Cómo insertar subtotales en una hoja de cálculo de Excel 2010

Puede usar la función Subtotales de Excel 2010 para subtotalizar los datos en una lista ordenada. Para calcular el subtotal de una lista, primero ordene la lista en el campo para el que desea los subtotales y luego designe el campo que contiene los valores que desea sumar; estos no tienen que ser los mismos campos en la lista.

Excel no le permite subtotalizar una lista con formato de tabla. Primero debe convertir su tabla en un rango normal de celdas. Haga clic en una celda de la tabla y luego haga clic en la pestaña Diseño de herramientas de tabla. Haga clic en el botón Convertir a rango en el grupo Herramientas y luego haga clic en Sí. Excel elimina los botones de filtro de las columnas en la parte superior de la lista mientras conserva el formato original de la tabla.

Siga estos pasos para agregar subtotales a una lista en una hoja de trabajo:

Ordene la lista en el campo para el que desea insertar subtotales.

Haga clic en el botón Subtotal en el grupo Esquema en la pestaña Datos.

Aparece el cuadro de diálogo Subtotal.

Utilice el cuadro de diálogo Subtotal para especificar las opciones para los subtotales.

Seleccione el campo para el cual se calcularán los subtotales en la lista desplegable En cada cambio en.

Especifique el tipo de totales que desea insertar en la lista desplegable Usar función.

Cuando usa la función Subtotales, no está restringido a que los valores en el campo designado se agreguen junto con la función SUMA. En su lugar, puede hacer que Excel devuelva el número de entradas con la función CONTAR, el promedio de las entradas con la función PROMEDIO, la entrada más alta con la función MÁXIMO, la entrada más baja con la función MÍNIMO, o incluso el producto de las entradas con la función MÁXIMO Función PRODUCTO.

Seleccione las casillas de verificación de los campos que desea totalizar en el cuadro de lista Agregar subtotal a.

Haga clic en Aceptar.

Excel agrega los subtotales a la hoja de trabajo.

La parte inferior de una lista que muestra los subtotales y un total general.

Cuando usa el comando Subtotales, Excel describe los datos al mismo tiempo que agrega las filas con los totales del salario departamental y el total general. Esto significa que puede contraer la lista de datos hasta solo sus filas de subtotales departamentales o incluso solo la fila de total general simplemente contrayendo el esquema al segundo o primer nivel.

En una lista grande, es posible que desee que Excel inserte saltos de página cada vez que los datos cambian en el campo en el que se subtotaliza la lista (es decir, el campo designado en el cuadro de lista desplegable En cada cambio en). Para hacer esto, simplemente seleccione la casilla de verificación Salto de página entre grupos en el cuadro de diálogo Subtotal antes de hacer clic en Aceptar para calcular el subtotal de la lista.