Cómo compartir recursos de Microsoft Project

Muchas organizaciones que usan Microsoft Project 2019 administran muchos proyectos al mismo tiempo. A veces, un proyecto es el único proyecto de este tipo en una empresa, como organizar una mudanza de oficina. Otros proyectos, como un proyecto de diseño de un edificio en un estudio de arquitectura, ocurren simultáneamente con varios otros proyectos similares y se basan en muchos de los mismos recursos, como arquitectos y dibujantes.

Cuando una organización se involucra en proyectos de naturaleza similar al mismo tiempo, aprovechar un grupo de recursos centralizado puede ahorrarle tiempo porque no tiene que crear recursos que ya existen. El seguimiento de los recursos en todos los proyectos también puede resultar útil.

Puede usar otra función de Proyecto que ahorra tiempo para extraer recursos existentes de una libreta de direcciones de la empresa o de su propia Libreta de direcciones en Outlook.

Cómo crear archivos para compartir

Tanto los recursos individuales como los recursos genéricos se pueden crear en un proyecto en blanco como un grupo de recursos y guardar en una ubicación accesible en la red de su empresa. Entonces, cualquier gerente de proyecto puede asignar esos recursos a sus propios proyectos. Estos proyectos se denominan archivos compartidores.porque comparten recursos del fondo de recursos. Por ejemplo, si tiene un grupo de personas de mantenimiento que todos en su empresa de fabricación asignan a proyectos, cree un archivo de proyecto llamado Grupos de recursos e ingrese todos los recursos para compartir en la vista Hoja de recursos. O cree el archivo de grupo de recursos llamado CEO y permita que todos los que están administrando proyectos que requieren la participación del CEO lo asignen desde esa ubicación central. Luego, use las herramientas para compartir recursos en Project para asignar estos recursos a tareas dentro de su plan.

Cuando alguien usa asignaciones de recursos de un archivo compartido, esa información también se guarda en el archivo de reserva de recursos. Entonces, cualquiera puede usar ese archivo para ver las asignaciones de recursos en todos los proyectos de la organización.

Cómo escanear de los grupos de recursos de gestión de proyectos

Si usa Project en toda su empresa, puede tener un grupo de recursos, un repositorio centralizado de recursos comunes que permite a los gerentes de proyecto asignar esos recursos a sus diversos proyectos. Al utilizar un grupo de recursos, puede formarse una idea más realista de cuán ocupados están los recursos en todos los proyectos en cualquier momento.

No confunda los grupos de recursos con los recursos empresariales, que requieren que configure Project Professional, Project Server y Microsoft Office Project Web App. Un grupo de recursos es simplemente un archivo de proyecto que contiene solo una lista de recursos en la vista Hoja de recursos y se guarda en una unidad de red compartida para su grupo de trabajo o en el servidor de su empresa. Cualquiera que tenga acceso al archivo del fondo de recursos puede asignar los recursos que contiene a los proyectos. Un grupo de recursos les ahorra a todos la molestia de tener que crear repetidamente estos recursos en sus proyectos individuales.

Para acceder a un recurso que está disponible para toda su organización, siga este procedimiento:

Abra el archivo del grupo de recursos y luego abra el archivo que será el archivo del compartidor.

Trabajando en el archivo del compartidor, elija Recurso → Fondo de recursos → Compartir recursos.
Aparece el cuadro de diálogo Compartir recursos.

Especifique los recursos para el proyecto.
Si desea especificar que un proyecto utilizará solo sus propios recursos (la configuración predeterminada), seleccione la opción Usar recursos propios. Si desea compartir recursos, seleccione la opción Usar recursos y luego elija un proyecto de la lista Desde.

Especifique qué debe hacer Project cuando exista una configuración de recursos en conflicto, como el calendario base de recursos.
Si la configuración de su proyecto tendrá prioridad, seleccione la opción El que comparte tiene prioridad. Si desea que gobierne la configuración del grupo, seleccione El grupo tiene prioridad.

Haga clic en el botón Aceptar para completar el proceso.
Todos los recursos del grupo de recursos especificado se agregan a la lista de recursos de su propio proyecto, listos para ser asignados a tareas.

Después de agregar un recurso compartido a su proyecto, puede actualizar la información del recurso compartido, en caso de que la persona que mantiene esos recursos compartidos haya realizado un cambio, como aumentar la tasa del recurso por hora. Para hacer esto, elija Recurso → Compartir recursos → Actualizar grupo de recursos.

Si combina proyectos separados en un proyecto maestro en cualquier momento, Project le permite tener recursos duplicados. Si vincula los proyectos combinados y luego elimina un recurso duplicado en el proyecto principal, también se elimina en el subproyecto. Una mejor práctica es hacer que todos los proyectos separados compartan recursos de un grupo de recursos para que no existan recursos duplicados cuando cree el archivo de proyecto maestro.

Extraer recursos de los grupos de recursos le ahorra tiempo porque no tiene que volver a crearlos repetidamente. Sin embargo, es posible que se pregunte si debe realizar un seguimiento del tiempo de su recurso en el archivo del grupo de recursos para ver si el recurso está sobrevendido. La mayoría de los proyectos en el mundo real utilizan recursos que no se dedican exclusivamente a un solo proyecto. Los nuevos usuarios de Project a menudo se confunden porque casi todas las personas que trabajan en sus proyectos dedican tiempo a otro trabajo, desde la comunicación general con compañeros de trabajo y clientes hasta los esfuerzos invertidos en otros proyectos. ¿Deberían estos principiantes crear grupos de recursos para tener en cuenta el tiempo compartido entre varios proyectos al mismo tiempo?

En términos generales, tratar de realizar un seguimiento de cada minuto del día de cada recurso para ver si los recursos están trabajando al 100 por ciento o al 50 por ciento en sus tareas o si se comparten entre varios proyectos equivale al caos. Hágase esta pregunta: cuando este recurso funcione en una tarea de su proyecto, ¿pondrá todo su enfoque en esa tarea en ese momento? Si es así, es posible que no tenga que perder el tiempo con el seguimiento de los recursos compartidos en muchos proyectos. Especialmente en tareas más breves, resistir la tentación de microgestionar los esfuerzos de sus recursos fuera de su propio proyecto suele funcionar bien. Si, por otro lado, tiene recursos trabajando solo la mitad del tiempo o dividiendo el tiempo entre dos proyectos de manera rutinaria, considere usar herramientas de recursos compartidos para realizar un seguimiento de esos recursos en todos los proyectos.

Cómo importar recursos desde Outlook

Project le permite ahorrar el tiempo dedicado a ingresar información de recursos al permitirle extraer recursos de Outlook.

Para extraer recursos de Outlook, debe especificarlo como su programa de correo electrónico predeterminado: Abra Outlook, y cuando se le pregunte si desea que sea su programa predeterminado, diga que sí.

Cuando inserta uno o más recursos de Outlook en su proyecto, se agregan a su lista de proyectos, utilizando el nombre del recurso y la dirección de correo electrónico tal como existen en la libreta de direcciones de Outlook. La inicial de la primera letra y el tipo de trabajo predeterminados también están preasignados. Luego, puede agregar al recurso los detalles que desee.

Para insertar recursos de su libreta de direcciones de Outlook, muestre la vista Hoja de recursos y siga estos pasos:

Vaya a la pestaña Recursos en la cinta. En el grupo Insertar, haga clic en Agregar recursos y luego en Libreta de direcciones.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar recursos.

Haga clic en el nombre de un recurso en la lista Nombre.

Haga clic en Agregar para colocar el nombre seleccionado en la lista de Recursos.

Repita los pasos 2 y 3 para agregar a su proyecto todos los nombres de recursos que desea importar.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar.

Los nombres ahora aparecen en la lista de recursos del proyecto, listos para que los asigne a las tareas.

Para obtener más información sobre cómo administrar sus recursos de Microsoft Project, consulte Cómo administrar recursos en Microsoft Project 2019 .