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Cómo etiquetar en SharePoint
Las etiquetas son palabras clave que asigna al contenido. Etiquetar páginas para compartir con otros es un marcador social , y es muy popular en la web y es fácil en SharePoint. Si alguna vez ha utilizado un sitio como Delicious , ya sabe cómo funcionan los marcadores sociales.
A medida que más personas asignan las mismas etiquetas, las etiquetas se convierten en una forma de navegar a contenido similar. El grupo Etiquetas y notas de la cinta le permite escribir sus propias palabras clave de etiqueta, para que pueda marcar el contenido con términos que sean significativos para usted. Este botón también le permite acceder al Tablero de notas , que puede usar para dejar comentarios visibles públicamente en un documento o página.
El énfasis está en la palabra clave en el etiquetado. SharePoint no le impide escribir etiquetas más largas, pero es mejor usar palabras sueltas o frases muy cortas como etiquetas. De lo contrario, perderá el propósito de usar el etiquetado como una forma rápida y concisa de categorizar la información. Si necesita hacer comentarios más largos, use el tablero de notas.
Para etiquetar contenido en SharePoint, siga estos pasos:
Vaya a la página que desea etiquetar.
Para etiquetar elementos o documentos individuales, debe buscar la aplicación y hacer clic en la fila que desea etiquetar. Las etiquetas y notas para elementos o documentos individuales se encuentran en la pestaña Elementos de la cinta.
Busque el grupo Etiquetas y notas en la pestaña Lista o Biblioteca de la cinta para ver sus opciones de etiquetado.
Haga clic en el botón Etiquetas y notas.
La ventana Etiquetas y tablero de notas aparece llena de etiquetas recientes que ha aplicado.
En el área de texto Mis etiquetas, haga clic en una etiqueta existente y / o escriba las etiquetas que desea aplicar al contenido.
Utilice un punto y coma para separar las etiquetas.
(Opcional) Para marcar sus etiquetas como privadas para que otros no puedan verlas, seleccione la casilla de verificación Privado.
Haga clic en el botón Guardar para guardar sus etiquetas.
Cuando guarda sus etiquetas, aparecen en la sección Etiquetas sugeridas de la página. Puede hacer clic en cualquiera de las etiquetas de esta sección para ver la página de perfil de etiquetas.
Para agregar una nota a un elemento, siga estos pasos:
Haga clic en la pestaña Tablero de notas y escriba su nota en el cuadro de texto.
A diferencia de las etiquetas, las notas ingresadas con el tablero de notas no se pueden marcar como privadas y, por lo tanto, cualquier otra persona con el mismo acceso las puede ver. Elija sus palabras con cuidado.
Haga clic en el botón Publicar para publicar la nota.
La nota aparece en la ventana, junto con cualquier otra nota que se haya ingresado. Puede desplazarse por todas las publicaciones ingresadas para este contenido usando los botones Siguiente y Anterior.
Para cerrar la ventana, haga clic en la X en la esquina superior derecha de la ventana.
Beneficios del etiquetado activo
El etiquetado activo mejora significativamente la velocidad y la precisión de la búsqueda, lo que también lo hace ideal para el sistema de gestión de documentos.
Éstos son algunos de ellos:
| Categoría | Beneficio | Descripción |
| Capacidad de búsqueda y recuperación mejorada | Búsquedas más rápidas | El etiquetado activo mejora enormemente la velocidad y precisión de los resultados de búsqueda. |
| Precisión en los resultados de búsqueda | Las etiquetas actúan como señales específicas, guiando a los usuarios directamente al contenido que necesitan, reduciendo el tiempo de búsqueda. | |
| Gestión de contenidos mejorada | Organización más fácil | El etiquetado activo hace que la organización del contenido sea más manejable al categorizar elementos. |
| Recuperación de documentos simplificada | Los documentos correctamente etiquetados son fáciles de recuperar para referencia, informes o auditorías. | |
| Colaboración mejorada | Facilita el trabajo en equipo | Las etiquetas ayudan a los miembros del equipo a encontrar rápidamente documentos para proyectos colaborativos, especialmente en equipos grandes. |
| Coherencia en los flujos de trabajo | El etiquetado activo garantiza una clasificación coherente del contenido y agiliza los flujos de trabajo. | |
| Mejor cumplimiento y gobernanza | Ayudas al cumplimiento | Las etiquetas clasifican los documentos de acuerdo con los requisitos legales y reglamentarios para una mejor gestión. |
| Gobernanza mejorada | El etiquetado activo aplica políticas de gestión de contenido y estandariza el acceso a contenido categorizado. | |
| Experiencia de usuario personalizada | Vistas personalizadas | Los usuarios pueden crear vistas personalizadas basadas en etiquetas para acceder rápidamente a contenido relevante. |
| Adaptabilidad a las necesidades del usuario. | El etiquetado activo se adapta a las necesidades cambiantes de la organización, permitiendo la creación de nuevas etiquetas según sea necesario. |
Convenciones de nombres
Las convenciones de nomenclatura eficaces son importantes para lograr un etiquetado eficiente y fácil de usar en SharePoint.
Las convenciones de nomenclatura adecuadas mejoran la capacidad de búsqueda del contenido y contribuyen a la organización general del sistema.
A continuación se presentan algunas pautas esenciales a considerar al crear convenciones de nomenclatura:
- Sea descriptivo pero conciso: los nombres deben explicarse por sí solos y proporcionar suficiente información para comprender el archivo o elemento de un vistazo. Sin embargo, evite nombres demasiado largos que puedan resultar complicados de leer o gestionar.
- Usar formatos estandarizados: establezca un formato estándar para los nombres, como comenzar con la fecha (en un formato coherente como AAAA-MM-DD para archivos que requieren clasificación por fecha), seguido de una descripción clara. La coherencia hace que sea más fácil ordenar y localizar archivos.
- Incorporar elementos de categorización: incluya elementos en el nombre que categoricen el archivo o elemento, como nombres de proyectos, números de versión o códigos de departamento. Esta práctica es especialmente útil en entornos colaborativos.
- Evite caracteres especiales y espacios: utilice guiones bajos (_) o guiones (-) en lugar de espacios en los nombres de archivos, ya que es posible que algunos sistemas no manejen bien los espacios. Evite el uso de caracteres especiales como /, , ?, %, *, :, |, “, <, > y ., que pueden causar problemas en muchos sistemas operativos.
- Emplear CamelCase o Snake_case: para codificación y activos digitales, CamelCase (donde la primera letra de cada palabra está en mayúscula, por ejemplo, ProjectReport) o Snake_case (palabras separadas por guiones bajos, por ejemplo, , project_report) se puede utilizar para mejorar la legibilidad y la compatibilidad del sistema.
- Manténgalo escalable y flexible: la convención de nomenclatura debe ser lo suficientemente escalable y flexible para adaptarse a futuras adiciones o cambios sin quedar obsoleta.
- Documente y comunique la convención: documente claramente la convención de nomenclatura y asegúrese de que se comunique a todos los miembros del equipo. La aplicación constante es clave para su eficacia.
- Revisar y modificar según sea necesario: revise periódicamente la convención de nomenclatura para asegurarse de que aún satisfaga las necesidades de su equipo o proyecto. Esté abierto a realizar ajustes a medida que su organización o proyecto evolucione.
Errores comunes de etiquetado
Al implementar y administrar un sistema de etiquetado en SharePoint, los errores comunes pueden obstaculizar su eficacia.
Identificar y comprender estos errores es importante para mantener una estrategia de etiquetado funcional y eficiente.
Estos son algunos de los errores de etiquetado más comunes y consejos sobre cómo evitarlos:
| Error | Asunto | Estrategia |
| Sobreetiquetado | Agregar demasiadas etiquetas, provocando desorden y confusión. | Establezca pautas para el número óptimo de etiquetas y capacite a los usuarios para que sean selectivos. |
| Etiquetado inconsistente | Falta de uniformidad en el uso de etiquetas, lo que genera ineficiencia. | Desarrollar y hacer cumplir un protocolo de etiquetado estandarizado en toda la organización. La capacitación y las auditorías periódicas ayudan a mantener la coherencia. |
| Usar etiquetas no descriptivas o ambiguas | Etiquetas vagas o genéricas que no añaden valor a la hora de categorizar o encontrar contenido. | Fomente etiquetas claras, específicas y descriptivas. Proporcione ejemplos de etiquetas efectivas en la capacitación. |
| Descuidar la estructura jerárquica | No utilizar un enfoque estructurado en el etiquetado, que es crucial para conjuntos de información complejos. | Implemente el etiquetado jerárquico y eduque a los usuarios sobre sus beneficios. |
| Ignorar los comentarios y la participación de los usuarios | No involucrar a los usuarios en el desarrollo y perfeccionamiento del sistema de etiquetado. | Establezca canales de retroalimentación e involucre a los usuarios en el desarrollo continuo del sistema de etiquetado. |
| No revisar y actualizar las etiquetas periódicamente | Etiquetas obsoletas o irrelevantes con el tiempo, lo que genera ineficiencia. | Programe revisiones periódicas del sistema de etiquetado y actualice las etiquetas para alinearlas con las necesidades actuales. |
| Falta de integración con otras funciones de SharePoint | No utilizar todas las capacidades de SharePoint, como tipos de contenido y flujos de trabajo. | Eduque a los usuarios sobre cómo interactúa el etiquetado con otras características de SharePoint y sus beneficios. |
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