Cómo crear alertas por correo electrónico para un grupo de SharePoint

Si RSS no es lo tuyo, puedes optar por recibir notificaciones por correo electrónico cuando cambien las aplicaciones de SharePoint creando una alerta. Las alertas son una excelente manera de realizar un seguimiento de los cambios que sus compañeros de equipo realizan en documentos y elementos.

Necesita el permiso Crear alertas para crear alertas. Este permiso generalmente se otorga con la configuración lista para usar del grupo de SharePoint de miembros del sitio .

Para crear una alerta para una aplicación, siga estos pasos:

Busque la aplicación donde desea suscribirse a una alerta y luego haga clic en el botón desplegable Alertarme en la sección Compartir y rastrear de la pestaña Biblioteca de la cinta (para una aplicación basada en biblioteca) o la pestaña Lista de la cinta (para una aplicación basada en listas).
Si no ve el botón Avisarme, es probable que su administrador no haya configurado los ajustes de correo electrónico saliente. Si la configuración del correo electrónico saliente no está configurada en Administración central, el botón Avisarme simplemente no aparecerá a los usuarios. Sin embargo, si está utilizando SharePoint Online, Microsoft ya ha configurado el correo electrónico saliente y está listo para comenzar.

Elija Establecer alerta en esta biblioteca en la lista desplegable.
Aparece la ventana Nueva alerta.
Puede suscribirse a una alerta para un elemento o documento seleccionando el elemento o documento y eligiendo Avisarme en la pestaña Elementos de la cinta.

En el cuadro de texto Título de la alerta, ingrese un nombre para la alerta.
Haga del nombre algo significativo para usted en su bandeja de entrada, como Documentos modificados hoy - Sitio del equipo de presupuesto . De lo contrario, no tiene una forma significativa de diferenciar una alerta de otra.

En el cuadro de texto Enviar alertas a, ingrese los nombres de las personas además de usted que deberían recibir la alerta.
Así es, ¡puedes suscribir a otras personas a una alerta! Debe tener el permiso Administrar alertas, que se otorga de manera predeterminada a los propietarios del sitio.
Las organizaciones y los propietarios de sitios pueden querer suscribir a varios usuarios a una alerta para asegurarse de que reciben actualizaciones importantes, así como animarlos a contribuir a un foro de discusión, blog o wiki. Los usuarios aún pueden optar por no participar modificando la configuración en la configuración de sus alertas.

En la sección Método de entrega, seleccione si desea recibir alertas por correo electrónico o mensaje de texto en su teléfono celular.
La mensajería de texto requiere que su administrador de SharePoint configure este servicio a través de un tercero, por lo que es posible que no pueda enviar alertas a su teléfono.

En la sección Tipo de cambio, seleccione la opción que coincida con el tipo de notificaciones que desea recibir: Todos los cambios, Se agregan nuevos elementos, Se modifican los elementos existentes o Se eliminan los elementos.
Si es responsable de administrar una aplicación, debe recibir una alerta cada vez que se eliminen elementos.

En la sección Enviar alertas para estos cambios, elija cuándo recibir alertas.
Las opciones que ve aquí varían según el tipo de aplicación con la que esté trabajando. Por ejemplo, una aplicación de Tareas le permite recibir una alerta cuando una tarea está marcada como Completada o cuando cambia una tarea de alta prioridad.

En la sección Cuándo enviar alertas, elija la frecuencia de envío de sus alertas.
Puede recibirlos inmediatamente, una vez al día o una vez a la semana. Los resúmenes diarios son buenos; de lo contrario, es probable que reciba demasiados correos electrónicos.

Haga clic en Aceptar para crear su alerta.

Vea este ejemplo de configuración de una alerta.

Reciba un correo electrónico cuando cambie una lista o biblioteca.

Siempre que los usuarios digan que necesitan un flujo de trabajo para recibir una notificación, pruebe primero con una alerta. Se sorprenderá de la frecuencia con la que las alertas brindan las opciones que se necesitan.

Si su aplicación tiene una vista personal o pública que incluye un filtro, puede suscribirse a los cambios solo para esa vista. Por ejemplo, supongamos que desea recibir una notificación por mensaje de texto cuando un elemento de una aplicación de seguimiento de problemas tiene su prioridad establecida en Alta. Crearía una vista que filtre la aplicación para problemas de alta prioridad. Seleccione la vista filtrada en la sección Enviar alertas para estos cambios cuando cree su alerta, y recibirá alertas cuando los elementos cumplan con los criterios del filtro.

Debe tener una dirección de correo electrónico configurada en su perfil de SharePoint para recibir alertas. Si su servidor de SharePoint está ubicado en su red, generalmente eso no es un problema. Sin embargo, es posible que Office 365 no esté integrado con su red y la información de correo electrónico. En esas situaciones, su administrador puede configurar manualmente su dirección de correo electrónico u otorgarle permiso para hacerlo.

Puede administrar todas sus alertas desde una sola página en lugar de navegar a cada lista. Para administrar todas las alertas que tiene en un sitio determinado y modificarlas o eliminarlas, siga estos pasos:

Busque una aplicación en la que esté suscrito actualmente a una alerta.

En la pestaña Lista de la cinta, en la sección Compartir y rastrear, elija Enviarme alertas → Administrar mis alertas.

Seleccione el enlace de nombre de alerta adecuado.
Aparece la página Administrar mis alertas en este sitio con todas las opciones que vio cuando creó la alerta por primera vez. Cambie la configuración como desee.
¿No configuró la alerta para empezar? Aún puede leer la configuración y cambiar las opciones (consulte la lista de pasos anteriores). Sus cambios no afectan la configuración de alertas para otros si la alerta se creó para varios usuarios al mismo tiempo.

Haga clic en Aceptar para modificar la alerta con su nueva configuración o en Eliminar para eliminar la alerta.
Eliminar una alerta que se creó para usted no elimina la alerta de otros usuarios que están en el grupo para el que se creó la alerta.

Si es el administrador del sitio, puede administrar las alertas de todos en el sitio haciendo clic en el enlace Alertas de usuario en la sección Administración del sitio de la página Configuración del sitio.