuntos de documentos.

Haga clic en el botón Configuración de biblioteca ubicado en la pestaña Biblioteca.

Para agregar un tipo de contenido a esta biblioteca, primero debe habilitar la edición.

En la página Configuración de la biblioteca, haga clic en el enlace Configuración avanzada.

Aparece la página Configuración avanzada y le permite realizar una configuración avanzada para esta biblioteca.

En la sección Tipo de contenido, seleccione Sí para permitir la edición de tipos de contenido.

Haga clic en Aceptar para volver a la página Configuración de la biblioteca.

Observe que aparece una nueva sección en la página que ahora se llama Tipos de contenido.

Haga clic en el vínculo Agregar desde tipos de contenido de sitio existentes para agregar un tipo de contenido de sitio existente.

Seleccione el tipo de contenido Conjunto de documentos, haga clic en el botón Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ahora que la funcionalidad Conjunto de documentos se ha agregado a la biblioteca, puede crear un nuevo conjunto de documentos. Para crear un nuevo conjunto de documentos, haga clic en la pestaña Documentos de la cinta y luego en el menú desplegable Nuevo documento, seleccione Conjunto de documentos.

Un conjunto de documentos se muestra en la biblioteca de documentos compartidos como cualquier otro documento. Puede interactuar con un conjunto de documentos del mismo modo que interactúa con un solo documento en la biblioteca. Sin embargo, la diferencia es que cuando hace clic en un conjunto de documentos, abre la agrupación de documentos en lugar de un solo documento.

Cuando se abre el Conjunto de documentos, aparecerá una nueva pestaña Conjunto de documentos en la cinta. Esta pestaña le permite administrar el conjunto de documentos con funciones, como editar las propiedades, cambiar los permisos de seguridad, compartir los documentos, capturar versiones o enviar todos los documentos a través del flujo de trabajo en un lote.