Cómo crear un encabezado o pie de página personalizado en Excel 2019

Excel 2019 le permite crear encabezados y pies de página de clientes. La mayoría de las veces, los encabezados y pies de página disponibles en los menús desplegables del botón Encabezado y Pie de página de Excel son suficientes para sus necesidades de impresión de informes. De vez en cuando, sin embargo, es posible que desee insertar información que no está disponible en estos cuadros de lista o en una disposición que Excel no ofrece en los encabezados y pies de página listos para usar.

Para esos momentos, debe usar los botones de comando que aparecen en el grupo Elementos de encabezado y pie de página de la pestaña Diseño en la pestaña contextual Herramientas de encabezado y pie de página en Excel 2019. Estos botones de comando le permiten combinar su propia información con la generada por Excel en diferentes secciones del encabezado o pie de página personalizado que está creando.

En Excel 2019, los botones de comando en el grupo Elementos de encabezado y pie de página incluyen

• Número de página: haga clic en este botón para insertar el código & [Página] que incluye el número de página actual.
• Número de páginas: haga clic en este botón para insertar el código & [Páginas] que incluye el número total de páginas.
• Fecha actual: haga clic en este botón para insertar el código & [Fecha] que incluye la fecha actual.
• Hora actual: haga clic en este botón para insertar el código & [Hora] que pone la hora actual.
• Ruta del archivo: Haga clic en este botón para insertar los códigos & [Ruta] y [Archivo] que se colocan en la ruta del directorio junto con el nombre del archivo del libro de trabajo.
• Nombre de archivo: haga clic en este botón para insertar el código & [Archivo] que incluye el nombre del archivo del libro de trabajo.
• Nombre de la hoja: Haga clic en este botón para insertar el código & [Tab] que pone el nombre de la hoja de trabajo como se muestra en la pestaña de la hoja.
• Imagen: Haga clic en este botón para insertar el código & [Imagen] que inserta la imagen que seleccione en el cuadro de diálogo Insertar imagen que le permite seleccionar una imagen local (usando la opción Desde archivo) o descargar una de una fuente en línea (usando las opciones Bing Image Search, OneDrive o Facebook y Flickr).
• Formato de imagen: haga clic en este botón para aplicar el formato que elija en el cuadro de diálogo Formato de imagen al código & [Imagen] que ingresó con el botón Insertar imagen sin agregar ningún código propio.

Para usar estos botones de comando en el grupo Elementos de encabezado y pie de página para crear un encabezado o pie de página personalizado, siga estos pasos:

Coloque su hoja de trabajo en la vista Diseño de página haciendo clic en el botón Vista de diseño de página en la barra de estado o haciendo clic en Ver → Vista de diseño de página en la cinta o presionando Alt + WP.

En la vista Diseño de página, el texto Haga clic para agregar encabezado aparece centrado en el margen superior de la primera página y el texto Haga clic para agregar pie de página aparece centrado en el margen inferior.

Coloque el puntero del mouse en el margen superior para crear un encabezado personalizado o el margen inferior para crear un pie de página personalizado y luego haga clic en el puntero en la sección izquierda, central o derecha del encabezado o pie de página para establecer el punto de inserción y alinear a la izquierda , centre o alinee el texto a la derecha.

Cuando Excel establece el punto de inserción, el texto Haga clic para agregar encabezado y Haga clic para agregar pie de página desaparece y la pestaña Diseño en la pestaña contextual Herramientas de encabezado y pie de página se activa en la cinta.

Para agregar información generada por el programa a su encabezado o pie de página personalizado (como el nombre del archivo, el nombre de la hoja de trabajo, la fecha actual, etc.), haga clic en el botón de comando correspondiente de la información en el grupo Elementos de encabezado y pie de página.

Excel inserta el código de encabezado / pie de página apropiado precedido por un signo comercial (&) en el encabezado o pie de página. Estos códigos se reemplazan por la información real (nombre de archivo, nombre de la hoja de trabajo, imagen gráfica y similares) tan pronto como haga clic en otra sección del encabezado o pie de página o termine el encabezado o pie de página haciendo clic con el puntero del mouse fuera de él.

(Opcional) Para agregar su propio texto al encabezado o pie de página personalizado, escríbalo en el punto de inserción.

Al unir información generada por el programa indicada por un código de encabezado / pie de página con su propio texto, asegúrese de insertar los espacios y la puntuación adecuados. Por ejemplo, para que Excel muestre la página 1 de 4 en un encabezado o pie de página personalizado, haga lo siguiente:

Escriba la palabra Página y presione la barra espaciadora.

Haga clic en el botón de comando Número de página y presione la barra espaciadora nuevamente.

Escribe la palabra de y presiona la barra espaciadora por tercera vez.

Haga clic en el botón de comando Número de páginas. Esto inserta Página y [Página] de & [Páginas] en el encabezado (o pie de página) personalizado.

(Opcional) Para modificar la fuente, el tamaño de fuente o algún otro atributo de fuente de su encabezado o pie de página personalizado, arrastre sus códigos y texto, haga clic en la pestaña Inicio y luego haga clic en el botón de comando correspondiente en el grupo Fuente.

Además de seleccionar una nueva fuente y tamaño de fuente para el encabezado o pie de página personalizado, puede agregar negrita, cursiva, subrayado y un nuevo color de fuente a su texto con los botones de comando Negrita, Cursiva, Subrayado y Color de fuente en el Inicio pestaña.

Una vez que termine de definir y formatear los códigos y el texto para su encabezado o pie de página personalizado, haga clic en una celda en el área de la Hoja de trabajo para anular la selección del área del encabezado o pie de página.

Excel reemplaza los códigos de encabezado / pie de página en el encabezado o pie de página personalizado con la información real, mientras que al mismo tiempo elimina la pestaña contextual Herramientas de encabezado y pie de página de la cinta.

La siguiente imagen muestra un pie de página personalizado que se agregó a una hoja de cálculo en la vista Diseño de página. Este pie de página personalizado combina texto, Lista preliminar de clientes, con un nombre de hoja generado por el programa, información de fecha y hora, y utiliza las tres secciones: información de la página alineada a la izquierda, texto de la Lista preliminar de clientes centrada y fecha y hora actuales alineadas a la derecha. .

Hoja de cálculo en la vista Diseño de página que muestra el pie de página personalizado.

Creación de encabezados y pies de página de la primera página en Excel 2019

Excel 2019 le permite definir un encabezado o pie de página para la primera página que es diferente del resto de las páginas. Simplemente haga clic en la casilla de verificación Primera página diferente para marcarla. (Esta casilla de verificación es parte del grupo Opciones de la pestaña Diseño en la pestaña contextual Herramientas de encabezado y pie de página que aparece cuando está definiendo o editando un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página).

Después de seleccionar la casilla de verificación Primera página diferente, continúe y defina el encabezado y / o pie de página únicos solo para la primera página (ahora marcada Encabezado de primera página o Pie de página de primera página). Luego, en la segunda página del informe, defina el encabezado y / o pie de página (marcado simplemente Encabezado o Pie de página) para las páginas restantes del informe.

Utilice esta función de Excel 2019 cuando su informe de hoja de cálculo tenga una portada que no necesite encabezado ni pie de página. Por ejemplo, suponga que tiene un informe que necesita el número de página actual y el total de páginas centradas en la parte inferior de todas las páginas excepto la portada. Para hacer esto, seleccione la casilla de verificación Primera página diferente en la pestaña Diseño de la pestaña contextual Herramientas de encabezado y pie de página en la cinta. Luego, defina un pie de página automático centrado que muestre el número de página actual y el total de páginas (¿Página 1 de?) En la segunda página del informe, dejando intacto el texto Haga clic para agregar pie de página en la primera página.

Excel numerará correctamente tanto el número total de páginas del informe como el número de página actual sin imprimir esta información en la primera página. Por ejemplo, si su informe tiene seis páginas (incluida la portada), el pie de página de la segunda página se leerá Página 2 de 6; la tercera página, Página 3 de 6; y así sucesivamente, incluso si la primera página impresa no tiene pie de página.

Creación de encabezados y pies de página pares e impares en Excel 2019

Si planea realizar una impresión o copia a dos caras de su informe de hoja de cálculo de Excel 2019, es posible que desee definir un encabezado o pie de página para las páginas pares y otro para las páginas impares del informe. De esa manera, la información del encabezado o pie de página (como el nombre del informe o la página actual) alterna entre estar alineada a la derecha en las páginas impares (impresas en el anverso de la página) y alineada a la izquierda en las páginas pares (impresas en la parte posterior de la página).

Para crear un encabezado o pie de página alternativo para un informe, haga clic en la casilla de verificación Diferentes páginas pares e impares para poner una marca de verificación. (Esta casilla de verificación se encuentra en el grupo Opciones de la pestaña Diseño en la pestaña contextual Herramientas de encabezado y pie de página que aparece cuando está definiendo o editando un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página).

Después de eso, cree un encabezado o pie de página en la primera página del informe de Excel (ahora marcado Encabezado de página impar o Pie de página impar) en la tercera sección alineada a la derecha del área del encabezado o pie de página y luego vuelva a crear este encabezado o pie de página en la segunda página (ahora marcada como Encabezado de página par o Pie de página par), esta vez en la primera sección alineada a la izquierda.

Para obtener más información, consulte estas diez características principales de Excel 2019 .