Agrupar valores de tabla dinámica en Excel

Para que sea más fácil trabajar con una tabla dinámica de Excel con una gran cantidad de elementos de fila o columna, puede agrupar los elementos. Por ejemplo, puede agrupar meses en trimestres, reduciendo así el número de elementos de doce a cuatro. Del mismo modo, un informe que enumere decenas de países puede agrupar esos países por continente, reduciendo así el número de elementos a cuatro o cinco, dependiendo de dónde se encuentren los países. Finalmente, si usa un campo numérico en el área de fila o columna, puede tener cientos de elementos, uno para cada valor numérico. Puede mejorar el informe creando solo unos pocos rangos numéricos.

Agrupar valores numéricos en tablas dinámicas de Excel

La agrupación de valores numéricos es útil cuando utiliza un campo numérico en un campo de fila o columna. Excel le permite especificar rangos numéricos en los que se agrupan los elementos de campo. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla dinámica de Excel de datos de facturas que muestra el precio extendido (el campo de fila) y el vendedor (el campo de columna). Sería útil agrupar los precios extendidos en rangos y luego contar el número de facturas que procesó cada vendedor en cada rango.

Siga estos pasos para agrupar valores numéricos en un campo de tabla dinámica de Excel:

Seleccione cualquier elemento del campo numérico que desee agrupar.

Elija Analizar → Grupo → Campo de grupo.
Aparece el cuadro de diálogo Agrupación.

El cuadro de diálogo Agrupación.

Utilice el cuadro de texto Comenzando en para ingresar el valor numérico inicial.
Alternativamente, seleccione la casilla de verificación Comenzando en para que Excel extraiga el valor mínimo de los elementos numéricos y coloque ese valor en el cuadro de texto.

Utilice el cuadro de texto Finalizando en para ingresar el valor numérico final.
Alternativamente, seleccione la casilla de verificación Finalizar en para que Excel extraiga el valor máximo de los elementos numéricos y coloque ese valor en el cuadro de texto.

En el cuadro de texto Por, ingrese el tamaño que desea usar para cada agrupación.

Haga clic en Aceptar.
Excel agrupa los valores numéricos.

Agrupar el valor de fecha y hora en tablas dinámicas de Excel

Si su tabla dinámica de Excel incluye un campo con datos de fecha u hora, puede usar la función de agrupación de Excel para consolidar esos datos en grupos más manejables o útiles. Sigue estos pasos:

Seleccione cualquier elemento del campo de fecha u hora que desee agrupar.

Elija Analizar → Grupo → Campo de grupo.
Aparece el cuadro de diálogo Agrupación.

En el cuadro de texto A partir de, ingrese la fecha u hora de inicio.
Alternativamente, seleccione la casilla de verificación Comenzando en para que Excel extraiga la fecha u hora más temprana y coloque ese valor en el cuadro de texto.

Utilice el cuadro de texto Finalización a las para ingresar la fecha u hora de finalización.
Alternativamente, seleccione la casilla de verificación Terminando a las para que Excel extraiga la última fecha u hora y coloque ese valor en el cuadro de texto.

En la lista Por, seleccione la agrupación que desee, como Meses para fechas u Horas para horas.
Si selecciona Días, también puede usar los botones de giro Número de días para configurar los días que desea usar para el intervalo de agrupación.

Para utilizar varias agrupaciones, seleccione cada tipo de agrupación que desee utilizar.

Haga clic en Aceptar.
Excel agrupa los valores de fecha u hora.

Agrupar valores de texto en tablas dinámicas de Excel

Un problema común que surge cuando trabaja con tablas dinámicas de Excel es que a menudo necesita consolidar elementos, pero no tiene un campo correspondiente en los datos. Por ejemplo, los datos pueden tener un campo País, pero ¿qué sucede si necesita consolidar los resultados de la tabla dinámica por continente? No es probable que sus datos de origen incluyan un campo Continente. De manera similar, sus datos de origen pueden incluir nombres de empleados, pero es posible que deba consolidar los empleados de acuerdo con las personas a las que informan. ¿Qué sucede si sus datos de origen no incluyen, digamos, un campo Supervisor?

La solución en ambos casos es utilizar la función Agrupación para crear grupos personalizados. Para los datos del país, puede crear grupos personalizados denominados Norteamérica, Sudamérica, Europa, etc. Para los empleados, puede crear un grupo personalizado para cada supervisor.

Estos son los pasos a seguir para crear una agrupación personalizada para valores de texto en tablas dinámicas de Excel:

Seleccione los elementos que desea incluir en el grupo.

Elija Analizar → Grupo → Selección de grupo.
Excel crea un nuevo grupo llamado Grupo n (donde n significa que este es el n- ésimo grupo que ha creado; el primer grupo es Grupo1, el segundo es Grupo2, y así sucesivamente) y reestructura la tabla dinámica.

Seleccione la celda que contiene la etiqueta del grupo, escriba un nuevo nombre para el grupo y luego presione Entrar.
Excel cambia el nombre del grupo.

Repita los pasos 1 a 3 para los demás elementos del campo hasta que haya creado todos sus grupos.

Descubra cómo crear tablas dinámicas de Excel para la previsión de ventas .