Cómo crear letras combinadas de correo de Word 2013

Las letras son uno de los tipos de documentos de Word 2013 fusionados por correo más comunes. Normalmente, los campos de combinación se utilizan para generar la dirección de correo. En algunas letras, los campos también se utilizan para personalizar la letra en sí.

Word 2013 proporciona dos bloques de código que ahorran tiempo,> y>. Encontrará botones para estos códigos en la pestaña Correspondencia.

El código> configura una dirección de correo estándar para usted, o puede insertar códigos individuales para crear el bloque de dirección de correo usted mismo. Por ejemplo, los siguientes son equivalentes:

El siguiente ejercicio no usa el código de la línea de saludo porque el archivo de datos no tiene campos separados para nombres y apellidos, y el código> funciona mejor cuando esos nombres están separados.

Abra un documento que contenga una letra.

Elija Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia → Cartas.

Elija Correos → Seleccionar destinatarios → Usar una lista existente.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos.

Navegue a la carpeta que contiene sus archivos de datos para su combinación de correspondencia. Seleccione el archivo de combinación de correspondencia y haga clic en Abrir.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, que le solicita que elija la hoja de trabajo que desea utilizar.

En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, asegúrese de que Sheet1 $ esté seleccionado y haga clic en Aceptar.

El signo de dólar después del nombre de la hoja es la forma en que Excel dice que el nombre es absoluto, es decir, no cambia cuando se hace referencia a él en una fórmula. No es significativo para nuestros propósitos en este ejercicio.

Mueva el punto de inserción a la línea inmediatamente debajo de la fecha y luego elija Mailings → Address Block.

Se abre el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones.

Si la muestra en el área Vista previa no es correcta, haga clic en el botón Coincidir campos y especifique qué campos deben asociarse con qué partes del bloque de direcciones.

Confirme que la dirección en el área Vista previa se vea correctamente formada y luego haga clic en Aceptar para aceptar la configuración predeterminada.

Aparece un código> en el documento.

Presione Entrar para comenzar una nueva línea después del código> y luego escriba Estimado y presione la barra espaciadora una vez.

En la pestaña Correspondencia, haga clic en la flecha hacia abajo debajo de Insertar campo de combinación y, en el menú que aparece, haga clic en Nombre.

Se inserta un> código.

Escriba una coma después del código y luego haga clic para mover el punto de inserción inmediatamente antes de la palabra almacenar en el primer párrafo.

Vuelva a hacer clic en la flecha hacia abajo debajo del botón Insertar campo de combinación y haga clic en Ciudad.

Se inserta un código> en el punto de inserción.

Presione la barra espaciadora una vez para agregar un espacio después del código.

La carta se parece al siguiente ejemplo.

Elija Mailings → Preview Results.

La primera letra aparece tal como se imprimirá. Observe que hay espacio adicional entre las líneas del bloque de direcciones.

Seleccione todas las líneas del bloque de direcciones en la letra de la vista previa y luego elija Inicio → Espaciado entre líneas y párrafos → Eliminar espacio después del párrafo. Haga clic fuera de la selección para anular la selección cuando haya terminado.

Esto soluciona el problema de espaciado de todas las letras del archivo de combinación.

Haga clic al final de la última línea del bloque de direcciones y presione Entrar una vez, creando una línea adicional de espacio entre la dirección y el saludo.

Elija Mailings → Next Record para ver una vista previa de la siguiente carta.

Para que las letras se vean mejor, puede centrarlas verticalmente en la página.

Siga haciendo clic en Registro siguiente hasta que haya visto todos los registros y luego elija Correos → Finalizar y fusionar → Editar documentos individuales.

Se abre el cuadro de diálogo Combinar en documento nuevo.

Haga clic en Aceptar para combinar todas las copias en un documento.

Se abre un nuevo documento, Letters1.

Desplácese por el nuevo documento para comprobar las letras; luego ciérrelo sin guardar los cambios.

Guarde sus cambios en su archivo Main Merge y luego ciérrelo.