Cómo guardar un libro de Excel 2007 como archivo PDF

Microsoft Office Excel 2007 le permite guardar los archivos de su libro de trabajo directamente en el formato de archivo PDF (archivo de documento portátil) desarrollado por Adobe Systems Incorporated. Este formato permite a las personas abrir e imprimir sus hojas de cálculo de Excel (documentos de una miríada de otras aplicaciones) incluso si no tienen Excel en sus computadoras. Todo lo que deben tener instalado para abrir e imprimir la copia en PDF del archivo del libro de trabajo es el software gratuito Adobe Reader, que se puede descargar del sitio web de Adobe .

Antes de poder guardar archivos en formato PDF, debe descargar e instalar el programa de complemento Guardar como PDF o XPS desde el sitio web de Microsoft. Sigue estos pasos:

Abra la ventana de Ayuda de Excel y luego busque PDF y XPS en el cuadro de texto Buscar.

Haga clic en el enlace Habilitar compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS en la ventana de Ayuda de Excel.

Busque y haga clic en el vínculo Guardar como PDF o XPS de Microsoft para programas de 2007 Microsoft Office.

Se abre la ventana del navegador y muestra la página de complemento correcta en el sitio web del Centro de descarga de Microsoft.

Siga las instrucciones en línea para descargar e instalar este programa complementario.

Cuando haya terminado de descargar e instalar el programa de complemento, siga estos pasos para guardar un libro de trabajo como un archivo PDF:

Haga clic en el botón de Office, señale el comando Guardar como y haga clic en la opción PDF o XPS en el menú de continuación.

Aparece el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS.

Edite el nombre del archivo y / o la ubicación de la carpeta (si es necesario) y haga clic en el botón Publicar.

Excel guarda el libro en un archivo PDF y lo abre automáticamente en Adobe Reader.

Si crea un libro de trabajo de Excel 2007 que incorpora nuevas funciones que no son compatibles con versiones anteriores de Excel, en lugar de guardar el libro como un archivo .xls de Excel 97–2003, perdiendo así todas sus mejoras de Excel 2007, considere guardarlo como un archivo PDF para que los compañeros de trabajo que utilicen versiones anteriores de Excel puedan acceder a los datos en todo su esplendor a través de Adobe Reader.