Cómo compartir y seguir sitios de SharePoint

Es fácil seguir un sitio de SharePoint y recibir actualizaciones sobre lo que sucede en ese sitio. Con la última versión de SharePoint, la opción es tan simple como hacer clic en un icono de estrella en la página principal de un sitio web de SharePoint, como se muestra.

Haga clic en la estrella en un sitio de SharePoint para seguir el sitio.

Si está utilizando la aplicación móvil de SharePoint, la estrella está a solo un toque de distancia, como se muestra en la siguiente figura.

Toque la estrella en la aplicación móvil de SharePoint para seguir un sitio.

Una vez que siga un sitio de SharePoint, aparecerá en su panel principal de SharePoint, el panel principal que ve cuando inicia sesión en Microsoft Office 365 y hace clic en la aplicación de SharePoint. Siempre puede volver al panel de control haciendo clic en el menú de la aplicación (el icono de waffle en la esquina superior izquierda de su pantalla) y haciendo clic en SharePoint.

Cuando sigue un sitio, recibirá todas las noticias, actualizaciones y actividad en su panel principal de SharePoint. En la siguiente figura, puede ver que estamos siguiendo el sitio SharePoint For LuckyTemplates, y en "Noticias de sitios", vemos que se publicó un nuevo artículo de noticias.

Las noticias y la actividad de los sitios que sigue aparecen en su panel de SharePoint.

Si está utilizando la aplicación móvil de SharePoint, verá una pestaña Noticias en la pantalla principal. Esta pestaña muestra todas las noticias y la actividad de los sitios que está siguiendo. Aquí se muestra la pestaña Noticias.

Las noticias y la actividad de los sitios que sigue aparecen en la pestaña Noticias de la aplicación móvil de SharePoint.

El mismo artículo de noticias que se mostró anteriormente en el navegador web también se muestra aquí en la aplicación móvil de SharePoint. Este es un tema recurrente. La aplicación móvil de SharePoint muestra el mismo contenido que encontrará al usar SharePoint en su navegador web. Es solo una versión móvil diseñada para ser más fácil de usar en dispositivos pequeños.

El panel de Office 365 SharePoint solo estará disponible si usa SharePoint como parte de Office 365. Si usa SharePoint local, consulte con su departamento de TI para averiguar si hay un sitio consolidado que tengan para notificaciones y actividad.

Cómo configurar alertas para SharePoint

Además de seguir un sitio, también puede configurar alertas para otras áreas de SharePoint. Por ejemplo, los documentos se almacenan en una aplicación de contenedor de SharePoint especial llamada Biblioteca. La aplicación Documentos que aparece en la barra de navegación izquierda de su sitio de grupo predeterminado es un ejemplo. Las alertas son una excelente manera de realizar un seguimiento de los cambios que realizan sus compañeros de equipo en los documentos y elementos.

Debe tener una dirección de correo electrónico configurada en su perfil de SharePoint para recibir alertas. Si su servidor de SharePoint está ubicado en su red, generalmente eso no es un problema. Sin embargo, es posible que Office 365 no esté integrado con su red y la información de correo electrónico. En esas situaciones, su administrador puede configurar manualmente su dirección de correo electrónico u otorgarle permiso para hacerlo.

Para configurar una alerta para el contenido en la aplicación Documentos, siga estos pasos:

Abra su navegador web y navegue hasta el sitio web de Microsoft Office .

Inicie sesión si se le solicita.

Seleccione su sitio de SharePoint para abrir el sitio.

Seleccione la aplicación Documentos que aparece en el panel de navegación izquierdo.

En la parte superior de la aplicación Documentos, haga clic en los puntos suspensivos y luego haga clic en Avisarme, como se muestra.
Se abre el cuadro de diálogo Avisarme cuando cambien los elementos.

Seleccionar la opción Avisarme en una aplicación de documentos de SharePoint.

Si está utilizando SharePoint On-Premises y no ve el botón Avisarme, es probable que su administrador no haya configurado la configuración de correo electrónico saliente. Si la configuración del correo electrónico saliente no está configurada en Administración central, el botón Avisarme simplemente no aparecerá a los usuarios. Sin embargo, si está utilizando SharePoint Online, Microsoft ya ha configurado el correo electrónico saliente y está listo para comenzar.

En el cuadro de texto Título de la alerta, ingrese un nombre para la alerta.
Le sugerimos que haga del nombre algo significativo para usted en su bandeja de entrada, como Documentos modificados hoy - Sitio del equipo de presupuesto. De lo contrario, no tiene una forma significativa de diferenciar una alerta de otra.

En el cuadro de texto Enviar alertas a, ingrese los nombres de las personas además de usted que deberían recibir la alerta.
Así es, ¡puedes suscribir a otras personas a una alerta! Debe tener el permiso Administrar alertas, que se otorga de manera predeterminada a los propietarios del sitio.

Es posible que las organizaciones y los propietarios de sitios deseen suscribir a varios usuarios a una alerta para asegurarse de que reciban actualizaciones importantes, así como para animarlos a contribuir a un foro de discusión, blog o wiki. Los usuarios aún pueden optar por no participar modificando la configuración en la configuración de sus alertas.

En la sección Método de entrega, seleccione si desea recibir alertas por correo electrónico o mensaje de texto en su teléfono celular.
La mensajería de texto requiere que su administrador de SharePoint configure este servicio a través de un tercero, por lo que es posible que no pueda enviar alertas a su teléfono.

En la sección Tipo de cambio, seleccione la opción que coincida con el tipo de notificaciones que desea recibir: Todos los cambios, Se agregan nuevos elementos, Se modifican los elementos existentes o Se eliminan los elementos.
Si es responsable de administrar una aplicación, le recomendamos que reciba una alerta cada vez que se eliminen elementos.

En la sección Enviar alertas para estos cambios, elija cuándo recibir alertas.
Las opciones que ve aquí varían según el tipo de aplicación con la que esté trabajando. Por ejemplo, una aplicación de Tareas le permite recibir una alerta cuando una tarea está marcada como Completada o cuando cambia el estado de una tarea de alta prioridad.

En la sección Cuándo enviar alertas, elija la frecuencia de envío de sus alertas.
Puede recibirlos inmediatamente, una vez al día o una vez a la semana. Nos gusta recibir un resumen diario; de lo contrario, recibimos demasiados correos electrónicos.

Haga clic en Aceptar para crear su alerta, como se muestra.

Creación de una nueva alerta para una aplicación de documentos de SharePoint.

Necesita el permiso Crear alertas para crear alertas. Este permiso generalmente se otorga con la configuración lista para usar del grupo de SharePoint de miembros del sitio.

Siempre que los usuarios digan que necesitan un flujo de trabajo para recibir notificaciones de los cambios realizados en los archivos del proyecto, pruebe primero con una alerta. Se sorprenderá de la frecuencia con la que las alertas brindan las opciones que se necesitan.

Si su aplicación tiene una vista personal o pública que incluye un filtro, puede suscribirse a los cambios solo para esa vista. Por ejemplo, supongamos que desea recibir una notificación por mensaje de texto cuando un elemento de una aplicación de seguimiento de problemas tiene su prioridad establecida en Alta. Crearía una vista que filtre la aplicación para problemas de alta prioridad. Seleccione la vista filtrada en la sección Enviar alertas para estos cambios cuando cree su alerta, y recibirá alertas cuando los elementos cumplan con los criterios del filtro.

Cómo administrar alertas para sitios de SharePoint

Siempre puede volver atrás y ajustar las alertas. Cuando hace clic en los puntos suspensivos (que se muestran anteriormente en la Figura 10-5), puede elegir Administrar alertas y editar las alertas que ya haya creado. Este botón lo lleva a una sola página en lugar de navegar a cada aplicación en la que haya configurado una alerta. La siguiente figura muestra la página Mis alertas.

Administrar sus alertas para todo un sitio de SharePoint.

Para administrar todas las alertas que tiene en un sitio determinado y modificarlas o eliminarlas, siga estos pasos:

Busque una aplicación en la que esté suscrito actualmente a una alerta.

En el menú desplegable de puntos suspensivos, elija Administrar mis alertas.
Aparece la página Mis alertas en este sitio.

Seleccione el enlace de nombre de alerta adecuado.
La página Editar alerta en este sitio aparece con todas las opciones que vio cuando creó la alerta por primera vez. Cambie la configuración como desee.
¿No configuró la alerta para empezar? Aún puede leer la configuración y cambiar las opciones (consulte los pasos anteriores). Sus cambios no afectan la configuración de alertas para otros si la alerta se creó para varios usuarios al mismo tiempo.

Haga clic en Aceptar para modificar la alerta con su nueva configuración o en Eliminar para eliminar la alerta.
Eliminar una alerta que se creó para usted no elimina la alerta de otros usuarios que están en el grupo para el que se creó la alerta.

Si es el administrador del sitio, puede administrar las alertas de todos en el sitio haciendo clic en el enlace Alertas de usuario en la sección Administración del sitio de la página Configuración del sitio.

Cuando ocurre el evento que coincide con su alerta, por ejemplo, la hora o la ubicación de un cambio de evento del calendario, recibe un correo electrónico en su bandeja de entrada. La notificación por correo electrónico que recibe se basa en una plantilla. El administrador puede modificar estas plantillas para proporcionar más detalles.