Cómo filtrar datos en Access 2016

A veces, necesita ver un grupo de registros que comparten un valor común en un campo en Access. Quizás todos enumeran una ciudad en particular, un puesto de trabajo determinado, o todos son productos que tienen el mismo costo. Siempre dispuesto a ayudar, Access incluye una herramienta especial para este mismo propósito: el comando Filtro.

Filter usa sus criterios y muestra todos los registros coincidentes, creando una mini-tabla de solo los registros que cumplen con sus requisitos. Es como una consulta instantánea sin todo el trabajo y la planificación. Por supuesto, no es tan flexible ni potente como una consulta, pero es todo lo que necesita cuando busca una respuesta bastante simple.

La herramienta Filtro aparece en la sección Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio de la cinta, y tiene las siguientes opciones para un filtro simple:

• Filtrar

• Selección

• Filtro avanzado por formulario

• Filtro / Orden avanzado

• Alternar filtro

Cada tipo de filtro realiza la misma función básica, pero de una manera ligeramente diferente. La opción Filtro / Orden avanzado, que se encuentra al hacer clic en el botón Avanzado, abre una ventana que realmente lo hace crear una consulta: seleccionar tablas y campos para filtrar, configurar criterios para que el filtro use mientras busca registros específicos, ese tipo de cosas.

Los filtros funcionan en tablas, formularios y consultas. Aunque puede aplicar un filtro a un informe, filtrar informes puede ser una tarea abrumadora. Por supuesto, lo que lee aquí se puede aplicar a ese proceso, en caso de que desee probarlo por su cuenta. Y lo que aprende a aplicar a una tabla también se puede aplicar cuando trabaja con consultas y formularios.

Filtrar por el contenido de un campo

El comando Filtro principal le permite filtrar sus registros para que solo vea los registros que cumplen con criterios específicos. Suponga, por ejemplo, que desea ver todos los registros de las personas que viven en una ciudad en particular. He aquí cómo hacerlo:

En su tabla de interés, haga clic en el triángulo pequeño en el nombre del campo para el campo que desea filtrar (Ciudad en este caso).

Access muestra un menú emergente.

No haga clic con el botón derecho en el encabezado en la parte superior de la columna (donde dice Ciudad). Al hacer clic con el botón derecho allí, se muestra un menú emergente diferente lleno de cosas maravillosas que puede hacer en esa columna de su tabla.

Filtrar un solo campo según las entradas de ese campo.

Si desea omitir algunas entradas de su filtro, elimine sus marcas de verificación en el menú emergente.

Tu también puedes

• Quite las marcas de verificación de las entradas individuales.

  o

• Quite la marca de verificación Seleccionar todo para desmarcar todos los elementos.

Desmarque todo para que pueda verificar fácilmente solo aquellas entradas cuyos registros coincidentes desea ver. Con todas las entradas marcadas, verá todos los registros.

Coloque marcas de verificación junto a las entradas que desee utilizar al construir su filtro para el campo.

Access busca en el campo seleccionado y muestra solo aquellos registros que cumplen con sus criterios de filtro.

Haga clic en Aceptar.

Se muestran todos los registros que cumplen los criterios establecidos (en virtud de los elementos que marcó). Pueden ser varios registros, muchos registros o solo uno.

Para retroceder y ver todos los registros originales (sin filtrar), puede

• Haga clic en el botón Alternar filtro en la sección Ordenar y filtrar de la cinta para eliminar el último filtro aplicado.

  o

• Vuelva a hacer clic en el triángulo pequeño del nombre del campo y elija Borrar filtro del nombre del campo.

  Si no recuerda qué campos filtró, puede indicarlos mediante el pequeño símbolo de embudo que aparece junto al nombre del campo en la vista Hoja de datos.

La tabla completa, llena de registros, vuelve a verse.

Filtrar por selección

El comando Selección es el más fácil de usar de los comandos Ordenar y filtrar. Se asume que ha encontrado un registro que coincide con sus criterios. Usar el filtro de selección es muy parecido a agarrar a alguien en una multitud y gritar: "Está bien, todos los que son como este tipo de aquí, hagan fila allí".

Por ejemplo, imagina que quieres encontrar a todos los voluntarios que viven en Landisville. Puede utilizar el filtro de selección de esta manera:

Haga clic en el campo que tiene la información que desea hacer coincidir.

En este caso, es el campo Ciudad.

Desplácese por la lista hasta que encuentre la entrada de campo que le servirá como ejemplo apropiado para su filtro.

Haga clic para seleccionar el valor que está buscando, haga clic con el botón derecho en la celda que contiene la selección y luego elija Igual a lo que sea . (En este caso, sería Equals Landisville). También puede seleccionar la celda y luego hacer clic en el botón Selección en la pestaña Inicio (en la sección Ordenar y filtrar) para acceder a la misma lista de opciones.

Access muestra inmediatamente una tabla que contiene solo los registros que coinciden con su selección.

Access muestra solo aquellos registros que coinciden con el criterio de Filtrar por selección.

Haga clic en el botón Alternar filtro en la barra de herramientas después de terminar de usar el filtro.

Su tabla o formulario vuelve a su visualización normal.

At this stage of the game, you may want to save a list of everything that matches your filter. Unfortunately, the Filter’s simplicity and ease of use now come back to haunt you. To permanently record your filtered search, you have to create a query.

You can also use the Filter menu that shows sorting options and the list of checked field values. When you display the pop-up menu, unclick Select All and then check the value you want to look for. Then choose Text Filters from that same pop-up menu. The same list of options (Equals, Does Not Equal, Begins With, and so on) appears as a fly-out menu, and you can make your choice there.

Filter by Form

You can tighten a search by using additional filters to weed out undesirable matches, but that takes a ton of extra effort. For an easier way to isolate a group of records according to the values in more than one field, try Filter by Form.

Filter by Form uses more than one criterion to sift through records. In some ways, it’s like a simple query. It’s so similar to a query that you can even save your Filter by Form criteria as a full-fledged query!

Suppose, for example, that you need a list of all the employees at your company who work in a certain department and have a particular title. You can perform two Selection filters (on the Department and Job Title fields, using the employee database as an example) and write down the results of each to get your list, or you can do just one search with Filter by Form and see all the records that meet your criteria (based on their entries in multiple tables) in a single step.

To use Filter by Form, follow these steps:

On the Ribbon’s Home tab, click the Advanced button in the Sort & Filter section.

A menu appears.

Choose Filter by Form from the menu.

The table is replaced by a single row of cells, one under each field header in your table.

Click in the empty cell beneath field name for the first column that you want to filter.

Use the scroll bars to bring the column onscreen if it’s off to the right and can’t be seen.

The down arrow jumps to the column you click.

• Normally, Access shows a down-arrow button next to the first field in the table.

• If you previously used a Filter command with the table, Access puts the down-arrow button in the last field you filtered.

  

  Filter by Form offers a grid and drop-down lists to set criteria for each field.

Click the down arrow to see a list of values that the field contains.

The drop-down list shows all unique values in a field.

In the list of values, click the value that you want to use in this filter.

Por ejemplo, si selecciona Landisville de la lista desplegable en el campo Ciudad, "Landisville" se mueve a la columna Ciudad. Access agrega las cotizaciones automáticamente, ¡un detalle menos que debe recordar!

Para agregar otra opción de filtro para el campo elegido, haga clic en la pestaña O en la esquina inferior izquierda de la tabla.

Aparece una nueva ventana Filtrar por formulario, que le permite agregar una condición de búsqueda alternativa. Access también ofrece una pestaña O en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Al comando Filtrar por formulario le gusta responder preguntas simples, como "Muéstrame todos los voluntarios que viven en Lancaster". También proporciona respuestas a preguntas más complejas como "Muéstrame todos los registros que contienen Th en el campo AvailableDays y quién tiene Landisville en el campo City", y realiza ambas tareas fácilmente.

Hacer una pregunta más compleja (como "Muéstreme todos los voluntarios en Lancaster a quienes les gusta la recaudación de fondos") requiere una consulta.

Haga clic en la pestaña O para definir más los criterios.

Para cada campo adicional que desee filtrar, haga clic en la pestaña O y repita los pasos 3 a 6.

En este ejemplo, el segundo campo que se filtrará es VolunteerInfo y se escribió Recaudación de fondos en el cuadro del campo.

Cuando termine de ingresar todos los criterios para el filtro, haga clic en el botón Alternar filtro.

Access encuentra a todos los voluntarios a los que les gusta la recaudación de fondos basándose en el filtrado de dos de los campos de la tabla.

Un pensamiento final sobre Filtrar por formulario:

Aunque puede ser sofisticado agregando O búsquedas al contenido de su corazón, hacer un seguimiento de su creación se vuelve difícil en poco tiempo. Antes de ir demasiado lejos , recuerde que las consultas funcionan mejor que los filtros cuando las preguntas se vuelven complejas.

Cuando termine de jugar con su filtro, haga clic en el botón Alternar filtro. En ese punto, su tabla vuelve a la normalidad (o al menos tan normal como las tablas de datos).

Desfiltrar en una forma

¿Qué hace cuando ingresa criterios por error? ¿O cuando decide que realmente no desea incluir Lancaster en su filtro justo después de hacer clic en Lancaster? No hay problema: ¡el comando Clear Grid viene al rescate!

Cuando hace clic en el comando Limpiar cuadrícula (que se encuentra en el menú Avanzado de la sección Ordenar y filtrar), Access borra todas las entradas en la cuadrícula Filtrar por formulario y le brinda un lugar agradable y limpio para comenzar de nuevo.

Filtrar excluyendo la selección

El filtro de selección también se puede utilizar para excluir ciertos registros. Esto funciona muy bien para los momentos en los que desea ocultar brevemente un grupo de registros que comparten un atributo único (un estado, ciudad o código postal en particular).

A continuación, le indicamos cómo hacer que el filtro de selección excluya registros por usted:

Desplácese por la tabla hasta encontrar el valor que desea excluir.

Haga clic con el botón derecho en el campo que contiene el valor y luego elija No es igual a ______ (donde el espacio en blanco representa el valor en el que hizo clic con el botón derecho) en el menú que aparece.

Los registros que coinciden con el valor que ha elegido se eliminan para que pueda concentrarse en los registros que realmente le interesan.

Con un clic, Access oculta a todos los voluntarios cuyo valor de campo de Estado es Prospectivo.

También puede hacer clic en el botón Selección (en la sección Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio) y elegir No es igual en el menú. También notará los comandos Contiene y No contiene. Estos son útiles para seleccionar registros que tienen algo en común, como una palabra o un número en particular dentro de ellos. También puede combinar filtros, excluyendo no solo (por ejemplo) a los voluntarios potenciales, sino también a los voluntarios potenciales que viven en una determinada ciudad o estado.