Cómo administrar recursos en Microsoft Project 2019

Antes de crear recursos en Microsoft Project 2019, quiera o no, debe comprender cómo afectan a su proyecto. En primer lugar, un recurso es un activo que ayuda a realizar un proyecto, ya sea que el activo sea una persona, un equipo, un material o un suministro. Un aspecto de trabajar con recursos de manera efectiva es administrar el flujo de trabajo de cualquier recurso que tenga disponibilidad de tiempo limitado para su proyecto. Cuando creas recursos, indicas su disponibilidad por horas en el día o días de la semana.

Por ejemplo, una persona puede estar disponible el 50 por ciento del tiempo, o 20 horas en la semana laboral estándar de 40 horas, mientras que otra puede estar disponible a tiempo completo (40 horas). Cuando asigna este tipo de recursos a su proyecto, puede usar varias vistas, informes y herramientas para ver si algún recurso está sobrevendido en algún momento durante el proyecto. También puede ver cuando las personas están sentadas, jugando con sus pulgares o cuando pueden estar disponibles para ayudar en otra tarea. Incluso puede contabilizar los recursos que funcionan en varios proyectos en su organización y asegurarse de que se utilicen de manera eficiente.

Otro aspecto de trabajar con recursos de manera efectiva es comprender cómo la cantidad de recursos que asigna para trabajar en una tarea afecta la duración de esa tarea. En otras palabras, si tiene una cierta cantidad de trabajo que realizar pero pocas personas para hacerlo, una tarea típica tarda más en completarse que si hay un montón de personas disponibles.

El tipo de tarea determina si la duración de una tarea cambia según la cantidad de recursos asignados. Recuerde: el tipo de tarea puede ser unidades fijas, duración fija o trabajo fijo.

Finalmente, los recursos agregan costos a un proyecto. Para contabilizar los costos en su proyecto, como una persona que trabaja muchas horas en una tarea, computadoras que debe comprar o servicios que requieren tarifas, debe crear recursos y asignarlos a una o más tareas.

Tipos de recursos: trabajo, material y costo

A los efectos de la planificación de recursos, Project reconoce solo estos tres tipos de recursos:

• Trabajo: esta persona, como un programador o un plomero, puede reasignarse pero no agotarse. Los recursos de trabajo se asignan a tareas para realizar el trabajo.
• Material: El material tiene un costo unitario y no consume horas de trabajo, pero puede agotarse. Ejemplos de costos de materiales son el acero, la madera y los libros.
• Costo: el uso de un recurso de costo le brinda la flexibilidad de especificar el costo aplicable, como el viaje o el envío, cada vez que usa el recurso.

Decidir qué tipo de recurso usar al agregar un proveedor externo o un recurso de equipo al proyecto puede ser complicado. Si desea evitar agregar horas de trabajo al proyecto cuando se utiliza ese recurso, no configure el recurso como un recurso de trabajo. En su lugar, utilice un enfoque de costo-recurso o de costo fijo.

Cómo los recursos afectan el tiempo de las tareas

En la configuración predeterminada de Project 2019, la programación basada en el esfuerzo está desactivada para las tareas programadas tanto manual como automáticamente. Por lo tanto, no importa cuántos recursos de trabajo asigne, la duración de la tarea permanece igual y Project acumula más horas de trabajo para la tarea, para reflejar más esfuerzo.

Sin embargo, en algunos casos de un tipo de tarea de unidad fija o de trabajo fijo, la adición o eliminación de recursos asignados a la tarea debería tener un impacto en el tiempo que lleva completar la tarea. En esencia, la vieja máxima "Dos cabezas son mejor que una" puede modificarse por "Dos cabezas son más rápidas que una".

Asignar personas adicionales a las tareas no siempre acorta el tiempo de trabajo proporcionalmente, aunque así es como Project lo calcula. Cuando tiene más personas, también tiene más reuniones, memorandos, esfuerzos duplicados y conflictos, por ejemplo. Si agrega más recursos a una tarea, considere también aumentar la cantidad de esfuerzo requerido para completar esa tarea a fin de tener en cuenta las inevitables ineficiencias del grupo de trabajo.

Cómo estimar los requisitos de recursos

Por lo general, sabe cuántos recursos materiales se necesitan para completar una tarea: en la mayoría de los casos, puede usar una fórmula estándar para calcular la cantidad de libras, toneladas, yardas u otra cantidad. Pero, ¿cómo sabe cuánto esfuerzo deben invertir sus recursos de trabajo para completar las tareas del proyecto?

Incluya una cierta cantidad de recursos materiales adicionales si cree que los necesitará para reprocesarlos o desecharlos.

Al igual que con muchos aspectos de la información que incluye en el cronograma de un proyecto, la determinación del nivel de esfuerzo depende en gran medida de su propia experiencia con tareas y recursos similares. Aún así, recuerde estas advertencias:

• La habilidad cuenta. Es probable que un recurso menos capacitado o con menos experiencia tarde más en terminar una tarea. Experimente: aumente la duración en un 20 por ciento para un recurso menos calificado, por ejemplo, o reduzca en un 20 por ciento para un recurso más calificado.
• La historia se repite. Mire proyectos y tareas completados anteriormente. Si ha realizado un seguimiento del tiempo de las personas, es probable que pueda ver cuánto esfuerzo se requirió para completar varios tipos de tareas en otros proyectos y establecer paralelismos con su proyecto. Esta técnica para estimar la duración del esfuerzo es similar a la estimación análoga. Consulte el aprendizaje continuo de los proyectos de Microsoft Project 2019 .
• Pedid y se os dará. Pida a los propios recursos que estimen cuánto tiempo creen que les llevará una tarea. Después de todo, las personas que realizan el trabajo deberían saber mejor cuánto tiempo lleva.

Deje tiempo de reserva en un proyecto para tener en cuenta circunstancias imprevistas, como que los recursos sean menos calificados de lo que había planeado. Para asegurarse de que se cumplan las fechas de los hitos, muchas personas agregan una tarea llamada Reserva de contingencia o Buffer a sus programas inmediatamente antes de la entrega de un hito o el final de una fase.

Cómo crear recursos de Microsoft Project

Así como alguien completa el certificado de nacimiento cada vez que nace un bebé, se completa un formulario cada vez que nace un recurso en Project (es decir, se crea ). En el formulario Información de recursos, ingresa información como el nombre del recurso, la disponibilidad y la tarifa por hora o el costo por uso. También puede ingresar información opcional, como el grupo (grupo de trabajo de la empresa) al que pertenece el recurso o la dirección de correo electrónico del recurso.

Puede crear un recurso como una sola persona o entidad, un recurso genérico (como un conjunto de habilidades sin ninguna persona asignada, como Asistente o Ingeniero), o incluso un grupo de varios recursos que trabajan juntos. Muchas veces, en las primeras etapas de la planificación del proyecto, solo conoce la habilidad de recursos que necesita, para ser reemplazada más tarde por una persona nombrada que tiene tanto el tiempo como las calificaciones para completar la tarea.

En el nivel más simple, un recurso se crea como una sola entidad: una persona en particular, una sala de reuniones o un equipo. El recurso se crea ingresando información en el cuadro de diálogo Información del recurso.

Cuando crea un recurso, debe escribir, como mínimo, el nombre del recurso, aunque también puede agregar tanta información como desee. Algunas personas prefieren crear todos los recursos primero y agregar información de contacto y costos más tarde.

To create a resource using the Resource Information dialog box, follow these steps:

Click the bottom of the Gantt Chart button on the Task tab in the View group of the Ribbon, and click Resource Sheet.
At that point the view changes to Resource Sheet View.

Double-click a blank cell in the Resource Name column.
The Resource Information dialog box appears, as shown.

Type a name in the Resource Name text box.

Click the down arrow in the Type box (on the right) to choose Work, Material, or Cost.
The settings that are available to you differ slightly, depending on which option you choose. For example, a material resource has neither the Email nor Logon Account option, and a work resource or cost resource has no Material Label option.

For a material resource, enter a description of the units in the Material Label field.
For example, you might enter pounds for a Flour resource or tons for a Steel resource.

In the Initials field, type an abbreviation or initials for the resource.
If you don’t enter anything, the first letter of the resource name is inserted when you save the resource.

Continue to enter any information you want to include about the resource.
This information may include an email address, the group type (a department, division, or workgroup, for example), booking type (proposed or committed), or code (such as a cost-center code).
If you enter information in the Group field, you can then use the Filter, Sort, and Group By features to look at sets of resources.

Click the OK button to save the new resource.

These four tabs can hold a wealth of information about any resource.

To enter information about several resources at a time, display Resource Sheet view and enter information in the columns. You can even paste resources copied from another source (such as an Excel spreadsheet) into this view.

How to identify Microsoft Project resources

In the planning stages of a project, you often find that not all resources are assembled. Even well into the project, sometimes you don’t know what resource you’ll be using; you know only that you need a resource with a certain skill set to complete upcoming tasks. In this case, consider creating certain resources as generic resources.

To create a generic resource, give it a name that describes its skill, such as Engineer, Security Personnel, or even Meeting Space (rather than a specific resource named Conference Room B). Then, in the Resource Information dialog box, be sure to select the Generic check box, as shown here. No formula exists for using the Generic setting to recalculate your schedule based on resource availability. However, many people find this setting useful when they use rolling wave planning or when they aren’t responsible for specific resource assignments (for example, assigning a temporary worker to a task when a temporary-hiring agency will choose the specific worker).

Consolidated resource.

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

A resource is assigned to a task at 100 percent availability (or units) by default, but you can modify that setting if you know that a resource will be assigned to several tasks and can only spend a limited amount of time working each one.

Estimating and setting availability

Availability is easier to estimate for some resources than for others. A manager is unlikely to devote an entire day to any single task, because he has to deal with all the employees who report to him and also sign authorizations, attend meetings concerning various projects, and develop budgets, for example. A production worker’s availability may be simpler to pin down to a single task: If one manufacturing job spends three days on the line and one person is working on the line the entire time, it’s more accurate to say that she is working on that task full time.

One mistake made by Project beginners is to overthink availability. Of course, no one spends eight hours every day on a single task in a project. Employees spend part of their workdays reading email, chatting with coworkers, and answering phone calls about issues unrelated to their projects. A resource may spend seven hours on a task one day and only three hours the next. Don’t get hung up on a day-by-day resource schedule when estimating availability. If, over the life of a task, the employee focuses on it, 100 percent availability is an appropriate setting. If that person works only five days on a ten-day task, however, that’s 50 percent availability, whether she works four hours per day for ten days or five full days at any point.

La configuración Unidades (disponibilidad) le ayuda a detectar la sobreventa de un recurso que puede trabajar en varias tareas al mismo tiempo en el cronograma de un proyecto.

Para configurar las unidades de recursos predeterminadas para especificar la disponibilidad, siga estos pasos:

Muestre la vista Hoja de recursos.

Haga clic en la columna Máx. Del recurso.

Escriba un número que represente el porcentaje de tiempo que el recurso está disponible para trabajar en el proyecto.
Por ejemplo, escriba 33 para un recurso que está disponible un tercio del tiempo o 400 para un recurso que puede proporcionar cuatro trabajadores a tiempo completo. (Las entradas superiores al 100 por ciento representan recursos que proporcionan un grupo o equipo para manejar las asignaciones). La entrada más común (la predeterminada) es 100 para un solo recurso que trabaja a tiempo completo en las asignaciones del proyecto.

Presione Entrar o Tab.
La entrada está completa.

Tenga en cuenta que esto solo funciona para recursos cuyo tipo está configurado en Trabajo.

Cuando un recurso de Microsoft Project va y viene

Además de estar disponible para un proyecto solo un cierto porcentaje del tiempo (digamos, el 50 por ciento de la duración total del proyecto), un recurso puede estar disponible solo por un cierto período de tiempo (quizás abril-junio) durante la vida del proyecto: comúnmente, cuando usa un recurso prestado de otro departamento o cuando está trabajando con un profesional independiente que está apretando su proyecto con otros. Otro recurso posible es uno que esté disponible a medio tiempo durante los primeros días del proyecto y luego a tiempo completo durante el resto. En este caso, ingrese un rango de fechas en las columnas Disponible desde y Disponible hasta del área Disponibilidad de recursos en el cuadro de diálogo Información del recurso, como se muestra, para especificar la disponibilidad variable.

Periodos de tiempo y unidades de disponibilidad.

Para especificar un período limitado durante el cual un recurso está disponible para trabajar en su proyecto, siga estos pasos:

Muestre la vista Hoja de recursos.

Haz doble clic en un recurso.
Aparece la pestaña General del cuadro de diálogo Información del recurso.

Utilice las columnas Disponible desde y Disponible hasta (en el área Disponibilidad de recursos) para especificar el período de disponibilidad.

En la columna Unidades en la misma fila, haga clic en las flechas para aumentar o disminuir la disponibilidad en incrementos del 50 por ciento, o ingrese un número.
Presione Enter para finalizar la entrada.

Repita los pasos 3 y 4 para especificar períodos adicionales de disponibilidad en filas posteriores en el área Disponibilidad de recursos.

Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.