Cómo crear tareas de resumen y subtareas en Project 2016

Cuando observa una estructura de desglose del trabajo del proyecto en Project 2016, también conocida como WBS, o una lista de tareas del proyecto, como la que se muestra en la siguiente figura, verá que organiza las tareas en niveles. Los niveles superiores son del WBS. El nivel inferior consta de tareas que se han descompuesto de la WBS.

Una tarea que tiene otras tareas sangradas debajo de ella en esta estructura de esquema es una tarea de resumen o tarea principal. Las tareas sangradas debajo de la tarea de resumen son subtareas o tareas secundarias. Las tareas de resumen se indican en negrita en el esquema del proyecto.

Puede saber cuándo una tarea de resumen tiene una familia de subtareas adheridas a sus faldas: cuando una subtarea está oculta, se muestra un pequeño triángulo claro a la izquierda de la tarea de resumen. Cuando hace clic en el triángulo con la punta del puntero, la tarea se expande para mostrar todo su clan de subtareas y la tarea de resumen agrega un triángulo negro a su izquierda.

Esquema del proyecto, que muestra un resumen de las tareas y subtareas.

En la figura, puede ver que las tareas de resumen de la base de datos y la interfaz de usuario tienen subtareas ocultas. Las tareas de resumen de Pago y Confirmación muestran todas sus subtareas.

Toda la información sobre una familia de tareas se incluye en su tarea de resumen de nivel más alto. Por lo tanto, cualquier tarea con subtareas no tiene información de tiempo o costo propia: recopila su duración total y costo de la suma de sus partes.

Esta funcionalidad de resumen es acumulativa: la tarea de nivel más bajo se acumula en su padre, que puede acumularse en otra tarea de resumen, que se acumula (por ejemplo) en una tarea de resumen del proyecto. Cualquier tarea con tareas por debajo de ella obtiene su información de duración y costo de un resumen de sus subtareas, sin importar cuán profundamente anidada pueda estar en la jerarquía.

La estructura de las familias en un esquema también es útil cuando necesita reorganizar un esquema: cuando mueve una tarea de resumen, todas sus subtareas vienen directamente para el viaje, ¡sin importar si está expandido!

Si una tarea de resumen se programa manualmente, la funcionalidad de resumen no funciona y Project muestra advertencias que se lo indican. La barra de Gantt para la tarea de resumen tiene una barra de advertencia roja que le muestra la duración calculada de las subtareas cuando no coinciden con la duración de la tarea de resumen. La entrada del campo Finalizar de la tarea de resumen también tiene un subrayado ondulado rojo para indicar un posible problema de programación.

Para hacer frente a esta situación, puede cambiar la tarea de resumen para utilizar la programación automática, en cuyo caso calcula los datos acumulados correctamente. Si desea que la tarea de resumen se continúe programando manualmente, puede editar su fecha de finalización o usar el Inspector de tareas para corregir la programación de la tarea de resumen.

¿A cuántos niveles puedes ir en la WBS?

No tiene un límite práctico en la cantidad de niveles de tareas que puede crear en un esquema. Project le permite aplicar sangría a más niveles de detalle de los que necesitará para todos los programas, excepto para los más complejos.

Sin embargo, recuerde: en algún momento, tendrá que lidiar con la asignación de tiempo y recursos a cada una de estas tareas y luego realizar un seguimiento de su progreso. Demasiados detalles pueden dificultar la gestión del plan de su proyecto. Por ejemplo, si su proyecto dura unos pocos meses, no desea realizar un seguimiento a un nivel en el que las actividades duren solo unas pocas horas. Las mejores prácticas sugieren que siempre configure su cronograma al nivel al que desea administrar su equipo, por lo general, días hábiles (laborables) o semanas.

Para proyectos más largos, puede programar utilizando la planificación de ondas continuas, un método para elaborar progresivamente la cantidad de detalles para el trabajo a corto plazo y mantener en un nivel más alto cualquier trabajo que esté más lejos. Por ejemplo, si tiene un proyecto de dos años, puede tener los primeros tres meses planificados en detalle, los próximos tres meses a un nivel superior y el resto del cronograma del proyecto mostrando solo los hitos y los entregables clave. A medida que avanza en el proyecto, comienza a agregar más detalles durante seis meses y más. Una buena regla general es mantener una buena cantidad de detalles durante 90 días.

La planificación de olas rodantes no es una excusa para agregar alcance; es solo la elaboración del alcance existente.

La tarea de resumen del proyecto

Así como un barco tiene un solo capitán, solo una tarea resume todas las demás tareas de un proyecto. Muestre la tarea de resumen del proyecto, que representa el nivel de información más alto (menos detallado) y, a menudo, es simplemente el título del proyecto, como Lanzamiento de un nuevo producto. Cuando le indica a Project que muestre la tarea de resumen del proyecto, todas las tareas del proyecto se incluyen en el esquema, como se muestra aquí.

La tarea de resumen del proyecto.

A medida que construye su proyecto, puede crear fácilmente una tarea de resumen del proyecto usted mismo (sangrar otras tareas debajo de ella) o usar una función de Proyecto para generar una automáticamente en cualquier momento, incluso después de construir todas las fases de su proyecto. Para que Project muestre automáticamente una tarea de resumen del proyecto, siga estos pasos:

En la vista Diagrama de Gantt, seleccione la pestaña contextual Formato de herramientas de diagrama de Gantt.

En el grupo Mostrar / Ocultar, seleccione la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto.

Como puede ver, la Tarea 0, Carrera / Caminata del Centro Juvenil 10K, es la tarea de resumen del proyecto. Observe que la barra de la tarea de resumen del proyecto en el gráfico es gris y que las barras de otras tareas de resumen son negras.

Cuando lo piensa, un título de nivel superior en un esquema es la suma de sus partes: el título refleja el tema general de todos los elementos que se encuentran debajo. La tarea de resumen del proyecto avanza un paso más en este concepto: esta tarea reúne todos los datos reales de otras tareas en una sola línea. Por lo tanto, la duración de la tarea de resumen del proyecto refleja la duración de todo el proyecto. Desde un ángulo monetario, el costo total de la tarea de resumen del proyecto refleja los costos totales de todo el proyecto. Puede ser útil tener cifras como estas al alcance de la mano, y ese es uno de los valores de una tarea de resumen.

Si está confundido acerca de la duración de su tarea de resumen, recuerde que la duración de la tarea de resumen es la diferencia entre la fecha de inicio de la tarea más temprana y la fecha de finalización de la tarea más reciente. Sin embargo, los días no laborables no se cuentan en la duración de la tarea de resumen. La duración de la tarea de resumen, por lo tanto, es igual al número de días de trabajo en el transcurso de las subtareas, no al número de días naturales entre el inicio de la primera tarea y el final de la última.

No todo el mundo utiliza tareas de resumen del proyecto. Simplemente puede crear, en el nivel más alto de su esquema, tareas que representen los principales entregables o fases del proyecto, con subfases y subtareas debajo de ellas, y no crear una tarea que sea más alta en el orden que todas las demás. Sin embargo, tener una tarea de resumen del proyecto tiene ciertos beneficios:

• Puede ver rápidamente los totales del proyecto de un vistazo en las columnas de datos en la vista Diagrama de Gantt y otras vistas.
• Puede colocar un enlace a la tarea de resumen de su proyecto en otro proyecto para que todos los datos de un proyecto se reflejen en otro. Por ejemplo, si crea cinco cronogramas para lanzamientos de nuevos productos en su empresa, puede crear fácilmente un cronograma maestro para todos los lanzamientos de productos de la empresa vinculando las tareas de resumen del proyecto en cada uno de los proyectos.