Cómo importar datos a Excel con el asistente de exportación de Microsoft Access

Microsoft Access se utiliza en muchas organizaciones para administrar una serie de tablas que interactúan entre sí, como una tabla Clientes, una tabla Pedidos y una tabla Facturas. La administración de datos en Access brinda el beneficio de una base de datos relacional en la que puede garantizar la integridad de los datos, evitar la redundancia y generar fácilmente conjuntos de datos a través de consultas.

Access tiene un asistente de exportación y es relativamente fácil de usar. Solo sigue estos pasos:

Con su base de datos de Access abierta, haga clic en su tabla de destino o consulta para seleccionarla.

En la pestaña Datos externos de la cinta, seleccione el icono de Excel en el grupo Exportar.

Se abre el asistente que ve aquí.

Exporte datos a Excel usando el Asistente de exportación de Excel.

Como puede ver, puede especificar ciertas opciones en el asistente de exportación de Excel. Puede especificar la ubicación del archivo, el tipo de archivo y algunas opciones de conservación del formato.

En el Asistente de exportación de Excel, seleccione Exportar datos con formato y diseño y luego seleccione Abrir el archivo de destino después de que se complete la operación de exportación.

Haga clic en Aceptar.

Excel se abre para mostrarle los datos exportados.

En Access, la última página del asistente de exportación, que se muestra en la siguiente figura, le pregunta si desea guardar sus pasos de exportación. Guardar sus pasos de exportación puede ser útil si espera enviar con frecuencia esa consulta o tabla en particular a Excel. El beneficio de este método es que, a diferencia de arrastrar y soltar, la capacidad de guardar los pasos de exportación le permite automatizar sus exportaciones utilizando macros de Access.

Utilice la opción Guardar pasos de exportación si exporta sus datos con frecuencia.

Puede exportar su tabla o consulta de Access a un archivo de Excel existente en lugar de crear un archivo nuevo. Pero tenga en cuenta que el nombre del objeto exportado será el nombre de la tabla o consulta en Access. Tenga cuidado si tiene un objeto de Excel con el mismo nombre en su libro de trabajo, ya que puede sobrescribirse.

Por ejemplo, exportar una tabla de Access denominada PriceMaster a una hoja de cálculo de Excel que ya tiene una hoja de cálculo denominada PriceMaster hace que se sobrescriba la hoja de cálculo de Excel PriceMaster original. Además, asegúrese de que el libro de trabajo al que está exportando esté cerrado. Si intenta exportar a un libro de trabajo abierto, es probable que reciba un error en Access.