Agrupar registros en tablas dinámicas de Excel

Puede utilizar tablas dinámicas de Excel para resumir los datos de ventas al intentar pronosticar las ventas. Una de las formas de ajustar un resumen en una tabla dinámica es agrupar un campo de fila o un campo de columna.

Cuando agrupa un campo de fila o un campo de columna, combina los valores en el campo. Por ejemplo, puede tener un campo que muestre las fechas en las que se realizaron las ventas. Las tablas dinámicas de Excel le permiten agrupar fechas individuales como el 4 de septiembre y el 6 de septiembre en semanas, como del 1 de septiembre al 7 de septiembre. O puede agruparlas en meses, trimestres o años. Todo depende de cómo desee pronosticar: por semana, por mes, por trimestre, por año. Tenga en cuenta su período de tiempo.

Saber cuando agrupar registros

Si siguió los pasos de la sección anterior, tiene una tabla dinámica que resume los ingresos, pero aún puede hacerlo día a día. La razón es que la tabla en la que ha basado la tabla dinámica muestra los ingresos por día. Resumir los ingresos por mes (o semana, o trimestre o año) sería mucho mejor. He aquí cómo hacerlo.

Observe que la tabla subyacente tiene varias fechas idénticas. La tabla dinámica combina cualquier fecha idéntica en una sola fila, sumando sus ingresos a lo largo del camino. Una de las cosas que hacen las tablas dinámicas es combinar valores idénticos en una tabla en el mismo elemento en una fila, columna o campo de filtro.

La tabla dinámica combina fechas idénticas en una fila.

Pero no desea pronosticar por fechas individuales. Ese no es el período de tiempo adecuado. En este tipo de situación, debe agrupar las fechas individuales que pertenecen al mismo mes en una fila de la tabla dinámica. Luego, también se suman todos los ingresos de las fechas agrupadas.

Por supuesto, no está restringido a agrupar por meses. Puede utilizar períodos de siete días, trimestres, años y otros (como períodos de tres o diez días). Si le preocupa la hora del día, como podría estarlo con las ventas en línea, puede usar la hora del día como punto. O si sus datos sin procesar muestran la hora del día en que se realizó una venta, puede agrupar las horas individuales en turnos de 8 horas.

Creando los grupos

Comience con el día como el campo de fila como se muestra aquí.

Desea agrupar las ventas diarias en meses.

Una vez que haya configurado una tabla dinámica, agrupar las fechas individuales en el campo de fila es simple. Sigue estos pasos:

Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las celdas de la columna de la tabla dinámica que tiene las fechas, por ejemplo, la celda E7 de la figura.

Elija Grupo en el menú contextual.

Elija Meses en el cuadro de lista del cuadro de diálogo Agrupación. Vea la siguiente figura.

Haga clic en Aceptar.

Puede anidar períodos seleccionando más de un factor de agrupación.

Como desea resumir sus ingresos por mes, puede aceptar la selección predeterminada, Meses. Al hacer clic en Aceptar, la tabla dinámica cambia y se parece a la que se muestra aquí.

Ahora puede ver los ingresos totales de cada mes.

Siempre necesitas saber cómo vas a salir. Si desea desagrupar los registros, haga esto:

Haga clic con el botón derecho en una celda con registros agrupados.
En la figura, esa es una celda en el área Fila.

Elija Desagrupar en el menú contextual.
Ahora tiene el campo de fila de nuevo a su estado original.

Si desea cambiar un nivel de agrupación de, por ejemplo, meses a trimestres, no necesita desagrupar primero. Simplemente haga clic con el botón derecho en una celda agrupada, anule la selección de Meses y seleccione Trimestres. Luego haga clic en Aceptar.

En la previsión, la agrupación en tablas dinámicas tiende a ocurrir con campos de fecha. Pero la capacidad se extiende a cualquier campo numérico. Puede agrupar por porcentajes de descuento para ver las ventas en las que el precio se haya descontado menos del 5%, del 5% al ​​10%, del 10% al 15%, etc. O puede agrupar por duración de los arrendamientos de vehículos.