Cómo crear gráficos en Office 365

Los fanáticos de los cuadros y gráficos estarán encantados de saber que poner un cuadro en un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una diapositiva de PowerPoint, todos disponibles como parte de Microsoft Office 365, es bastante fácil. Antes de entrar en detalles, estos son los pasos básicos que todos deben saber para crear un gráfico en Word, Excel y PowerPoint:

Vaya a la pestaña Insertar.

Si está trabajando en Microsoft Excel, seleccione los datos que usará para generar el gráfico (en Word y PowerPoint, vaya al Paso 3).
En Excel, selecciona los datos en una hoja de trabajo antes de crear el gráfico, pero en Word y PowerPoint, ingresa los datos para el gráfico después de crear el gráfico.

Seleccione el tipo de gráfico que desee.
La forma de seleccionar un tipo de gráfico depende del programa en el que esté trabajando:

• Excel: en la pestaña Insertar, abra la lista desplegable en uno de los botones del grupo Gráficos (columna, barra, etc.) y seleccione un tipo de gráfico; o haga clic en el botón Gráficos recomendados o en el botón de grupo Gráficos para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico y seleccionar un gráfico allí. Como se muestra, el cuadro de diálogo Insertar gráfico muestra todos los tipos de gráficos que puede crear. Vaya a la pestaña Gráficos recomendados para ver qué gráficos recomienda Excel.
• Word y PowerPoint: haz clic en el botón Gráfico. Verá que se muestra el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Seleccione un tipo de gráfico, seleccione una variación y haga clic en Aceptar. Se abre una cuadrícula de datos en su pantalla. (En PowerPoint, también puede hacer clic en el icono Gráfico en un marco de marcador de posición para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico).

En Word y PowerPoint, reemplace los datos de muestra en la cuadrícula de datos con los datos que necesita para generar su gráfico.
Una vez que termine de ingresar los datos, haga clic en el botón Cerrar en la cuadrícula de datos.

Modifique su gráfico, si lo desea.
Las pestañas y los botones de Herramientas de gráficos a la derecha del gráfico ofrecen comandos para hacer que un gráfico se vea perfecto.

¿Qué gráfico quieres?

Haga clic en el botón Reciente en el cuadro de diálogo Insertar gráfico para ver todos los gráficos que examinó en su búsqueda del gráfico correcto.

¿Y si decides eliminar el gráfico que creaste? Haga clic en su perímetro para seleccionarlo y luego presione la tecla Suprimir.

Cómo elegir el gráfico correcto

Si eres fanático de los gráficos, la gran selección de gráficos puede hacerte sentir como un niño en una tienda de golosinas, pero si los gráficos no son tu fuerte, la gran cantidad de gráficos entre los que puedes elegir puede ser abrumadora. Puede elegir entre gráficos en 17 categorías. ¿Qué gráfico es el mejor? La regla de oro para elegir un tipo de gráfico es elegir el que presente la información de la forma más brillante posible. El propósito de un gráfico es comparar información entre diferentes categorías. Seleccione un gráfico que dibuje la comparación para que otros puedan hacer comparaciones claramente. La tabla describe los 17 tipos de gráficos y explica brevemente cuándo utilizar cada tipo de gráfico.

Tipos de gráficos

How to provide the raw data for your chart

Every chart is constructed from raw data — the numbers and labels you select in an Excel worksheet (in Excel) or enter in the data grid (in Word and PowerPoint). If you’re operating in Word or PowerPoint, you see, in the data grid, sample data in a data range, as shown. The information inside the data range is used to generate the chart. You can tell where the data range begins and ends because it is enclosed in a blue border. Your job is to replace the sample data in the data range with data of your own. As you enter your data, the chart on your slide or page takes shape.

Para crear un gráfico en Word o PowerPoint, ingrese datos en la cuadrícula de datos.

A medida que ingresa números y etiquetas en la cuadrícula de datos, observe cómo toma forma su gráfico. Estos son los conceptos básicos para ingresar datos en la cuadrícula de datos:

• Ingresando los datos en una celda: Una celda es el cuadro en una cuadrícula de datos donde una columna y una fila se cruzan; cada celda puede contener un elemento de datos. Para ingresar datos en una celda, haga clic en la celda y comience a escribir. Cuando haya terminado, presione Entrar, presione Tab o haga clic en una celda diferente.
• Eliminación de los datos de una celda: para eliminar los datos de una celda, incluidos los datos de muestra, haga clic en la celda y presione Eliminar.
• Visualización de números: cuando un número es demasiado grande para caber en una celda, el número se muestra en notación científica (puede hacer doble clic en el número para ampliar la celda en la que se encuentra). No se preocupe, el número aún se registra y se usa para generar su gráfico. Puede mostrar números grandes ampliando las columnas en las que se encuentran los números. Mueva el puntero entre las letras de las columnas (A, B, etc. en la parte superior de la hoja de trabajo) y cuando vea la flecha de dos puntas, haga clic y arrastre hacia la derecha.
• Cambiar el tamaño del rango de datos: para encerrar más o menos celdas en el rango de datos, mueva el puntero a la esquina inferior derecha del rango de datos y, cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, haga clic y arrastre para que el cuadro azul incluye solo los datos que desea para su gráfico.

La cuadrícula de datos ofrece el botón Editar datos en Microsoft Excel en caso de que desee ingresar datos para su gráfico en Excel. Haga clic en este botón e ingrese los datos en Excel si se siente cómodo trabajando allí.

En Word y PowerPoint, haga clic en el botón Editar datos en la pestaña Diseño (Herramientas de gráficos) en cualquier momento para abrir la cuadrícula de datos y jugar con los números y los datos a partir de los cuales se genera su gráfico.

Cómo colocar su gráfico en un libro de trabajo, una página o una diapositiva

Para cambiar la posición de un gráfico, haga clic para seleccionarlo, haga clic en su perímetro y, cuando vea la flecha de cuatro puntas, comience a arrastrar. De lo contrario, siga estas instrucciones para colocar su carta donde desea que esté:

• Excel: para mover su gráfico a una hoja de trabajo diferente o crear una nueva hoja de trabajo para contener su gráfico, vaya a la pestaña Diseño (Herramientas de gráficos) y haga clic en el botón Mover gráfico. Verá el cuadro de diálogo Mover gráfico.
  • Para mover su gráfico a una hoja de trabajo diferente, haga clic en el botón de opción Objeto en, elija la hoja de trabajo en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
  • Para crear una nueva hoja de trabajo para un gráfico, haga clic en el botón de opción Nueva hoja, ingrese un nombre para la nueva hoja de trabajo y haga clic en Aceptar.
• Word: en la vista Diseño de impresión, seleccione su gráfico y, en la pestaña Diseño o (Herramientas de gráfico) Formato, haga clic en el botón Posición (es posible que primero deba hacer clic en el botón Organizar, según el tamaño de la pantalla). Verá una lista desplegable con opciones de ajuste de texto. Elija la opción que describa cómo desea que se comporte el texto circundante cuando se bloquee en su gráfico.

También puede colocar un gráfico seleccionándolo, haciendo clic en el botón Opciones de diseño y eligiendo una opción en el menú desplegable Opciones de diseño. El botón Opciones de diseño aparece a la derecha de un gráfico después de seleccionar un gráfico.

• PowerPoint: seleccione el gráfico y arrástrelo en la diapositiva a la posición correcta.