Cómo buscar y filtrar una base de datos de Access 2019

Una base de datos en papel es útil para almacenar información, pero no tanto para encontrarla nuevamente. Con Access 2019, buscar y encontrar información es fácil. Si tiene mil tarjetas de presentación almacenadas en un archivo Rolodex, ¿cuánto tiempo quiere perder tratando de encontrar el número de teléfono de una sola persona? Con Access 2019, eso ya no es una preocupación.

La búsqueda en una base de datos es crucial para que sus datos sean útiles, por lo que Access ofrece dos formas de buscar en una base de datos:

• Busque un registro específico.
• Utilice un filtro para mostrar uno o más registros que cumplan con un criterio específico.

Búsqueda de MS Access para un registro específico

El tipo de búsqueda más simple busca un registro específico. Para buscar un registro, necesita conocer los datos almacenados en al menos uno de sus campos, como un número de teléfono o una dirección de correo electrónico.

Cuanta más información conozca, es más probable que Access encuentre el registro que desea. Si busca todos los registros que contienen el nombre Bill, Access podría encontrar docenas de registros. Si solo busca todos los registros que contienen el nombre Bill, el apellido Johnson y una dirección estatal de Alaska, es probable que Access encuentre el registro que desea.

Para buscar un registro específico en una tabla de base de datos de Access, siga estos pasos:

En el panel Objetos de acceso completo a la izquierda de la pantalla, haga doble clic en el nombre de la tabla de la base de datos que desea buscar.

Access muestra la vista Hoja de datos de su base de datos.

Haga clic en la pestaña Inicio.

En el grupo Buscar, haga clic en el icono Buscar.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Busque un registro específico en una tabla de base de datos.

Haga clic en el cuadro de texto Buscar qué y escriba los datos que sabe que están almacenados en el registro que desea buscar.

Por ejemplo, si desea encontrar el número de teléfono de una persona pero solo conoce el apellido de la persona, escriba el apellido en el cuadro de texto Buscar.

Haga clic en el cuadro de lista Buscar en y elija Campo actual o Documento actual (busca en todos los campos).

(Opcional) Haga clic en el cuadro de lista Coincidir y elija una de las siguientes opciones:

• Cualquier parte del campo: el texto Buscar qué puede aparecer en cualquier parte de un campo.
• Todo el campo: el texto Buscar qué es el único texto almacenado en un campo.
• Inicio del campo: el texto Buscar qué puede estar solo al comienzo de un campo.

(Opcional) Haga clic en el cuadro de lista Buscar y elija una de las siguientes opciones:

• Arriba: busca desde el registro donde aparece el cursor, hasta el comienzo de la tabla de la base de datos
• Abajo: busca desde el registro donde aparece el cursor, hasta el final de la tabla de la base de datos
• Todo: busca en toda la tabla de la base de datos

Haga clic en Buscar siguiente.

Access resalta el campo donde encuentra el texto que escribió en el Paso 4.

Repita el Paso 8 para buscar más registros que puedan contener el texto que escribió en el Paso 4.

Haga clic en Cancelar o en el botón Cerrar.

Filtrar una base de datos de Access

Buscar en una base de datos es fácil pero algo limitado porque puede recuperar solo un registro a la vez que coincida con cualquier texto que desee encontrar. Si desea buscar varios registros, puede utilizar un filtro.

Un filtro le permite decirle a Access que muestre solo aquellos registros que cumplan con ciertos criterios, como todos los registros que contienen personas que ganan más de $ 200,000 al año, están actualmente casadas, viven en Las Vegas, Nevada y tienen dos o más gatos.

Para filtrar una tabla de base de datos, debe indicarle a Access qué campo o campos usar como filtro, y luego debe definir los criterios para ese filtro. Por ejemplo, si desea filtrar la tabla de su base de datos para ver solo los registros que enumeran los nombres de las personas que tienen al menos 65 años, filtre el campo Edad y establezca el criterio en Mayor o igual a 65.

El filtrado simplemente oculta todos los registros en una tabla de base de datos que no coinciden con sus criterios. El filtrado no elimina ni borra ningún registro.

Usar una coincidencia exacta para un filtro en Access 2019

El criterio de filtrado más simple busca una coincidencia exacta. Cuando filtra un campo por una coincidencia exacta, le está diciendo a Access: "Quiero ver solo los registros que contienen esta parte específica de datos en este campo en particular". Al utilizar un filtro de coincidencia exacta, puede mostrar, por ejemplo, solo los registros que contienen CA en el campo Estado.

Para filtrar una tabla de base de datos, siga estos pasos:

En el panel Objetos de acceso total a la izquierda de la pantalla, haga doble clic en el nombre de la tabla de la base de datos que desea filtrar.

Access muestra la vista Hoja de datos de su base de datos.

Haga clic en la pestaña Inicio.

Haga clic en el campo (columna) que desea utilizar como filtro.

En el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el icono Filtro.

Aparece un menú emergente. Tu también puedes

• Seleccione o desmarque las casillas de verificación de este menú.
• Continúe con los pasos del 5 al 7 para obtener más flexibilidad.

Elija filtros de texto.

Aparece un submenú.

El menú emergente Filtro le permite especificar los criterios para un campo específico.

Elija una opción de filtro, como Igual, Empieza por o Contiene.

Aparece un cuadro de diálogo Filtro personalizado.

El cuadro de diálogo Filtro personalizado le permite refinar aún más un criterio de filtro.

Escriba los datos que desea buscar y haga clic en Aceptar.

Access muestra sus datos filtrados y aparece un icono de filtro en el encabezado de la columna. Access recuerda la configuración de sus filtros. Si desea borrar el filtro, haga clic en el icono de filtro en el encabezado de la columna; cuando aparezca un menú emergente, elija Borrar filtro.

Puede borrar un filtro de un encabezado de columna.

Para ver todos los datos en la tabla de su base de datos, haga clic en la pestaña Inicio. Luego, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el ícono Alternar filtro.

Filtrado de bases de datos de Access por formulario

One problem with defining filters in Datasheet view is that you have all your database table records cluttering the screen. To avoid this problem, Access lets you define filters by using a form, which basically displays an empty record so you can click the fields that you want to use to filter your database table.

To define a filter by form, follow these steps:

In the All Access Objects pane on the left of the screen, double-click the name of the database table that you want to filter.

Access displays the Datasheet view of your database.

Click the Home tab.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon.

A pull-down menu appears.

Choose Filter by Form.

The Advanced pop-up menu lets you specify the criteria for a specific field.

Access displays a blank record.

Click in any field, then type the data you want to filter such as a last name.

In the Sort & Filter group, click the Advanced icon and then click Apply Filter/Sort.

Access displays a filtered view of your database table.

You can click the Toggle Filter icon again to view all the data in your database table.

Using a filter criteria in Access 2019

Searching for an exact match in a field can be handy, but sometimes you may want to see records that meet certain criteria, such as finding the names of everyone whose salary is greater than $50,000 a year. Instead of filtering by an exact match, you have to define the filter criteria.

The type of data stored in each field determines the type of criteria you can create. Three common types of data stored in fields are text, numbers, and dates, which you can filter in different ways.

Common Criteria for Filtering Text Data

Common Criteria for Filtering Numeric Data

Criterios comunes para filtrar fechas

Para crear los criterios de filtro, siga estos pasos:

En el panel Objetos de acceso total a la izquierda de la pantalla, haga doble clic en el nombre de la tabla de la base de datos que desea filtrar.

Access muestra la vista Hoja de datos de su base de datos.

Haga clic en la pestaña Inicio.

Haga clic en el campo (columna) que desea utilizar como filtro.

En el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el icono Filtro.
Aparece un menú emergente.

Seleccione la opción Filtros, como Filtros de texto o Filtros numéricos.

Aparece un submenú de opciones de filtro.

El menú emergente Filtro le permite especificar los criterios para un campo específico.

Haga clic en una opción de filtro, como Entre o Menos de.
Aparece el cuadro de diálogo Filtro personalizado. El cuadro de diálogo Filtro personalizado contiene el nombre de la opción de filtro, como Entre números o Menor que.

Escriba un valor para sus criterios de filtro.

Escriba uno o más valores en cada cuadro de texto en el cuadro de diálogo Filtro personalizado y luego haga clic en Aceptar.
Access filtra la tabla de su base de datos de acuerdo con sus criterios.

Repita los pasos del 5 al 7 para cada filtro adicional que desee agregar.

Puede volver a hacer clic en el icono Alternar filtro para ver todos los datos de la tabla de su base de datos.

Borrar un filtro en Access 2019

Cuando aplica un filtro a una tabla de base de datos, solo ve los registros que coinciden con ese filtro. Access muestra un mensaje Filtrado en la parte inferior de la pantalla para avisarle cuando está mirando una tabla de base de datos filtrada.

Para eliminar un filtro y poder ver todos los registros, elija una de las siguientes opciones:

• Haga clic en el icono Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar.
• Haga clic en el botón Filtrado o Sin filtrar en la barra de estado cerca de la parte inferior de la pantalla.

Access desactiva temporalmente los filtros para que pueda ver toda la información almacenada en la tabla de su base de datos.

Cuando elige el comando Guardar (Ctrl + S) para guardar una tabla de base de datos, Access también guarda su último filtro. La próxima vez que abra esa tabla de base de datos, podrá usar el último filtro que creó. Si desea guardar varios filtros, deberá guardarlos como una consulta.

Consulte estos prácticos atajos de teclado de Access para obtener más información.